Gestione dei rischi

Organizzare eventi digitali: i segreti per sopravvivere alla Legge di Murphy

Se qualcosa può andare storto, lo farà – nel momento peggiore possibile: lo sa bene chi si occupa di eventi. Ma prepararsi a gestire gli imprevisti è possibile, anzi, necessario: ecco i più probabili e i consigli per non farsi cogliere alla sprovvista

21 Mar 2022

Carlotta Allegri

Digital Strategist e Project Manager, Digital360

Negli ultimi due anni gli eventi digitali sono entrati prepotentemente nelle strategie di marketing di molte aziende e in tanti si sono attrezzati per organizzare webinar e digital event o altre tipologie di eventi tutte digitali. Gli obiettivi possono essere diversi: posizionamento del brand, promozione di prodotti e servizi, intercettazione di prospect, lead generation. Pianificare, organizzare e gestire un evento digitale non è affatto una cosa banale: richiede competenze, tecnologia, esperienza e anche un po’ di fortuna.

Organizzare eventi digitali: serve un team preparato e la giusta tecnologia

Non si può improvvisare. La chiave del successo è un team di persone competenti in grado di mettere in campo tutti i tasselli che contribuiscono alla buona riuscita di un evento. Il team deve prevedere dunque tecnici audio e video, un regista, un moderatore (generalmente un giornalista), esperti di marketing automation e di comunicazione, professionisti competenti sull’argomento trattato in grado di definire contenuti e agende. Un pizzico di creatività è altresì necessaria, per distinguersi nell’offerta sempre più ampia e rendere accattivante il tutto.

Servono poi piattaforme tecnologiche dedicate, non solo per supportare lo streaming dell’evento in diretta, che in genere prevede un mix di collegamenti da remoto degli speaker e riprese da studio, ma per tutte le attività che lo precedono e lo seguono: gli inviti, la promozione, la registrazione, i remind agli iscritti, il follow up.

A volte, però, esperienza e preparazione non bastano. Serve anche un pizzico di fortuna perché l’unica certezza per chi organizza eventi è che, per dirla citando Murphy, “Se qualcosa può andare storto, lo farà – nel momento peggiore possibile”. Gli imprevisti sono imparziali, possono capitare a tutti: a chi è meno esperto ma anche a chi ha più esperienza, ed è proprio quest’ultima a fare la differenza nella gestione delle criticità che possono capitare durante gli eventi. In ogni caso, l’importante è avere un piano B.

Ma quali sono i principali imprevisti che possono capitare e come gestirli? Vediamoli di seguito.

La rivolta delle macchine

La tecnologia è il fattore abilitante di ogni evento: senza di lei non potremmo parlare di eventi digitali ma, allo stesso tempo, è proprio l’infrastruttura che può mandare a rotoli il nostro evento in pochi secondi.

1) Connessione internet down

Secondo i dati di We are Social, ogni utente spende in media 6.52 ore al giorno navigando su internet. La connessione internet abilita infatti ormai tantissimi servizi rendendoci dipendenti da essa tant’è che, quando ci sono disservizi sulle reti e non possiamo accedere a internet, andiamo tutti in crisi. Ma cosa succederebbe se il crollo della rete capitasse proprio mentre sei live con l’evento che hai pianificato nei minimi dettagli? La connessione può cadere per un banale imprevisto, come il collega che inciampa e stacca tutti i cavi, o perché il gestore di rete ha deciso di fare manutenzione proprio mentre sei in onda.

Anche se per pochi secondi, l’assenza di trasmissione sarà, per il pubblico, sempre troppa e con la stessa rapidità abbandoneranno la diretta.

Sicurezza e stabilità di rete sono elementi importanti da attenzionare e da verificare e per questo è fondamentale dotarsi di sistemi tecnologici che permettano di continuare a trasmettere in ogni situazione senza che nessuno, a parte noi che abbiamo sudato freddo, si accorga del piccolo intoppo.

2) La piattaforma tecnologica

Perché l’evento possa essere un successo, un ruolo fondamentale è giocato dalla piattaforma tecnologica che abilita lo streaming e che oltre a garantire una user experience ingaggiante ed essere customizzabile deve essere affidabile.

Questo significa che va verificato che l’infrastruttura di trasmissione sia calibrata per garantire il corretto “dimensionamento” rispetto al numero di partecipanti, per evitare “crolli” durante la diretta dovuti proprio a un sovraccarico del sistema.

Ma anche un corretto dimensionamento a volte non basta: per motivi sconosciuti, la piattaforma può andare in crash e a quel punto non ci sarebbe nulla da fare: il nostro evento passerebbe alla storia come un completo disastro.

Per evitare che questo accada è quindi importante prevedere un sistema di back up.

3) Connessione Audio e Video: bassa qualità ed errori da principianti

Sembra un dettaglio, ma un’inquadratura sbagliata del relatore può compromettere l’evento e comunicare scarsa professionalità: pensiamo a situazioni in cui lo speaker si trova in un ambiente buio dove il volto non viene illuminato correttamente o dove alle spalle del relatore c’è un continuo via vai di persone, o peggio, una casa in disordine. Queste situazioni compromettono la diretta rendendola poco gradita agli spettatori.

Per evitare situazioni di questo tipo, quello che si può fare è fare un dettagliato brief pre-evento al relatore, a cui devono seguire delle prove tecniche per definire inquadratura, sfondo e postazione di trasmissione.

Se su una scarsa inquadratura gli utenti a casa possono chiudere un occhio, non è lo stesso con l’audio: è fondamentale che i partecipanti riescano ad ascoltare chiaramente i contenuti. Un audio disturbato è molto fastidioso: anche in questo caso, in poco tempo i partecipanti abbandoneranno la diretta senza darci una seconda chance.

Cosa fare? Bisogna organizzare dei test, per guidare gli speaker all’utilizzo di un microfono adatto e alla scelta di una stanza silenziosa.

Nonostante brief e prove, può capitare che inquadratura e audio siano di basso livello e qui deve entrare in gioco la bravura della regia per cercare di sistemare l’audio dai rumori di sottofondo. Se non dovesse bastare, il moderatore dovrà essere in grado di dribblare il collegamento dello speaker con l’audio disturbato e proseguire con l’evento, lasciando ai tecnici il tempo necessario per provare a risolvere il problema offline.

Il fattore umano

Se gli imprevisti legati alla tecnologia possiamo prevederli e lavorare per avere a disposizione soluzioni di riserva, l’elemento umano è una variabile ancora più imprevedibile, ma che deve comunque essere prontamente gestita.

1) Il relatore è una prima donna o non è abituato a parlare in pubblico

Può capitare che il giorno prima o addirittura pochi minuti prima della diretta il relatore principale non si presenti senza darci troppe spiegazioni.

È sempre difficile dover annunciare al pubblico, che magari si è ritagliato del tempo proprio per ascoltare quel determinato keynote, che invece non ci sarà. Ecco, quindi che dobbiamo tirare fuori dal cappello il nostro jolly, ovvero lo speaker di riserva che dovremo già avere allertato in precedenza e che quindi dovrà essere preparato come se avesse dovuto essere il relatore principale.

Va inoltre ricordato che non tutti “bucano lo schermo” e sono in grado di rispettare i tempi assegnati. Conviene fare delle prove, eventualmente suggerire modifiche all’intervento, spezzare il ritmo con le domande, evitare monologhi lunghi e noiosi. Non sempre l’interlocutore è collaborativo, ma in genere accolgono di buon grado consigli da chi è più esperto nell’organizzazione.

2) Gli utenti collegati sono pochi…

Hai pensato a tutto, hai un piano B per ogni “inconveniente” tecnologico, hai fatto i test con tutti i tuoi speaker, hai i relatori di riserva ma… quando sei live gli utenti collegati sono pochi!

Il numero di utenti collegati dipende, in parte, dalla strategia di promozione che abbiamo definito per il nostro evento e questo è quello su cui dobbiamo lavorare.

Il piano di promozione deve iniziare per tempo e deve attrarre, incuriosire il nostro pubblico fino fargli decidere di iscriversi al nostro evento perché reputa che al suo interno potrà trovare dei contenuti a valore aggiunto, delle risposte ai suoi bisogni, necessità, problemi e che quindi lo porti a partecipare. Il digitale ci offre un grande vantaggio, quello di poter sperimentare e cambiare rotta: se un copy non funziona e le persone non si iscrivono, se l’oggetto di una mail non porta le aperture attese, se la landing page non genera traffico, possiamo sempre cambiarla e tentare altre strade. Chiaramente, un’azienda strutturata dispone di data base ricchi e dettagliati, e dovrebbe essere in grado di capire in anticipo se dispone di sufficienti nominativi da invitare per avere successo. Si può poi ricorrere a promozioni a pagamento su social network e testate giornalistiche in target.

Ma anche se le iscrizioni sono numerose, non abbiamo mai la certezza che il giorno dell’evento avremo un pubblico ampio collegato. Per questo, bisogna prevedere, a valle dell’iscrizione, un percorso di nurturing fatto di contenuti di valore che tenga “caldo” il nostro contatto fino al giorno dell’evento. A ciò è di fondamentale importanza aggiungere un flusso di mail di reminder che ricordi, alcuni giorni prima, la data della diretta. Il percorso di reminder poi non si deve esaurire il giorno prima dell’evento, ma è importante prevedere un invio anche a diretta iniziata, soprattutto se l’evento ha una durata superiore alle 2 ore.

In conclusione, adottare tutte le precauzioni necessarie e avere una soluzione a tutti gli imprevisti è importante, ma anche se abbiamo fatto tutte le verifiche e abbiamo pronti i nostri Piani B, la cosa più importante è saper mantenere la calma senza aggiungere complicazioni al problema.

Un buon organizzatore di eventi non deve mai perdere di vista il suo obiettivo: la buona riuscita dell’evento e, a volte questo vuol dire anche prendere atto delle criticità e non nasconderle al nostro pubblico perché in fondo la sincerità paga.

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Carlotta Allegri
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