Esperienze

Una PA digitale e virtuosa, l’esempio del Comune di Guidonia

Fatture elettroniche nel rispetto della normativa, processi di gestione snelli, tempi di pagamento dei fornitori certi e tempestivi. Sono alcuni dei vantaggi ottenuti grazie all’adozione della soluzione di document e process management di ARXivar

17 Giu 2015

Redazione

Cosa succede quando un Comune decide di dotarsi di un sistema di gestione documentale e di processi per gestire le fatture elettroniche e automatizzare il processo di pagamento? Semplice! Diventa un Comune virtuoso e digitale, che rispetta i tempi dei pagamenti dei suoi fornitori e migliora il lavoro dei suoi dipendenti risparmiando tempo, denaro e risorse.

Nel 2013 il Comune di Guidonia Montecelio, in provincia di Roma, ha deciso di adottare la soluzione di document e process management ARXivar, proposto dal Business Partner Interthree. La ragioneria del Comune si trovava infatti ad affrontare quotidianamente una procedura manuale del processo di autorizzazione al pagamento e di liquidazione di centinaia di fatture, che comportava, tra gli altri problemi, la perdita dei documenti, ritardi dovuti al passaggio di carta tra gli uffici competenti – protocollo, segreteria, ragioneria –, tempi lunghi per la ricerca negli archivi cartacei, per l’apposizione della firma, per la richiesta di autorizzazione alla liquidazione e la redazione della relativa determina di liquidazione cartacea.

Il progetto ha previsto l’introduzione di ARXivar sia per l’ambito della gestione documentale (dematerializzazione e archiviazione digitale delle fatture passive) sia per la gestione della procedura di approvazione al pagamento tramite workflow digitali.

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Fino al 31 marzo 2015 le fatture cartacee sono state digitalizzate tramite scannerizzazione, e archiviate in ARXivar. Poi, con l’entrata in vigore dell’obbligo di Fattura Elettronica, e la definitiva scomparsa delle fatture cartacee, le fatture in XMLPA sono automaticamente archiviate in ARXivar dall’ERP del Comune e da lì inserite in un processo di workflow che coinvolge tutti gli utenti che dovranno validare, firmare o autorizzare il pagamento della fattura.

«Dal 2013 al 2015 i benefici pratici della gestione digitale delle fatture cartacee sono stati enormi – spiega Claudio Vigasio, Presidente di Able Tech, la società che sviluppa la soluzione ARXivar -. Le fatture non vengono più perse o accantonate, il workflow guida gli utenti nella corretta gestione del processo ricordando loro cosa fare e in che tempi, e invia, inoltre degli avvisi nel caso in cui il processo si blocchi». Il processo virtuoso avviato ai tempi delle fatture cartacee è stato esteso ora anche alla gestione delle fatture elettroniche, che al pari della vecchia carta, una volta archiviata in ARXivar, avvia lo stesso processo di gestione tramite workflow.

Oltre a risparmi in termini di tempo e risorse, il progetto ha permesso di rispettare le tempistiche di pagamento delle fatture fornitore e la “cronologia” del pagamento, avere report aggiornati sulle fatture fornitori in fase di approvazione e migliorare la gestione del flusso di cassa per i pagamenti. Un vero esempio di efficienza digitale. 

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