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Business Case

Samsung Electronics Italia

Gestione elettronica e organizzata di 200mila fatture all’anno e 400mila pagine di documenti

19 Mag 2011

Nata come piccola società di esportazione coreana, Samsung è oggi una delle principali società di elettronica nel mondo. In Italia dal 1991, Samsung Electronics Italia opera nei mercati dell’audio-video, degli elettrodomestici, del condizionamento dell’aria, delle telecomunicazioni e dell’informatica. A fronte di un aumentato carico di lavoro – in particolare in termini di fatture gestite annualmente (circa 200.000) – la Direzione AFC di Samsung ha deciso di introdurre una nuova soluzione di gestione documentale per rispondere meglio alle rinnovate esigenze: reperire i documenti in modo rapido e sicuro e condividerli internamente tra le varie funzioni aziendali, fruire di un servizio in grado di rispondere a eventuali richieste normative andando a sostituire i documenti cartacei con quelli elettronici.

L’occasione è stata colta anche dalla direzione IT per ottimizzare i processi EDI attivi ormai da qualche anno. Le richieste delle due direzioni hanno previsto l’introduzione di una soluzione di gestione documentale – da poter poi convertire in conservazione a norma, che rispondesse ai requisiti di legge -, nonché il coinvolgimento di un partner esterno per tutte le attività non legate al core business aziendale capace di gestire un progetto di dematerializzazione dei documenti partendo da un unico file di input proprietario prodotto da Samsung e in grado di arrivare alla veicolazione del dato al destinatario finale.

Per la completa integrazione di processo, Samsung ha deciso di adottare la soluzione e-Integration – il Gateway Collaborativo Integrato del Gruppo Tesi (www.gruppotesi.com/e-integration) – che consente la gestione elettronica e organizzata dei documenti del ciclo ordine-pagamento, attraverso l’adozione graduale di vari moduli (EDI-webEDI, Gestione Documentale, Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica). L’obiettivo è poter recuperare le fatture attive e le note di credito, attivare il servizio di gestione documentale, passare alla conservazione delle fatture attive e delle note di credito. La partenza del progetto ha previsto il reperimento da parte della Direzione IT di Samsung dei documenti pregressi archiviati e, insieme con la Direzione AFC, dei range di numerazione e delle tipologie di documenti oggetto del servizio. Contestualmente Tesi ha predisposto una procedura per la conversione in formato PDF, le procedure per la creazione degli indici di ricerca, la configurazione e l’attivazione centrale della procedura di controllo di continuità di protocollazione, la configurazione e l’alimentazione del sistema di gestione documentale e successivamente di conservazione a norma. La soluzione gestisce 200.000 fatture all’anno e 400.000 pagine.

I vantaggi che ne derivano sono svariati e spaziano dalla riduzione degli spazi fisici di archiviazione della carta, con la conseguente riduzione dei costi, all’integrazione con i sistemi ERP, al risparmio dei costi di gestione e di fruizione del documento, al miglioramento dei processi e della qualità del sistema, grazie all’utilizzo dei documenti per interagire con operatori interni ed esterni alle aziende e di un sistema documentale che mette a disposizione in modo rapido e organizzato tutta la conoscenza aziendale agli utenti che ne hanno diritto.

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