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Warner Music Italia

Warner Music Italia

Warner Music Italia: EDI per la trasmissione ai clienti e conservazione sostitutiva per le fatture relative ai prodotti discografici

01 Giu 2010
La casa discografica Warner Music Italia si interfaccia
principalmente con un unico fornitore che produce
CD
, presso cui l’azienda ha di fatto terziarizzato
tutta la produzione. Con questo fornitore, cui è imputabile la
maggior parte dell’acquistato complessivo
dell’azienda, esistono forti logiche di
integrazione basate sull’utilizzo di un sistema
proprietario
che utilizza l’ftp per lo scambio
degli ordini, delle conferme d’ordine e delle fatture.

I clienti di Warner Music Italia sono invece molto
variegati
, e si collocano prevalentemente nel mondo
della distribuzione specializzata e della Grande Distribuzione.
Con alcuni dei clienti della Grande Distribuzione, che da diverso
tempo richiedevano l’invio delle fatture in formato
strutturato, l’azienda utilizza l’EDI per la
trasmissione dei flussi di fatturazione utilizzando la
piattaforma in ASP di un integration service provider
.
Dall’inizio del 2008, sempre spinta dalle richieste di
alcuni clienti della distribuzione, l’azienda sta
affrontando un progetto di estensione e di ampliamento
dell’utilizzo EDI, al fine di poter utilizzare tale
modalità anche per la ricezione degli ordini.
L’introduzione dell’EDI ha consentito sinora di
ottenere benefici economici grazie alla più veloce gestione
delle fatture, sia da parte di Warner che da parte del cliente.
L’estensione del sistema di comunicazione alla gestione
degli ordini consentirà all’azienda di velocizzare le
attività logistiche, migliorando l’efficienza interna.

L’azienda da tempo si è attivata anche per la
dematerializzazione dei documenti del ciclo attivo di
fatturazione
: dopo un primo progetto avviato nel 2004 –
ma presto interrotto a causa della scarsa chiarezza della
normativa vigente ai tempi – nel 2005, grazie alla forte spinta
della funzione IT, è stata adottata la conservazione sostitutiva
delle fatture relative ai prodotti discografici. La soluzione
implementata utilizza la stessa applicazione software per
l’invio delle fatture al fornitore del servizio di
postalizzazione cartacea. Tale applicativo genera le immagini
digitali dei documenti che da un lato continuano ad essere
inviate al provider del servizio di postalizzazione e
dall’altro vengono conservate a norma di legge in modalità
sostitutiva internamente all’azienda. Dall’inizio del
2008 la conservazione sostitutiva è stata estesa anche a tutte
le fatture non “di prodotto”, ovvero quelle relative
a servizi particolari, non riferibili alla vendita di dischi.

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