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Valsoia

Valsoia

Valsoia: un progetto per la dematerializzazione delle fatture attive in pdf e conservazione sostitutiva, con il supporto di un provider esterno

01 Nov 2009
Valsoia è un’azienda italiana che produce e commercializza
prodotti alimentari, impiega 80 dipendenti ed ha un fatturato di
circa 50 milioni di euro. Il principale cliente
dell’azienda è il mondo della Grande Distribuzione, per lo
più italiana.

Anche la gestione degli ordini lato clienti avviene con modalità
tradizionali. I clienti inviano gli ordini prevalentemente via
fax, mentre la GDO richiede, con sempre maggior insistenza,
l’invio delle fatture in EDI. L’azienda infatti è
oggi in grado di inviare fatture via EDI utilizzando il servizio
di traduzione e trasmissione erogato da un integration service
provider. L'ERP aziendale effettua un’elaborazione dei
dati e invia un flusso di dati al provider che effettua la
traduzione nel formato richiesto dal cliente ed invia i dati.

Valsoia di recente si è interessata anche al tema della
conservazione sostitutiva, avviando un progetto per la
dematerializzazione delle fatture attive. Contestualmente
all’emissione dei documenti, viene generato un pdf firmato
digitalmente che viene poi inviato ad un altro service provider
(Credemtel) via ftp. Il provider appone una marca temporale sui
lotti di fatture ricevuti e provvede alla conservazione
sostitutiva dei documenti (il provider riveste anche il ruolo di
responsabile della conservazione sostitutiva). Tramite il sistema
di conservazione sostitutiva adottato, l’azienda può
visualizzare i documenti conservati e ha la possibilità di
effettuare l’invio via email delle fatture ai clienti.

La conservazione sostitutiva è stata adottata con
l’obiettivo di ottenere un risparmio sui costi legati alla
gestione della carta e l’azienda ha stimato un tempo di
ritorno dell’investimento inferiore ad un anno.

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