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document management

Utente Collaborativo Top Consult: la soluzione CaseFlow

Come gestire e far approvare le pratiche collaborative nei processi strutturati. Il rispetto delle regole aziendali si sposa con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni Collaboration del sistema: niente e-mail, ma bacheca e notifiche

24 Nov 2015

Redazione

L’Utente Collaborativo di Top Consult, il nuovo modo efficiente ed evoluto di lavorare “smart” nei processi, si concretizza nelle soluzioni Groupware, CaseFlow e WorkFlow della piattaforma documentale e collaborativa Top Media Social NED. CaseFlow in particolare è stata progettata per la gestione delle pratiche collaborative e per i workflow utente nei processi strutturati.

Le pratiche di vendita, quelle di assunzione o di realizzazione di una commessa, e i loro flussi approvativi, sono basati su regole organizzative specifiche e riconducibili a modelli che definiscono come l’azienda deve reagire a determinati eventi. La possibilità di gestire i processi strutturati in modo collaborativo consente di unire l’utilizzo delle regole aziendali con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni Collaboration del sistema (niente e-mail, ma bacheca e notifiche).

Le pratiche gestite con CaseFlow sono quindi entità strutturate definite e gestite con regole che stabiliscono a priori il numero e la tipologia dei documenti contenuti, il responsabile della pratica e gli utenti autorizzati a lavorarci, il ciclo di vita e la sequenza delle operazioni. Altri documenti possono entrare e uscire dalla pratica durante la sua lavorazione: la pratica cioè è un oggetto “vivo” finché non viene completata e chiusa.

I responsabili dei processi, autorizzati a definire i modelli di pratica, hanno a disposizione un “Wizard”, una procedura guidata a passi successivi, che consente loro di definire i modelli e le modalità di generazione e gestione delle singole pratiche da lavorare: non è quindi necessario l’intervento di un amministratore di sistema. Quando è stata completata la pratica si chiude e viene “congelata” allo stato di chiusura, ma può essere consultata dagli utenti coinvolti. Nella “storia” mantiene sempre l’intera bacheca con tutte le conversazioni avvenute fra gli utenti coinvolti e il legame con i documenti che ne hanno fatto parte.

I documenti contenuti in una pratica possono essere sottoposti a workflow utente, cioè ad approvazioni da parte di utenti che sono coinvolti. Le pratiche nascono con la possibilità di sottoporre i documenti in esse presenti a un workflow utente basato su stati e azioni pre-configurate, utilizzati dagli utenti nelle diverse fasi di lavorazione della pratica. Quando un documento viene “sottoposto ad approvazione”, all’interno del form appaiono i bottoni: Approva, Rifiuta, Maggiori Dettagli.

Le singole approvazioni devono essere esplicitamente richieste dagli utenti ai partecipanti alla pratica o ad un loro sottoinsieme. Ciascun elemento della pratica è contrassegnato da un “semaforo” che ne indica visivamente lo stato di approvato/in attesa/respinto. Tutti gli step approvativi sono registrati in bacheca e leggibili in ogni momento dagli utenti della pratica. Anche qui non è utilizzata alcuna e-mail: le richieste di approvazione e le risposte degli approvatori sono automaticamente tracciate dalla piattaforma collaborativa all’interno della bacheca e rimangono storicizzate anche dopo la chiusura della pratica.

L’interfaccia utente CaseFlow di TopMedia Social NED, semplice, intuitiva e completa, è stata progettata per procedere lungo i vari step della gestione pratiche e del workflow utente in modo sicuro e guidato, tenendo sotto controllo e tracciando documenti e utenti coinvolti, azioni fatte e da fare, messaggi e approvazioni.

Per ulteriori informazioni: www.topconsult.it

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