Trasformare un sistema di Unified Communication & Collaboration in una piattaforma aperta e scalabile, un workplace integrato, ritagliato sulle esigenze degli utenti e in grado di accorpare nel tempo anche funzionalità di trouble ticketing e project management: è quello che ha fatto Corneliani, produttore italiano di abbigliamento maschile con sede a Mantova ma uffici commerciali anche oltreoceano. Il gruppo è attivo in oltre 70 paesi con negozi multimarca e una novantina di boutique monomarca.
Le tappe del progetto
Corneliani aveva già compiuto un primo importante passo nel 2016, implementando Skype for business e integrando la piattaforma con tutti gli strumenti di fonia fissa e mobile, sostituendo di fatto il centralino tradizionale con un ambiente unificato, che permettesse quindi, attraverso una serie di add-on, di supportare i software per la produttività Microsoft e abilitasse chat e meeting, oltre appunto ai classici servizi telefonici.
«Nel giro di pochi anni è risultato evidente che si rendeva necessaria un’ulteriore migrazione, questa volta verso Teams» spiega Mauro Bonora, sistemista senior e responsabile dell’infrastruttura di sicurezza informatica di Corneliani. «Da una parte la crescita della soluzione, sempre più al centro dell’ecosistema Microsoft, dall’altra la sua diffusione come strumento in grado di superare i limiti imposti dall’emergenza pandemica, ci hanno spinto a riflettere sui vantaggi che potevano derivare da un’adozione a 360 gradi. Mi riferisco in particolare alla possibilità di dare vita a una vera e propria scrivania digitale integrata su cui condividere file e flussi di lavoro in modo seamless».
Corneliani, gli obiettivi del progetto di migrazione a Teams
Così a inizio 2022 vengono raccolte le prime idee per dare vita al progetto e viene coinvolta in qualità di system integrator WeAreProject, che ha accompagnato lo sviluppo della piattaforma sin dalle attività di analisi e predisposizione dell’infrastruttura. «Abbiamo lavorato molto sull’ottimizzazione dei dispositivi da consegnare agli utenti, razionalizzando il parco device e facendo leva sulle caratteristiche di Teams per portare i collaboratori a prendere sempre più confidenza con il laptop anche per tutte le operazioni tipicamente gestite con il telefono fisico» racconta Bonora.
Ripensare l’approccio di gestione dei team
«Man mano che implementavamo il progetto, ci siamo resi conto che Teams non era solo un nuovo strumento di comunicazione utile per le riunioni online, ma rappresentava una formidabile occasione per abilitare sistemi di condivisione dei documenti tramite Sharepoint e per ripensare l’approccio al team management. È stata inoltre creata una funzionalità specifica, credo tra le prime in Italia, per portare helpdesk e trouble ticketing direttamente sulla piattaforma. Per il go live abbiamo dato priorità alla sede di Mantova, dove ci sono circa 300 utenti, e poi siamo passati a integrare le persone che lavorano all’interno dello showroom di Milano, una cinquantina di utenze, per finire con il deployment nelle altre sedi commerciali, a partire dalla struttura americana».
Il coinvolgimento della popolazione aziendale
La migrazione verso Teams degli utenti è stata preparata attraverso un piano di formazione basato su materiali ad hoc, con una documentazione in pillole studiata per accompagnare gradualmente la transizione. «Ma devo dire che abbiamo riscontrato immediatamente una risposta positiva da parte della popolazione aziendale, anche perché eravamo già tutti piuttosto abituati al nuovo strumento» spiega Bonora. «Abbiamo in ogni caso adottato un approccio caratteristico, senza quindi imporre la metodologia di lavoro. Sono le persone che, fin dall’inizio, utilizzano e modellano le applicazioni in base alle loro necessità. Noi ne studiamo gli effetti, e molte delle novità introdotte sono frutto delle prove che fanno i collaboratori. Se per esempio la gestione dei documenti condivisi prima avveniva via mail, ad oggi Teams è il repository di riferimento per qualunque progetto.
Gli utenti hanno infatti scoperto in fretta il vantaggio di lavorare sui file in modo combinato, con la possibilità di prevedere checklist e to-do list sulle pratiche aperte ed eliminando del tutto la componente asincrona».
Laddove ci sarà la possibilità di far confluire flussi documentali interni ed esterni, quindi, Teams è destinato a essere l’unico strumento adoperato da Corneliani, salvaguardando la sicurezza dei dati e valorizzando il prodotto con servizi a valore aggiunto, a partire dai sistemi di traduzione automatica anche in presenza di call molteplici. «Nell’ultima campagna vendite abbiamo utilizzato la piattaforma anche per veicolare modulistica, modellari e listini, insieme alla documentazione indispensabile per passare all’atto di vendita vero e proprio» dice Bonora.
Le trasformazioni sul piano dell’IT management
Il passaggio a Teams non ha implicato per Corneliani soltanto una trasformazione dal punto di vista applicativo: è cambiata anche la logica infrastrutturale sul piano dell’IT, visto che Skype operava on premise, non esistendo una soluzione in cloud, mentre la nuova piattaforma viene erogata in modalità as-a-service.
«In passato dovevamo letteralmente rincorrere tutto quello che riguardava gli aggiornamenti proposti da Microsoft, facendo estrema attenzione a quello che il vendor consigliava di mettere a disposizione di utenti e amministratori. WeAreProject ci ha aiutato a seguire anche quel tipo di evoluzione, integrando di volta in volta gli aggiustamenti necessari. Oggi, grazie al Cloud, possiamo dimenticarci di tutti questi aspetti gestionali: ci occupiamo al massimo dell’eventuale configurazione del portale Office 365, avendo cura di aggiungere licenze quando entra in azienda una nuova persona, o di modificare il flusso di chiamata nel momento in cui si integrano nuovi processi», aggiunge Bonora, che precisa: «Il Cloud ci ha liberato da molte incombenze, è vero, ma non è una panacea. Al di là del fatto che, per ovvi motivi, il sistema funziona solo in presenza di una connettività Internet stabile e, in questo senso, ci siamo preparati, creando una struttura di backup e ridondando tutta la rete in alta affidabilità, perché non bisogna sottovalutare il tema della continuità operativa. Se non si monitora attentamente la situazione, nel momento in cui si verifica un collo di bottiglia il servizio può andare incontro a blocchi inaspettati. Ovviamente la cosa può succedere anche con sistemi on prem, ma in quel caso le prime avvisaglie si colgono subito».
Il Proof of Concept e il rollout
La collaborazione con WeAreProject è servita anche per indirizzare le eventuali criticità. «Oltre a disegnare i vari step per la migrazione, WeAreProject ci ha supportato soprattutto nell’ottica di portare a termine la migrazione nei tempi e nei passaggi preventivati, coinvolgendo alcune risorse dell’IT in un PoC, un Proof of Concept, per verificare la bontà del network e capire quali potevano essere eventuali problematiche rispetto alle specificità del nostro ambiente ibrido. E poi ovviamente c’è stato tutto il lavoro di implementazione, con un roll out avvenuto dopo solo un paio di mesi dall’avvio del progetto».
