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Focus

Una strategia per rendere digitali documenti e processi

I processi di qualsiasi organizzazione funzionano grazie alla disponibilità di grandi quantità di informazioni, presenti nella pletora di documenti…

14 Ott 2011

I
processi di qualsiasi organizzazione funzionano grazie alla
disponibilità di grandi quantità di informazioni, presenti
nella pletora di documenti aziendali. Ma cosa conta veramente? Il
documento o l’informazione in esso contenuta?
Nell’immaginario comune un “documento” è
tipicamente inteso come un foglio di carta, un supporto fisico
che viene utilizzato per annotare, memorizzare, trasmettere,
condividere e archiviare informazioni, ma sempre più
spesso il documento cartaceo rappresenta solo una copia di
informazioni che sono presenti anche all’interno di sistemi
informativi
e che sono raggiungibili e utilizzabili in
maniera estremamente più efficiente ed efficace
rispetto all’utilizzo della carta.

La carta non è (sempre) il modo migliore per trasferire
o immagazzinare le informazioni, è solo quello “inventato
per primo”:
le organizzazioni, pubbliche e
private, devono necessariamente esserne consapevoli, per
affrontare l’inevitabile trasformazione dei processi
esistenti in processi digitali, e per far sì che i nuovi
processi nascano già con questa impostazione. La
“dematerializzazione” e la conseguente
“digitalizzazione dei processi” sono quindi temi
strategici per ogni azienda
, e i decisori aziendali
devono dimostrarsi sensibili verso queste tematiche, cercando di
verificare le potenzialità della
“dematerializzazione” all’interno dei processi
aziendali, al fine di comprendere quali siano gli ambiti in cui
risulta più interessante applicarne i principi.

Ma quali sono i documenti che è più “attrattivo”
dematerializzare? Al di là delle Fatture e dei documenti
riguardanti il Ciclo dell’Ordine
, su cui da tempo
vengono evidenziati i significativi benefici della
dematerializzazione, con la sua ultima ricerca
l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di
Milano
(www.osservatori.net)ha provato a
dare una risposta a questa domanda, a partire dalla comprensione
di cosa sia effettivamente possibile dematerializzare,
considerate le normative oggi vigenti in Italia.

La disciplina normativa di carattere generale, al di là di
specifiche eccezioni in alcuni ambiti verticali, consente
di dematerializzare la stragrande maggioranza dei documenti
utilizzati in ambito business
. Ciò che varia,
naturalmente, è la complessità del processo che può portare
alla dematerializzazione: estremamente ridotta se si lavora su
documenti che, già alla nascita, sono informatici o digitali,
crescente se si lavora con documenti analogici cartacei, magari
contenenti elementi particolari che impongono di fare maggiore
attenzione. Occorre considerare che, in determinati casi, alcuni
di questi elementi particolari (per esempio firme
autografe, timbri a pressione, ecc.) sono presenti sui documenti
non perché espressamente richiesti dalla disciplina generale,
bensì perché voluti da regolamenti interni
, e proprio
per questo motivo potrebbero essere evitati, nell’ottica di
“semplificare” la dematerializzazione del documento.
Ma quanto “vale”, per un’azienda,
l’adozione di soluzioni di dematerializzazione? I benefici
ottenibili crescono, come è naturale aspettarsi,
all’aumentare della complessità della soluzione adottata.

  • La Conservazione Sostitutiva comporta
    l’opportunità di evitare la presenza di enormi archivi
    cartacei
    , di ottenere migliori garanzie di sicurezza
    ed eventualmente di evitare i costi legati alla
    “materializzazione” del documento, con benefici
    pari indicativamente a 0,5-1 euro/pagina. Si tratta della
    soluzione applicabile, per esempio, a libri e registri
    contabili, che “occupano” complessivamente un
    volume di circa 4-5 miliardi di pagine all’anno nel
    nostro Paese.
  • L’utilizzo di soluzioni di archiviazione
    digitale/ gestione documentale
    , che impattano
    prevalentemente sui workflow interni, porta a benefici
    dell’ordine di alcuni euro
    , fino ad
    alcune decine di euro
    nel caso di documenti
    particolarmente complessi. Tali soluzioni possono essere
    adottate, per esempio, per la gestione dei contratti di
    compravendita (circa 100 milioni all’anno) e dei
    fascicoli assicurativi (circa 35 milioni di fascicoli
    annualmente per la sola RC auto).
  • Infine, l’integrazione e la digitalizzazione dei
    processi di interfaccia può portare a benefici che nei
    casi più complessi (come nel caso dei circa 15 milioni di
    fascicoli doganali gestiti annualmente) superano ampiamente i 100
    euro/documento
    . I benefici potenziali della
    dematerializzazione, dunque, sono molto rilevanti per la singola
    azienda, e lo sono altrettanto anche ragionando a livello
    di Sistema Paese
    : si tratta di risparmi valutabili, per
    ciascuna delle tipologie di documenti citati precedentemente,
    in alcuni miliardi di euro all’anno.

Le caratteristiche chiave che rendono più interessante
la dematerializzazione di un documento

  • La consistente dimensione fisica e l’ampia diffusione
    della tipologia di documento. In alcuni casi i documenti possono
    raggiungere dimensioni decisamente ragguardevoli, anche di
    numerose centinaia di migliaia di pagine, o essere presenti in
    azienda in numerosissimi esemplari.
  • Un elevato grado di dispersione nell’organizzazione.
    Alcuni documenti sono estremamente “dispersi” nelle
    organizzazioni, in quanto si originano in punti diversi di una
    rete (logistica, commerciale ecc.) estesa sul territorio o più
    semplicemente in diverse sedi/uffici di un’unica Funzione
    organizzativa.
  • Una frequente necessità di accesso al documento. I benefici
    della dematerializzazione sono maggiori in quei processi che
    richiedono un elevato numero di accessi allo stesso
    documento.
  • Un significativo impatto sui processi di interfaccia. Quando
    un documento varca il “confine”
    dell’organizzazione per raggiungere un partner commerciale
    (i documenti del ciclo dell’ordine ne sono un esempio
    evidente), la dematerializzazione può consentire di velocizzare
    gli scambi documentali, migliorare la gestione delle informazioni
    ricevute e ridurre gli errori nella gestione delle relazioni con
    i partner.
  • La presenza di obblighi o rischi nella conservazione.
    L’impatto potenziale della dematerializzazione è più
    significativo se, per esempio, la normativa impone la
    conservazione per periodi di tempo molto lunghi.

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