I
processi di qualsiasi organizzazione funzionano grazie alla
disponibilità di grandi quantità di informazioni, presenti
nella pletora di documenti aziendali. Ma cosa conta veramente? Il
documento o l’informazione in esso contenuta?
Nell’immaginario comune un “documento” è
tipicamente inteso come un foglio di carta, un supporto fisico
che viene utilizzato per annotare, memorizzare, trasmettere,
condividere e archiviare informazioni, ma sempre più
spesso il documento cartaceo rappresenta solo una copia di
informazioni che sono presenti anche all’interno di sistemi
informativi e che sono raggiungibili e utilizzabili in
maniera estremamente più efficiente ed efficace
rispetto all’utilizzo della carta.
La carta non è (sempre) il modo migliore per trasferire
o immagazzinare le informazioni, è solo quello “inventato
per primo”: le organizzazioni, pubbliche e
private, devono necessariamente esserne consapevoli, per
affrontare l’inevitabile trasformazione dei processi
esistenti in processi digitali, e per far sì che i nuovi
processi nascano già con questa impostazione. La
“dematerializzazione” e la conseguente
“digitalizzazione dei processi” sono quindi temi
strategici per ogni azienda, e i decisori aziendali
devono dimostrarsi sensibili verso queste tematiche, cercando di
verificare le potenzialità della
“dematerializzazione” all’interno dei processi
aziendali, al fine di comprendere quali siano gli ambiti in cui
risulta più interessante applicarne i principi.
Ma quali sono i documenti che è più “attrattivo”
dematerializzare? Al di là delle Fatture e dei documenti
riguardanti il Ciclo dell’Ordine, su cui da tempo
vengono evidenziati i significativi benefici della
dematerializzazione, con la sua ultima ricerca
l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di
Milano (www.osservatori.net)ha provato a
dare una risposta a questa domanda, a partire dalla comprensione
di cosa sia effettivamente possibile dematerializzare,
considerate le normative oggi vigenti in Italia.
La disciplina normativa di carattere generale, al di là di
specifiche eccezioni in alcuni ambiti verticali, consente
di dematerializzare la stragrande maggioranza dei documenti
utilizzati in ambito business. Ciò che varia,
naturalmente, è la complessità del processo che può portare
alla dematerializzazione: estremamente ridotta se si lavora su
documenti che, già alla nascita, sono informatici o digitali,
crescente se si lavora con documenti analogici cartacei, magari
contenenti elementi particolari che impongono di fare maggiore
attenzione. Occorre considerare che, in determinati casi, alcuni
di questi elementi particolari (per esempio firme
autografe, timbri a pressione, ecc.) sono presenti sui documenti
non perché espressamente richiesti dalla disciplina generale,
bensì perché voluti da regolamenti interni, e proprio
per questo motivo potrebbero essere evitati, nell’ottica di
“semplificare” la dematerializzazione del documento.
Ma quanto “vale”, per un’azienda,
l’adozione di soluzioni di dematerializzazione? I benefici
ottenibili crescono, come è naturale aspettarsi,
all’aumentare della complessità della soluzione adottata.
-
La Conservazione Sostitutiva comporta
l’opportunità di evitare la presenza di enormi archivi
cartacei, di ottenere migliori garanzie di sicurezza
ed eventualmente di evitare i costi legati alla
“materializzazione” del documento, con benefici
pari indicativamente a 0,5-1 euro/pagina. Si tratta della
soluzione applicabile, per esempio, a libri e registri
contabili, che “occupano” complessivamente un
volume di circa 4-5 miliardi di pagine all’anno nel
nostro Paese. -
L’utilizzo di soluzioni di archiviazione
digitale/ gestione documentale, che impattano
prevalentemente sui workflow interni, porta a benefici
dell’ordine di alcuni euro, fino ad
alcune decine di euro nel caso di documenti
particolarmente complessi. Tali soluzioni possono essere
adottate, per esempio, per la gestione dei contratti di
compravendita (circa 100 milioni all’anno) e dei
fascicoli assicurativi (circa 35 milioni di fascicoli
annualmente per la sola RC auto). - Infine, l’integrazione e la digitalizzazione dei
processi di interfaccia può portare a benefici che nei
casi più complessi (come nel caso dei circa 15 milioni di
fascicoli doganali gestiti annualmente) superano ampiamente i 100
euro/documento. I benefici potenziali della
dematerializzazione, dunque, sono molto rilevanti per la singola
azienda, e lo sono altrettanto anche ragionando a livello
di Sistema Paese: si tratta di risparmi valutabili, per
ciascuna delle tipologie di documenti citati precedentemente,
in alcuni miliardi di euro all’anno.
Le caratteristiche chiave che rendono più interessante
la dematerializzazione di un documento
- La consistente dimensione fisica e l’ampia diffusione
della tipologia di documento. In alcuni casi i documenti possono
raggiungere dimensioni decisamente ragguardevoli, anche di
numerose centinaia di migliaia di pagine, o essere presenti in
azienda in numerosissimi esemplari. - Un elevato grado di dispersione nell’organizzazione.
Alcuni documenti sono estremamente “dispersi” nelle
organizzazioni, in quanto si originano in punti diversi di una
rete (logistica, commerciale ecc.) estesa sul territorio o più
semplicemente in diverse sedi/uffici di un’unica Funzione
organizzativa. - Una frequente necessità di accesso al documento. I benefici
della dematerializzazione sono maggiori in quei processi che
richiedono un elevato numero di accessi allo stesso
documento. - Un significativo impatto sui processi di interfaccia. Quando
un documento varca il “confine”
dell’organizzazione per raggiungere un partner commerciale
(i documenti del ciclo dell’ordine ne sono un esempio
evidente), la dematerializzazione può consentire di velocizzare
gli scambi documentali, migliorare la gestione delle informazioni
ricevute e ridurre gli errori nella gestione delle relazioni con
i partner. - La presenza di obblighi o rischi nella conservazione.
L’impatto potenziale della dematerializzazione è più
significativo se, per esempio, la normativa impone la
conservazione per periodi di tempo molto lunghi.
