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Gestione documentale

Una nuova piattaforma rende i documenti di Publiacqua “elettronici”

L’azienda toscana ha adottato una soluzione per migliorare e supportare l’archiviazione delle informazioni destrutturate. Il primo passo ha riguardato il processo di gestione documentale del protocollo informatico per poi passare all’automazione del ciclo passivo delle fatture

12 Feb 2013

Publiacqua è una società nata nel 2000 per gestire il servizio idrico integrato delle province di Firenze, Prato, Pistoia e Arezzo.

L’azienda una rete di 7.000 Km di acquedotto, di 4.200 Km di fognatura, 241 impianti per un totale di 370mila utenze servite. In particolare Publiacqua si occupa della captazione, del trattamento, del convogliamento e della distribuzione di acqua potabile (sia ad acque di falda che superficiali).

La società si è presto trovata nella necessità di gestire in modo più efficiente l’enorme mole di documenti prodotti e archiviati e ha deciso di adottato una piattaforma di gestione documentale. Precedentemente la società utilizzava un sistema custom sviluppato ad hoc basato su Lotus Notes, che risultava poco efficiente nella gestione dei documenti.

Con l’introduzione della nuova soluzione, l’azienda ha attivato, in un primo momento, il procedimento di gestione documentale del protocollo informatico e successivamente l’automatizzazione del ciclo passivo delle fatture.

«Anche se opera nel settore pubblico, Publiacqua non era obbligata ad utilizzare un protocollo informatico, ma tale attività risultava un’utile e concreta procedura di mappatura di tutte le informazioni destrutturate provenienti dagli stakeholder dell’impresa», ha sottolineato Luciano Caroti, ICT Manager dell’azienda.


La soluzione
Il progetto è stato declinato in due step. In un primo momento è stato attivato il procedimento di gestione documentale del protocollo informatico e successivamente l’automatizzazione del ciclo passivo delle fatture.

Per quanto riguarda il servizio di protocollo informatico, il processo attuale di archiviazione delle informazioni segue il seguente iter: l’utente invia tramite posta ordinaria o, in alternativa, fax e PEC, la propria documentazione, l’operatore raccoglie i documenti e li protocolla con l’assegnazione di un numero progressivo e di un’etichetta con un codice a barre, e di seguito archivia la copia cartacea.

Successivamente, l’addetto scansiona il materiale e lo inserisce a sistema, indirizzandolo nella specifica area di responsabilità. Il procedimento di automazione del ciclo passivo delle fatture segue un flusso parallelo a quello della protocollazione: in breve, l’operatore riceve la fattura cartacea, la scansiona e crea un file elettronico contenente le principali informazioni, la fattura cartacea è archiviata e i file elettronici sono inseriti a sistema.

I prossimi passi prevedono la possibilità di creare a sistema una cartella cliente, contente tutta la documentazione relativa a ciascun utente in formato digitale, per migliorare le attività di customer relationship, e successivamente il passaggio alla fatturazione elettronica, con progressivo abbandono definitivo della carta e riduzione dei costi di gestione documentale.

Lo sviluppo del nuovo sistema di gestione documentale ha permesso a Publiacqua di ottimizzare i propri processi, in particolare le attività di gestione dell’informazione e delle risorse umane: parte del personale è stato riallocato in attività a maggior valore aggiunto e lo scambio dei documenti avviene ora in maniera più efficiente.

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