Dal 6 giugno 2014 la PA centrale non può più accettare e pagare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea; l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche alla PA locale e anzi anticipato al 31 marzo 2015. Top Consult, da oltre 25 anni focalizzata sulla gestione elettronica dei documenti e pioniere della conservazione sostitutiva, ha messo a punto un nuovo pacchetto applicativo, NED for Fattura Elettronica, che accompagna le aziende fornitrici PA in questo non facile passaggio consentendo di ottemperare agli obblighi di legge e di sfruttare nello stesso tempo le opportunità associate di efficienza e risparmio.
Le fatture, create dal software gestionale nel formato XML richiesto dalle regole tecniche, sono archiviate nel sistema documentale Top Media NED, mediante processi automatici vengono firmate digitalmente e inviate via Pec allo SDI, il sistema di interscambio per la fatturazione e i pagamenti. La soluzione gestisce inoltre con apposite funzionalità il colloquio con lo SDI, rendendo facilmente intelleggibile il percorso della fattura al suo interno e consentendo di consultare mediante tutti i client di TopMedia NED le risposte e i dati di correttezza ottenuti da SDI, mettendoli a disposizione della contabilità aziendale. Fatture elettroniche e Pec scambiate sono poi poste in conservazione digitale a norma, in house o in outsourcing.
Ma le aziende che attivano il sistema per la fatturazione elettronica verso la PA, automatizzandone i processi, possono usare la stessa soluzione anche per la fatturazione elettronica fra imprese (che non è obbligatoria). Per quest’ultima infatti dal gennaio 2013 sono in vigore notevoli semplificazioni introdotte alla fine del 2012 recependo una Direttiva UE. E’ possibile creare fatture elettroniche in Pdf e spedirle alle altre aziende private, senza doverle firmare digitalmente ma fornendo un sistema di controllo che abbini la fattura ai documenti correlati, come ordine del cliente, corrispondenza, pagamenti ricevuti.
L’emittente può anche creare e conservare in digitale la propria copia fattura (godendo così di tutti i vantaggi associati alla fatturazione elettronica e alla conservazione digitale) e invece spedirla al cliente in forma cartacea o Pdf allegata a e-mail o Pec. La Pec è lo strumento ideale per la spedizione delle fatture elettroniche cui attribuisce data certa al suo ricevimento e quindi per applicare gli interessi previsti dalla legge per ritardato pagamento, in particolare nel settore agroalimentare.
Con NED for Fattura Elettronica le aziende possono quindi utilizzare una soluzione unica che ottimizza i processi per tutte le fatture, verso PA o imprese, semplice da usare, integrata con la gestione elettronica dei documenti e capace di gestire in modo completo sia gli obblighi di fatturazione elettronica sia quelli di impiego e conservazione della Pec.
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