Spesso si dice che sono i dettagli ciò che fa davvero la differenza. Nei processi di digital transformation che stanno affrontando le aziende si potrebbe dire lo stesso, precisando che i dettagli, quando si tratta di dematerializzazione e piattaforme per la gestione documentale, sono i touch point. Ovvero tutti i punti di contatto tra gli ERP e gli utenti. I quali, pur essendo pronti a interfacciarsi con il business attraverso gli stessi strumenti che utilizzano nella vita privata (social media e chat in primis), il più delle volte devono ancora avere a che fare con esperienze d’uso che dal punto di vista dell’ICT risalgono a un’era geologica fa. Ma i veri colli di bottiglia, parlando di touch point, sono quelli che interrompono il flusso di processi che dovrebbero ormai essere intesi come integrati anche quando avvengono oltre i confini dell’azienda: nell’emissione e nel ricevimento di fatture, ordini e bolle, come nel recepimento di contratti di fornitura o di assunzione. «Ogni processo aziendale inizia con l’arrivo di un documento e termina con la creazione di un documento», dice Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult, la società specializzata nelle soluzioni di gestione documentale che da trent’anni propone al mercato un approccio basato sull’integrazione totale fra informazioni e linee di business, database e archivi, dematerializzazione e raggiungimento dell’efficienza.
Who's Who
Pier Luigi Zaffagnini
L’ultimo binomio in particolare può però funzionare solo se tutti gli anelli della catena, e specialmente quelli alle estremità, sono stati digitalizzati. «Cosa che spesso non accade anche nelle imprese più evolute», continua Zaffagnini. «Trattandosi il più delle volte di documenti formali (come un contratto, un ordine), c’è bisogno di una firma. E la firma continua a essere uno dei passaggi che avviene ancora nel modo tradizionale, ovvero con carta e penna. Ma non ha senso, perché vuol dire vanificare tutta la gestione digitale del resto del workflow, creando inefficienza in termini di costi e tempi».
La firma elettronica, uno strumento strategico
La soluzione è naturalmente la firma elettronica, nei formati elettronica avanzata-grafometrica e qualificata-digitale, ed è a portata di mano. «Quello che separa molte aziende dal raggiungimento della massima efficienza lungo il percorso della digital transformation è l’approccio culturale», spiega il numero uno di Top Consult. «Manca la consapevolezza che l’abbinamento tra gestione documentale e dematerializzazione dei processi funziona davvero solo se si eliminano tutte le frizioni analogiche, a partire dalla firma. Ciò è tanto più vero se consideriamo che ormai la maggior parte delle organizzazioni è chiamata a competere e a identificare partner nello scenario internazionale, e che l’introduzione della normativa europea eIDAS (electronic Identification Authentication and Signature) ha aperto nuove prospettive rispetto all’utilizzo di questi strumenti nei rapporti fiduciari tra aziende di Paesi diversi». La disciplina eIDAS di fatto equipara il valore legale delle firme elettroniche apposte nei vari mercati dell’Unione, creando uno standard certificato, omogeneizzando il sigillo di garanzia che rappresentano e agevolando l’adozione di meccanismi seamless per il riconoscimento e l’archiviazione dei documenti digitali. «È questa la reale opportunità da cogliere: si può creare un flusso di lavoro continuo dagli uffici dei partner oltreconfine fino al terminale del nostro magazzino senza mai dover toccare carta e penna», afferma Zaffagnini, che aggiunge: «La normativa eIDAS non va sottovalutata: è un incentivo perfetto per completare il processo di digitalizzazione, alla stregua della possibilità di usare la fatturazione elettronica in formato XML tra soggetti privati».
Il contributo di una user experience semplificata
L’altro facilitatore dei processi di dematerializzazione è la user experience. Perché i collaboratori continuano a usare carta e penna? Per convenzione, per semplicità, soprattutto per abitudine. Nel momento in cui si riesce a sostituire questo approccio con una pratica ancora più intuitiva, l’aderenza tra il piano operativo e quello digitale è totale. Non a caso l’altro pilastro della filosofia di Zaffagnini è costituito dalle logiche di collaboration, che ricalcando le piattaforme e le esperienze d’uso dei social media permettono non solo una semplificazione e una velocizzazione della condivisione e dell’archiviazione dei documenti, ma anche una maggiore sicurezza per tutta l’organizzazione: ancora una volta, si parla di touch point. «Non è solo questione di efficienza. Le mail sono sempre più spesso il veicolo con cui gli hacker si fanno strada nei sistemi aziendali. L’accesso a un network dedicato, invece, garantisce che solo chi ha le giuste credenziali possa accedere a documenti, archivi e funzioni. È ciò che permette di fare TopMedia Social NED, che unendo un’architettura enterprise scalabile a un’interfaccia intuitiva e a meccanismi collaborativi introduce un modo di lavorare nuovo e allo stesso tempo familiare per l’utente finale».
Anche se le parole dominanti hanno tutte carattere positivo (semplificazione, intuitività, efficienza) è chiaro che per molte imprese non si tratta di un passaggio semplice e immediato. «Occorre un partner che sostenga l’azienda e le sue risorse nel percorso di avvicinamento e adozione di queste soluzioni», chiosa Zaffagnini, alludendo naturalmente ai servizi di consulenza offerti da Top Consult. «Non è solo questione di trasformazioni organizzative. Non vanno sottovalutati nemmeno gli aspetti legali, avendo a che fare con una normativa in continua evoluzione». Basti pensare all’introduzione, a maggio 2018, del GDPR (General Data Protection Regulation), che cambierà per sempre il modo in cui le aziende dovranno trattare e proteggere i dati dei propri clienti europei. Un’altra grande sfida che, se colta con intelligenza e con l’impiego degli strumenti documentali, rappresenterà un’altra grande opportunità.
