Ogni giorno le multinazionali devono elaborare migliaia di fatture, richieste di acquisto, e gestire dati dei fornitori e contratti. Per affrontare questa sfida quotidiana, sempre più uffici acquisti stanno implementando soluzioni “Source-to-Pay” (S2P). Si tratta di una suite di applicazioni integrate progettate per gestire l’intero processo di approvvigionamento, dal Sourcing strategico e dall’analisi della spesa fino al “procure to pay”.
Per sondare i principali trend in atto in materia, tra marzo e aprile 2014, Ivalua ha condotto per la quarta volta la survey “Trending in Procurement”, chiedendo a 210 professionisti che si occupano di acquisti in Europa e Nord America il loro punto di vista sui modelli di approvvigionamento basati su soluzioni “Source-to-Pay “.
I benefici della soluzione unica
In prima battuta, è emerso che il principale valore percepito del modello S2P è la gestione semplice ed efficiente delle attività che riguardano il processo di approvvigionamento, come le aste, l’analisi in fase preliminare, la gestione delle categorie di acquisti, le richieste di acquisto che arrivano dalle diverse funzioni aziendali, la fatturazione e la relazione con i vendor. Questo dipende dal fatto che l’intero processo è gestito con un’unica soluzione.
Nello specifico i Dipartimenti Acquisti considerano la suite S2P uno strumento in grado di migliorare le prestazioni aziendali relative alla gestione degli approvvigionamenti. Per la totalità degli intervistati queste soluzioni abbattono i costi del processo di approvvigionamento e, al contempo, migliorano le prestazioni del team che se ne occupa. Inoltre a livello amministrativo le soluzioni S2P facilitano la gestione delle pratiche grazie all’utilizzo di una singola architettura (94%), consentono di avere una gestione dei dati uniforme (88%) e permettono di gestire tutti i fornitori attraverso un unico sistema (67%). È importante però sottolineare che molti dei benefici attesi – sia dal punto di vista amministrativo che da quello dell’efficienza dell’ufficio acquisti – sono conseguibili solo in un ambiente omogeneo, caratterizzato dallo stesso codice sorgente, la stessa architettura, lo stesso database e lo stesso data object: elemento questo che tavolta risulta essere fortemente limitante.
L’adozione del modello S2P dev’essere graduale
Per il 72% dei rispondenti è più indicato adottare una soluzione “Source-to-Pay” in maniera graduale, integrando un singolo modulo per volta piuttosto che in un’unica soluzione. Questo perché l’introduzione di una soluzione S2P comporta una revisione completa dell’architettura delle informazioni relative agli approvvigionamenti e, al tempo stesso, un importante carico di lavoro per tutti gli stakeholder del progetto: la funzione acquisti, l’IT, i fornitori di software. Si tratta, infatti, di progetti che implicano un vero e proprio cambiamento strategico che, in accordo con le best practice, deve prevedere una comunicazione efficiente e regolare tra gli stakeholder, il training degli utenti e un forte impegno dei responsabili dell’ufficio acquisti e del top management aziendale.
La principale criticità? Il tempo di implementazione
Secondo il 91% dei rispondenti la principale barriera all’adozione delle soluzioni S2P è il tempo che richiede la loro implementazione, e non il grado di maturità o la difficoltà a percepirne i benefici. Infatti spesso i Dipartimenti che si occupano degli approvvigionamenti sono restii ad adottare queste soluzioni perché tempi lunghi non consentono di ottimizzare il ROI e calcolare con precisione il rapporto tra le risorse che saranno in gioco (tempo trascorso dai team sul progetto, budget in gioco, ecc.) e i vantaggi qualitativi e quantitativi attesi (incremento di efficienza, risparmio di tempo in termini di ore/uomo, migliori performance finanziarie, ecc.).
Il secondo ostacolo in ordine d’importanza (75%) è invece la presenza di singoli moduli gestiti da vendor di nicchia, specializzati ad esempio nella gestione delle fatture, o software vendor che non offrono una suite S2P completa.
In conclusione quindi le soluzioni S2P comportano diversi vantaggi, e i dipartimenti acquisti li hanno ben recepiti. Non ci sono solo benefici quantitativi e qualitativi, ma anche guadagni di efficienza appunto dei reparti che si occupano degli approvvigionamenti. Questi vantaggi comprendono l’accesso a dati e analisi di spesa dettagliati, che a sua volta si traduce in un miglior controllo della spesa, e in una migliore applicazione dei termini negoziati in fase di contratto.
