propri archivi di diverse migliaia di fogli l’anno
con un sensibile aumento nella complessità di
gestione e di ricerca delle informazioni. Proprio dal 2005 Samo
ha intrapreso la realizzazione di un progetto di archiviazione
elettronica e di conservazione sostitutiva relativa alle fatture
del ciclo attivo, alle bolle di consegna e ai libri contabili.Le
fatture, che nell’ultimo anno in seguito alla crescita del
business sono aumentate da circa 13.000 a 18.000
fogli, vengono ora archiviate in formato digitale ed
equiparate a quelle cartacee per la validità giuridica nel tempo
consentendo di assolvere all’obbligo della conservazione
pluriennale grazie alla marcatura temporale.
La possibilità di vedere le fatture e relativi allegati sul
proprio PC con un semplice click da parte dell’area
commerciale consente la tracciabilità del prodotto finito a
norma di legge e permette di recuperare le informazioni
relative a ciascun lotto di prodotti in tempo breve. In
tal modo è possibile evitare di recarsi fisicamente in magazzino
per effettuare la ricerca nei complessi archivi cartacei. Daniela
Simoni – Responsabile CED – afferma che “al fine di
adempiere all’obbligo di fatturazione elettronica verso la
Pubblica Amministrazione sancito dalla Legge Finanziaria 2008, il
nuovo sistema informativo è già predisposto. Infatti, non
appena gli Enti Sanitari clienti saranno tecnologicamente pronti
sarà possibile inviare le fatture anche attraverso Posta
Elettronica Certificata”.
La gestione documentale prevede la produzione, la stampa e la
spedizione delle fatture ai clienti: l’ERP aziendale in
automatico sulla base delle informazioni disponibili trasforma i
dati strutturati in fatture occupandosi della stampa dei
documenti. La conservazione sostitutiva consentirà una volta a
regime un risparmio stimato intorno al 50% sui costi per
l’acquisto della carta e dei toner. In parallelo
l’archiviazione elettronica delle fatture consente di
recuperare in breve tempo anche i documenti amministrativi
relativi ai crediti commerciali in attesa di pagamento con un
contenimento del tempo medio di incasso.
