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Samo

Samo

Samo: una soluzione di archiviazione elettronica dei documenti facilita la tracciabilità dei prodotti biomedicali e taglia i costi

01 Lug 2010
Fino al 2005 Samo ha visto crescere la dimensione dei
propri archivi
di diverse migliaia di fogli l’anno
con un sensibile aumento nella complessità di
gestione e di ricerca delle informazioni. Proprio dal 2005 Samo
ha intrapreso la realizzazione di un progetto di archiviazione
elettronica e di conservazione sostitutiva relativa alle fatture
del ciclo attivo, alle bolle di consegna e ai libri contabili.Le
fatture, che nell’ultimo anno in seguito alla crescita del
business sono aumentate da circa 13.000 a 18.000
fogli
, vengono ora archiviate in formato digitale ed
equiparate a quelle cartacee per la validità giuridica nel tempo
consentendo di assolvere all’obbligo della conservazione
pluriennale grazie alla marcatura temporale.

La possibilità di vedere le fatture e relativi allegati sul
proprio PC con un semplice click da parte dell’area
commerciale consente la tracciabilità del prodotto finito a
norma di legge e permette di recuperare le informazioni
relative a ciascun lotto di prodotti in tempo breve
. In
tal modo è possibile evitare di recarsi fisicamente in magazzino
per effettuare la ricerca nei complessi archivi cartacei. Daniela
Simoni – Responsabile CED – afferma che “al fine di
adempiere all’obbligo di fatturazione elettronica verso la
Pubblica Amministrazione sancito dalla Legge Finanziaria 2008, il
nuovo sistema informativo è già predisposto. Infatti, non
appena gli Enti Sanitari clienti saranno tecnologicamente pronti
sarà possibile inviare le fatture anche attraverso Posta
Elettronica Certificata
”.

La gestione documentale prevede la produzione, la stampa e la
spedizione delle fatture ai clienti: l’ERP aziendale in
automatico sulla base delle informazioni disponibili trasforma i
dati strutturati in fatture occupandosi della stampa dei
documenti. La conservazione sostitutiva consentirà una volta a
regime un risparmio stimato intorno al 50% sui costi per
l’acquisto della carta e dei toner
. In parallelo
l’archiviazione elettronica delle fatture consente di
recuperare in breve tempo anche i documenti amministrativi
relativi ai crediti commerciali in attesa di pagamento con un
contenimento del tempo medio di incasso.

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