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dematerializzazione

Postel, una document company sempre più orientata al digitale

La società propone ad aziende e PA un’offerta di servizi integrati che permette di far coesistere e “dialogare” cartaceo e digitale
in un modello di erogazione Cloud based, fra cui i servizi di firma grafometrica e fatturazione elettronica

31 Mar 2014

Pierangelo Scappini, Amministratore Delegato di PostelUn’integrazione sempre più forte tra il mondo fisico e il mondo digitale, per arrivare a offrire soluzioni multicanali in grado di garantire la relazione continua tra le imprese e i loro clienti. La trasformazione avviata da Postel va in questa direzione e già permette di fornire i servizi più innovativi, come la Fatturazione Elettronica a norma di legge. Ne parliamo con l’AD Pierangelo Scappini.

Con il lancio dei servizi di Gestione Documentale Postel ha avviato una trasformazione importante…
In verità il Change Management è una costante nella nostra storia e ci ha regalato opportunità incredibili. Postel è nata nel 1987 con il servizio di Posta Elettronica Ibrida, gestito da Poste Italiane: un’idea innovativa confortata da strutture e knowhow all’avanguardia. Il privilegio di appartenere ad un gruppo così grande e diversificato ci ha dato modo di esercitare continuamente le soluzioni messe in campo; le nuove tecnologie di per sé si consumano in fretta e a ogni novità, quasi contemporaneamente, segue una nuova prospettiva da indagare e approfondire. Da tempo pensiamo in termini di Business Transformation, avendo dapprima integrato la Gestione Elettronica Documentale con la posta elettronica ibrida ed ora il Marketing Digitale con il Direct Mailing. La trasformazione, tuttora in corso e sempre in evoluzione, include un cambiamento concettuale da terminale di stampa a Competence Center per la gestione delle comunicazioni.

Il nostro portafoglio presenta soluzioni e applicazioni verticali che semplificano la fruizione di documenti e contenuti aziendali a banche, assicurazioni, utility, PA e imprese del largo consumo.

L’offerta Postel guarda già oggi a soluzioni mirate alla semplificazione dei processi di gestione delle attività di Work Force Automation, all’acquisizione di ordini e contratti in mobilità (Sales Force Automation), fino alla gestione elettronica della consegna merci; soluzioni pensate per consentire un rapido upselling con tutti gli altri servizi del Gruppo: finanziari, di pagamento, per la mobilità… L’utilizzo delle soluzioni Postel per la sottoscrizione dei documenti con firma grafometrica ci ha consentito di accelerare il passaggio dei nostri clienti verso la digitalizzazione dei processi.

Multidelivery e servizi integrati per le imprese e per la Pubblica Amministrazione: parliamo di volumi estremamente rilevanti.
L’esperienza derivante dalla gestione di grandi volumi documentali ci permette oggi di operare per oltre 4mila clienti, tra i quali le maggiori organizzazioni italiane nel Finance, nelle Utility, nelle Telco e nelle assicurazioni, oltre che – naturalmente – nella PA centrale e locale. Significa ad esempio gestire, archiviare e conservare sostitutivamente a norma di legge oltre un miliardo di documenti ogni anno. La dematerializzazione dei documenti è uno dei temi più complessi e quindi una delle sfide più interessanti per la PA: la sostituzione del documento cartaceo con quello elettronico risolve infatti le problematiche relative all’accumulo e alla gestione di milioni di documenti prodotti annualmente. Le attività connesse non si esauriscono con la sola digitalizzazione dei documenti cartacei, trasformati in contenuti all’interno di un archivio informatico: occorre creare un sistema di gestione elettronica documentale per organizzare, archiviare, conservare in modalità sostitutiva i documenti, rendendoli fruibili in soluzioni di workflow in grado di aumentare l’efficienza dei processi all’interno delle organizzazioni. E occorre, soprattutto, che tali processi di gestione siano semplici, alla portata di tutti, intuitivi e funzionali.

E per quanto riguarda la Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione?
Postel ha un’offerta consolidata riguardante la Fatturazione Elettronica verso le imprese, che prevede il multidelivery della fattura sui diversi canali (fisico e digitale). La nostra logica è quella di non risultare invasivi nei confronti dei sistemi informativi dei nostri clienti, offrendo loro i benefici ottenibili attraverso l’utilizzo delle tecnologie digitali. In questo contesto rappresentiamo il partner tecnologico ideale per le aziende che, a breve, saranno chiamate a dialogare in modo diverso con la Pubblica Amministrazione.

Il Decreto ministeriale n° 55/2013 con le disposizioni in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica, attraverso un Sistema di Interscambio, gestito da Sogei, eserciterà un forte impulso per l’avvio dei processi di dematerializzazione, anche nelle realtà più legate alle tradizionali modalità di gestione dei documenti. Attualmente Postel sta supportando le imprese e gli enti, specialmente quelli obbligati a emettere o ricevere fattura elettronica a partire dal 6 giugno 2014, nella comprensione delle nuove regole tecniche e nell’adeguamento delle procedure operative. Postel è stato uno dei primi player a certificarsi come intermediario sul Sistema di Interscambio e ha già avviato alcune sperimentazioni. Oggi siamo in grado di garantire ai clienti una gestione automatica del complesso dialogo con il sistema proponendo la fatturazione elettronica alla PA come un ulteriore canale di delivery, integrato con quelli già disponibili.

Gli investimenti sostenuti ci consentono di configurarci come hub di intermediazione verso Sogei, assorbendo le complessità di integrazione e offrendo così ai nostri clienti un servizio end-to-end in grado di ricevere il flusso di fatturazione da qualsiasi sistema gestionale, curarne l’intero processo di dialogo con il Sistema di Interscambio fino alla chiusura del ciclo di conservazione sostitutiva, per il quale assumiamo il ruolo di responsabile verso le autorità. Con questo ruolo Postel gestirà il servizio anche per tutte le società del Gruppo Poste Italiane.

Postel è davvero molto cambiata…
È vero, ma non è cambiata la nostra attitudine ad anticipare i trend del mercato. Il modello che proponiamo oggi è quello di un’integrazione sempre più forte tra il mondo fisico e il mondo digitale: offriamo soluzioni in multicanalità che mettono il cliente finale al centro dei processi di comunicazione. L’obiettivo è garantire la relazione continua tra le imprese e i loro clienti; quindi da un lato suggerire azioni che consentano loro di coinvolgere la customer base su tutti i canali (web, social, mobile…) e, dall’altro, renderle autonome dal punto di vista della comunicazione integrata, proponendo soluzioni di facile utilizzo. Siamo convinti che continuando a investire nell’innovazione potremo consolidare il nostro modello di business, esportandolo anche nei mercati esteri.

****DA SAPERE****

Postel
Postel è la “document company” del Gruppo Poste Italiane che offre servizi integrati di comunicazione, gestione documentale e per l’approvvigionamento elettronico alle imprese e alla Pubblica Amministrazione. Nata nel 1987, quando fu introdotto il servizio di posta elettronica ibrida che consente di integrare documenti elettronici e cartacei, oggi è un’azienda global service in grado di rispondere alle esigenze di imprese ed enti pubblici con soluzioni personalizzate che permettono di far coesistere e dialogare cartaceo e digitale secondo un modello di erogazione dei servizi che prevede anche la modalità Cloud.

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