e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico
di Milano (disponibile su www.osservatori.net) ha dimostrato che
ibenefici conseguibili attraverso l’adozione della
fatturazione elettronica sono molteplici. Ma quali sono i
principali elementi che è necessario tenere presente per
cogliere al massimo grado questi benefici? Nel Rapporto, che
riassume i principali risultati della Ricerca, sono riportate le
quattro “regole d’oro” che le aziende
dovrebbero tenere in considerazione nell’impostazione dei
progetti di fatturazione elettronica, emerse con forza nel corse
dell’analisi dell’Osservatorio e
dall’esperienza di chi ha già adottato questi modelli con
successo: integrazione, accuratezza, gradualità,
multicanalità.
• Perseguire l’integrazione di processo.
L’entità dei benefici della fatturazione elettronica
dipende largamente dal livello di integrazione del processo. In
particolare, i benefici crescono in modo più che proporzionale
con l’allargamento dell’ambito di progetto –
dalla sola conservazione all’invio elettronico delle
fatture in formato strutturato, all’integrazione delle fasi
di gestione ordini e fatturazione, fino all’integrazione
anche con le fasi di pagamento. Puntare decisamente verso
l’integrazione di processo è, dunque, il metodo più
adeguato per valorizzare appieno gli investimenti necessari in
tecnologia e cambiamento dei processi.
• Ridurre i costi di gestione degli errori. In media, il 50%
dei benefici potenziali derivanti dall’adozione della
fatturazione elettronica è legato alla riduzione dei costi di
gestione delle inaccuratezze che si generano nel processo
tradizionale: incoerenza tra consegne e ordini, tra fatture e
ordini, tra fatture e pagamenti. È, quindi, necessario dedicare
estrema attenzione all’accuratezza, alla qualità e alla
coerenza dei dati lungo l’intero processo.
• Una visione in grande e un’implementazione per
gradi. Anche i modelli di fatturazione elettronica più semplici
– conservazione sostitutiva delle fatture o scambio di
alcuni documenti del ciclo dell’ordine – hanno
benefici superiori ai costi necessari per conseguirli; inoltre,
gli investimenti sostenuti sono “mattoni”
riutilizzabili nell’implementazione dei modelli più
evoluti. È, quindi, possibile definire un percorso di adozione
completo, ma graduale. Con una certa dose di semplificazione,
sono due i percorsi principali verso la fatturazione elettronica:
la progressiva estensione dei modelli di integrazione e
dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento verso lo scambio
delle fatture, la conservazione sostitutiva a norma di legge e
l’integrazione con il mondo bancario, oppure
l’estensione dei modelli di conservazione sostitutiva delle
fatture verso la fatturazione elettronica a norma di legge e
verso una più completa integrazione del ciclo
ordine-pagamento.
• Un unico processo con una molteplicità di
canali/strumenti. Una delle principali obiezioni che vengono
mosse ai progetti di fatturazione elettronica consiste
nell’affermazione che ben difficilmente l’ecosistema
dei propri clienti e/o fornitori si muoverà compatto verso le
logiche della dematerializzazione. La coesistenza, quindi, di
diverse soluzioni e processi rischierebbe di
“annacquare” i benefici della fatturazione
elettronica. La soluzione all’apparente dilemma è semplice
per chi lo ha già sperimentato: predisporre un unico processo
con diversi canali di interfaccia verso clienti e fornitori con
un “punto di disaccoppiamento” – interno o,
più spesso, esterno all’impresa – che maschera la
varietà dei canali di comunicazione e veicola le informazioni da
e verso un unico processo gestionale. Da un lato, flessibilità e
molteplicità nei canali di comunicazione tengono conto della
varietà di interlocutori esterni all’impresa.
Dall’altro, univocità e integrità del processo
ordine-pagamento consentono di conseguire i benefici propri della
“visione per processo”.
