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Approfondimenti

Osservatorio – Fatturazione Elettronica in Italia, avanti piano

Nelle imprese del nostro Paese c’è ancora molta confusione sulle soluzioni disponibili, scarsa percezione dei notevoli risparmi ottenibili e timore nell’affrontare i cambiamenti. Una ricerca del Politecnico di Milano fa chiarezza sui modelli applicabili e “misura” i benefici potenziali della dematerializzazione dei documenti, sia nelle “comunità” già esistenti sia nelle filiere che hanno, a oggi, assai poco adottato queste soluzioni

01 Lug 2010

Il tema della Fatturazione Elettronica è un argomento
“caldo” ormai da alcuni anni, capace di attrarre un
fortissimo interesse da parte di una molteplicità di attori
(imprese, banche, PA, associazioni di filiera, professionisti)
appartenenti a “mondi” anche molto distanti. Ciò
nonostante, c’è ancora molta confusione in merito
all’ambito di analisi e ai modelli implementativi, come
è emerso anche dalla quarta edizione, presentata di recente,
della Ricerca dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica
e Dematerializzazione della School of Management del
Politecnico di Milano (www.osservatori.net). Il segno
più evidente di questa confusione è che si presentano dati di
diffusione, benefici, criticità e ricette, senza precisare
adeguatamente a quale modello di Fatturazione Elettronica si
stia facendo riferimento. Dalle nostre analisi sul campo, per
contro, emerge chiaramente che l’applicazione dei
principi della Fatturazione Elettronica si declina
concretamente in modelli attuativi assai diversi tra loro: la
Conservazione Sostitutiva delle fatture o di altri documenti,
la Fatturazione Elettronica “pura” a norma di
legge, la Veicolazione Elettronica delle fatture e di altri
documenti del ciclo dell’ordine (in formato strutturato o
non strutturato).

TRE MODELLI PROFONDAMENTE DIVERSI
Nel primo modello si ricercano essenzialmente benefici legati
alla dematerializzazione dei documenti “fattura”
– e, per estensione logica, anche di altri documenti
– che grazie alla normativa del 2004 (con le successive
integrazioni) possono essere conservati in formato digitale
senza necessità di archiviare l’originale cartaceo. La
sorgente dei benefici è prevalentemente una riduzione dei
costi di conservazione fisica dei documenti e reperimento degli
stessi in caso di necessità. L’approccio è poco o per
nulla orientato a considerare la fattura – o gli altri
documenti contabili – come parte di un processo
commerciale. E questo ne rappresenta, da un lato, un
sostanziale punto di forza rispetto a modelli più complessi
– benefici conseguibili “facilmente”, anche
senza particolari modifiche al processo – e,
dall’altro, il principale limite: benefici netti che, al
più, possono valere 1- 2 euro per fattura (o altro documento
equivalente di pari “ingombro”). Nel caso dei
modelli di Fatturazione Elettronica “pura” a norma
di legge – caratterizzati dal fatto che la fattura nasce,
viene trasmessa, ricevuta e conservata esclusivamente in
formato elettronico – subentra, invece, per quanto
limitatamente, la prospettiva di processo. I benefici –
tra i 5 e i 10 euro per fattura – sono, infatti,
strettamente dipendenti dalla qualità dell’interazione
con i propri partner di filiera, siano essi clienti o
fornitori. Il terzo modello comporta un’estensione delle
logiche della Fatturazione Elettronica pura all’intero
ciclo commerciale (in particolare il concetto di interscambio
documentale tra partner di business), idealmente dalla stipula
dei contratti alla chiusura dei pagamenti. Ai benefici legati
all’automazione del processo si aggiungono, in questo
caso, i benefici legati al miglioramento della qualità e,
quindi, alla riduzione dei costi di gestione delle
inaccuratezze. In valore assoluto, i benefici netti possono
valere diverse decine di euro per ciclo documentale (da 25 fino
anche a 65 euro), in funzione del settore e del grado di
copertura del ciclo. Pur nell’alveo di un unico
macro-tema – la Fatturazione Elettronica – non si può non
riconoscere che questi tre approcci – o classi di modelli –
sono tra loro profondamente diversi (si veda la figura a pagina
seguente).

LA DIFFUSIONE ATTUALE
A fronte dei benefici illustrati, qual è l’attuale grado
di diffusione della Fatturazione Elettronica – nelle tre
diverse accezioni introdotte – in Italia? Sono poche
unità le aziende in Italia che già hanno sviluppato o stanno
per implementare modelli di Fatturazione Elettronica
“pura” a norma di legge che comprendono accordo tra
le parti, scambio di fatture firmate digitalmente e
conservazione a norma delle fatture in solo formato digitale
(si veda il caso Novartis per un esempio in questo senso).
Sono, invece, molte le imprese che “si fermano”
alla sola Conservazione Sostitutiva e ancor di più quelle che
partecipano a sistemi di interscambio di fatture in formato
elettronico senza però aggiungere la componente di
Conservazione Sostitutiva: una situazione, quest’ultima,
concettualmente “a un passo” dalla Fatturazione
Elettronica a norma di legge. I motivi di questo
“paradosso” vanno ricercati, da un lato, nel reale
salto culturale che distingue i modelli che prevedono la
Veicolazione Elettronica delle fatture – e necessitano di
un accordo con soggetti esterni all’organizzazione
– dal modello più elementare di sola Conservazione
Sostitutiva (gestibile semplicemente all’interno di
ciascuna singola organizzazione). Dall’altro lato, alcuni
requisiti procedurali previsti dalla legge italiana per attuare
il modello della Fatturazione Elettronica “pura”
– per esempio, l’obbligo di portare in
conservazione le fatture entro 15 giorni dal ricevimento (o
dall’emissione) – costituiscono un fattore di
inibizione verso quelle organizzazioni che già attuano modelli
di Veicolazione Elettronica delle fatture avendo in essere una
qualche forma di accordo tra le parti (o col provider).
Ovviamente, la reale partenza dell’obbligo di
Fatturazione Elettronica nei confronti della PA costituirebbe
un “irresistibile” fattore di spinta e, forse,
anche l’occasione per rivedere alcune
“spigolosità” della normativa italiana che ancora
richiedono di essere “limate”.

Sono alcune migliaia – tra 2.000 e 3.000 – le
imprese che hanno adottato o stanno applicando modelli di
Conservazione Sostitutiva di fatture o di altri documenti a
valenza fiscale o civilistica, quali scritture contabili,
contratti, documenti di trasporto. La dinamica è molto
sostenuta in termini di tassi percentuali di crescita anno su
anno, anche se il livello di adozione in assoluto è ancora
limitato. Le soluzioni di Conservazione Sostitutiva delle
fatture sono spesso parte di progetti di gestione documentale e
frequentemente ne costituiscono una estensione. Con
l’esclusione di qualche eccezione, non includono invece
modelli di Fatturazione Elettronica “pura” a norma
di legge. Al più, in numerosi casi, comprendono funzionalità
di veicolazione (o ricezione) multicanale, ma sempre con la
prospettiva di soluzioni “interne” volte alla
gestione della complessità esterna (percepita ancora come
“meramente esogena” rispetto ai confini
dell’impresa). I principali fattori di freno/inibizione
sono riconducibili a una generale percezione di
“discrezionalità” della spesa (non ha elevata
priorità se non nella testa dell’owner interno, spesso
un middle manager) e a una difficoltà di misura della
redditività dell’investimento. Lo scambio di fatture su
reti EDI – gestite da associazioni di filiera o create da
grandi imprese – è uno dei fenomeni più interessanti,
per numero di imprese coinvolte e per prossimità alla
Fatturazione Elettronica “pura” a norma di legge
(si veda, a questo proposito, l’esperienza di
fatturazione elettronica cross-border con la casamadre
descritta nel caso Festo). Sono, nel complesso, diverse decine
di migliaia in vari settori le imprese che con modelli diversi
– dalle relazioni bilaterali guidate da un’azienda
leader di filiera alle reti intermediate da
un’associazione di filiera o da uno o più provider di
servizi EDI – scambiano in formato elettronico le fatture
o alcuni dei documenti del ciclo dell’ordine propedeutici
a un futuro scambio elettronico anche delle fatture (si veda,
per esempio, il caso Scame Parre). La dinamica di crescita è
sostenuta, sia grazie alla continua estensione delle comunità
EDI sia in virtù dell’azione di alcune imprese
medio-grandi. Il valore scambiato “in formato
elettronico” attraverso questi modelli ammonta
complessivamente a circa 150-200 miliardi di euro, tra il 5% e
il 7% del valore complessivo degli scambi B2b (pari a circa
3.000 miliardi di euro). È quindi evidente il potenziale di
crescita, sia all’interno delle “comunità”
già esistenti sia attraverso l’estensione di questi
modelli a filiere che li hanno, a oggi, assai poco adottati.

I PRINCIPALI FATTORI DI INIBIZIONE
Analizziamo, dunque, quali sono i principali fattori di
inibizione segnalati dai “non utenti”, guardando in
particolare coloro che – negli ultimi 2-3 anni –
hanno in qualche misura partecipato al dibattito sul tema. Le
motivazioni che inducono un’organizzazione, pubblica o
privata, a scegliere di non adottare la Fatturazione
Elettronica sono eterogenee, ma essenzialmente riconducibili a
5 principali categorie (riportate nell’ordine di
rilevanza emerso dalla Ricerca):

  • la necessità di investire nel change management;
  • la scarsa percezione dei benefici conseguibili;
  • la percezione di poca chiarezza nella normativa;
  • il timore che i costi o gli investimenti da sostenere siano
    eccessivi;
  • la consapevolezza di non disporre delle competenze
    necessarie.

La difficoltà nella gestione del cambiamento – di
processo, organizzativo, culturale, relazionale – risulta
il primo degli ostacoli che bloccano l’adozione di queste
soluzioni. Per vincere l’inerzia al cambiamento e per
supportare le organizzazioni nel gestire il cambiamento –
senza nulla togliere alla responsabilità individuale di
ciascuna impresa – sono necessarie quelle azioni di
sistema che possono costituire uno “shock
positivo”. E i soggetti in grado di giocare un ruolo in
tal senso sono, in ordine di importanza, il Legislatore e la
PA, le grandi imprese e le associazioni di imprese, le Banche e
i Commercialisti. La seconda barriera generalmente evidenziata
è la scarsa o difficile comprensione dei benefici della
Fatturazione Elettronica. È opportuno sottolineare, tuttavia,
come la maggior parte delle aziende che evidenziano questa
barriera abbia contemporaneamente dichiarato di non aver
effettuato valutazioni puntuali sui benefici potenziali. Si
tratta, dunque, di un ostacolo facilmente superabile, anche
alla luce dei più che evidenti benefici misurati e dimostrati
nel tempo dall’attività dell’Osservatorio e dai
numerosi casi di successo esistenti nel nostro Paese. In ogni
caso – data la persistenza di questo fattore di
inibizione – abbiamo sviluppato uno strumento interattivo
ad hoc che consente la valutazione dei benefici, utilizzabile
in modalità autonoma da parte delle imprese che volessero
ottenere una prima stima affidabile del ritorno
dell’investimento in questi progetti. La normativa su
Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e
Digitalizzazione di documenti e processi costituisce senza
dubbio un’importante cornice per regolare e favorire la
diffusione di queste soluzioni. Vale però la pena ricordare
che i primi esempi di veicolazione elettronica di ordini e
fatture risalgono a oltre 40 anni fa, nati dall’esigenza
di soggetti privati di rendere più efficienti ed efficaci i
processi in filiere complesse multi-attore (nei trasporti
internazionali o nel settore automobilistico, per citare due
antesignani per eccellenza). Rimane dunque importante
verificare che il quadro normativo evolva nella direzione da
molti auspicata dell’omogeneizzazione a livello europeo e
dell’eliminazione di inutili “orpelli”, ma è
dannoso affrontare il tema senza considerare la
“prospettiva del valore”, il “sano”
punto di vista delle organizzazioni utenti. Il confronto tra il
Legislatore – a livello europeo o nazionale – e le
comunità di imprese che già oggi adottano modelli di
Fatturazione Elettronica appare decisivo al riguardo. Allo
stesso modo, continua a essere oggetto di eccessiva
preoccupazione il tema degli standard. Sono assolutamente
graditi progetti volti a favorire la riunificazione di standard
e l’interoperabilità, ma i fattori di inibizione sono
altri. Le barriere di tipo tecnico e tecnologico –
difficoltà e costi di implementazione – si sono
significativamente abbassate negli ultimi 5 anni, al punto da
non costituire più un reale fattore di freno: in Italia vi
sono, infatti, almeno 50 validi provider di servizi e soluzioni
di Fatturazione Elettronica, nelle varie declinazioni. La forte
competizione in atto sul servizio e sui prezzi rende il fattore
“investimenti e costi correnti” decisamente meno
importante rispetto alla corretta stima dei benefici e
all’accurata definizione del percorso di implementazione.
La possibilità di usufruire di servizi in “full
outsourcing” rende, inoltre, queste soluzioni del tutto
alla portata delle PMI.

LE AZIONI PER STIMOLARE L’ADOZIONE
Volendo sintetizzare, in conclusione, quanto emerso chiaramente
dalle ormai pluriennali Ricerche dell’Osservatorio, le
azioni di spinta che potrebbero – in concreto –
muovere le imprese italiane verso una diffusa adozione sono
essenzialmente quattro.

  • La diffusione della Fatturazione Elettronica – in
    particolare verso le PMI al di fuori delle comunità EDI
    – passerà attraverso l’obbligo di Fatturazione
    Elettronica nei confronti della PA e l’azione culturale e
    operativa di soggetti aggregatori come le Associazioni, le
    Banche, i fornitori di sistemi ERP e gli operatori ICT in
    generale, i Commercialisti.
  • Il Legislatore e la Pubblica Amministrazione hanno un ruolo
    importante di supporto alla diffusione. In assenza di un loro
    intervento puntuale (leggasi Decreto) il mercato – sia
    lato domanda sia lato offerta – sta crescendo largamente
    al di sotto delle proprie potenzialità.
  • Il sistema bancario deve ancora trovare la giusta
    “posizione in campo”: dovrebbe, a nostro avviso,
    privilegiare maggiormente il ruolo di attore chiave del ciclo
    fatturazione-pagamento piuttosto che quello di puro provider di
    servizi di Fatturazione Elettronica.
  • I Commercialisti iniziano a dimostrare attenzione al
    fenomeno, sia come utenti diretti – oltre il 10% degli
    oltre 500 Studi che abbiamo analizzato utilizza soluzioni di
    Conservazione Sostitutiva – che come sponsor della
    Fatturazione Elettronica verso i propri clienti – quasi
    il 30% promuove attivamente soluzioni di dematerializzazione.

Il caso Festo: gestione elettronica delle fatture
cross-border

Festo SpA – la controllata italiana di Festo AG&Co
Kg, azienda tedesca che produce componenti pneumatici ed
elettrici oltre a sistemi completi per l’automazione
industriale – ha avviato nel 2009, su spinta
dell’Amministrazione, un progetto di Conservazione
Sostitutiva, motivato da tre principali obiettivi: eliminare la
necessità di stampare i documenti, liberare spazio in azienda
e conservare i documenti fiscali in modo più sicuro rispetto a
quanto consentito dai metodi tradizionali. La società italiana
è il principale ramo commerciale europeo di Festo, il cui
Gruppo conta oggi ben 57 consociate in tutto il mondo e occupa
circa 13.500 dipendenti. Gli oltre 300.000 clienti di Festo
sono principalmente i costruttori di macchine industriali e le
Grandi Imprese. La Conservazione Sostitutiva, per Festo SpA,
riguarda i registri contabili, tutte le fatture attive e le
fatture passive ricevute dalla casamadre tedesca, che con circa
50 fatture al giorno è il principale fornitore di Festo SpA.
Per poterle conservare senza procedere alla stampa, Festo SpA
ha chiesto alla casamadre l’attivazione di un rapporto di
“fatturazione elettronica”. Di fatto viene
effettuata la Conservazione Sostitutiva di fatture emesse da
Festo AG&Co Kg direttamente sul gestionale (in comune con
Festo SpA), che vengono gestite in Italia, nel sistema di
Conservazione Sostitutiva, apponendo due firme digitali: una di
Festo AG&Co Kg (che ha dato un’apposita delega) e una
di Festo SpA: le numerose fatture di Festo AG&Co Kg non
vengono dunque mai materializzate.

Il caso Novartis: Fatturazione Elettronica a norma di
legge

Novartis è una multinazionale svizzera attiva nella produzione
di farmaci, presente in Italia con tre divisioni e tre siti
produttivi in cui si realizzano farmaci, vaccini e principi
attivi. Il Fatturato di Novartis in Italia, escludendo la quota
di fatture intragruppo, si ripartisce in maniera pressoché
equa tra clienti ospedalieri (leggermente predominanti) e
distributori. Una quota meno rilevante delle vendite avviene
verso le farmacie. Novartis, storicamente molto interessata al
tema dell’integrazione, è tra i produttori-pilota che
hanno avviato lo scambio di fatture elettroniche a norma con
alcuni distributori del farmaco. Attraverso il provider
individuato dal Consorzio di filiera, Novartis gestisce tutta
la propria fatturazione attiva, secondo una soluzione
multicanale che consente anche l’invio di fatture
elettroniche a norma. Attualmente questo tipo di relazione è
instaurata solo verso un paio di clienti, cui Novartis invia
circa il 4% delle proprie fatture attive, ma negli obiettivi
dell’azienda vi è una decisa estensione
dell’utilizzo della Fatturazione Elettronica: a tutti i
clienti, che al momento si dimostrano poco interessati, è
stata inviata una comunicazione specifica, con
l’obiettivo di fare cogliere le opportunità offerte dal
nuovo sistema. Nel contempo, l’azienda ha cercato di
garantirsi la possibilità, tramite opportuni software di
traduzione, di integrarsi con i clienti in base alle loro
specifiche necessità. Un ulteriore sviluppo futuro, secondo
Novartis, sarà l’integrazione della fatturazione con la
gestione degli incassi, oggi gestita come un processo a sé e
per questo molto onerosa.


Il caso Scame Parre: gestione integrata del Ciclo
dell’Ordine

Scame Parre, fondata in provincia di Bergamo nel 1963, è un
importante produttore di materiale elettrico che oggi gestisce,
nel mondo, un Gruppo di 15 società partecipate e collegate.
Scame Parre produce oltre 10.000 articoli che coprono una varia
gamma di componenti e sistemi per impianti elettrici destinati
al settore civile, terziario e industriale, esportati in oltre
80 Paesi distribuiti nei 5 continenti. Fin dai primi anni
’90, Scame Parre ha collaborato attivamente alla
definizione e alla diffusione dello standard EDI di filiera.
Oggi l’utilizzo dell’EDI nella relazione con i
distributori è molto forte presso Scame Parre: il 42% delle
righe d’ordine, il 40% delle conferme d’ordine
(inviate esclusivamente a chi emette ordini via EDI), circa il
50% degli avvisi di spedizione e il 70% delle fatture (cioè
tutte le fatture indirizzate ai consorzi d’acquisto e ai
grandi grossisti) sono trasmessi via EDI. Scame Parre, inoltre,
ha interfacciato il proprio gestionale con i vari software di
remote banking delle banche di cui è cliente, riuscendo a
integrare, parzialmente, anche l’attività di verifica
dello stato dei pagamenti. L’attenzione dell’azienda
verso il tema dell’Integrazione del Ciclo dell’Ordine
è molto forte e Scame Parre cerca di favorirne la diffusione
presso i propri clienti: per cercare di incrementare il numero
di ordini ricevuti in modalità elettronica, l’azienda
offre consegne in tempi più rapidi ai clienti che utilizzano
questa soluzione.

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