La conservazione sostitutiva consente di archiviare con un orizzonte temporale di anni documenti in formato elettronico invece che cartaceo.
Questa modalità di conservazione e archiviazione sostitutiva fatture è ben definita dalla legge e richiede di seguire alcuni passi formali (in gran parte, accortezze di processo automatizzabili, una volta definite).
Poiché il documento del ciclo dell’ordine più importante da conservare è la fattura, gli analisti dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione hanno stilato un elenco dei 5 principali step da seguire per la conservazione sostitutiva delle fatture. Questi consigli fanno parte di una più articolata pubblicazione digitale – il Quaderno del Fare – che illustra, tramite una serie di domande e risposte, come “fare” fatturazione elettronica.
Ecco i passi principali per la conservazione sostitutiva fatture:
Step 0 – Le fatture da cui partire
Per quanto riguarda il “ricevente” il documento fattura “passiva” può essere ricevuto in formato cartaceo (in tal caso, per poterlo dematerializzare, andrà prima scansionato) o in formati elettronici, strutturati (direttamente “leggibili” da parte dei sistemi informativi) o non strutturati (file immagine). Per quanto riguarda l’emittente è invece tutto più semplice: il documento fattura “attiva”, infatti, è praticamente sempre generato da un sistema informativo.
Step 1 – La firma digitale
Sul documento elettronico da conservare (come anticipato, la fattura “attiva” è un file prodotto internamente, la fattura “passiva” è un file ricevuto in elettronico oppure un file che deriva da una scansione dal cartaceo) viene apposta una firma digitale. Se la fattura “passiva” è firmata all’origine, non occorre firmarla nuovamente.
Step 2 – L’indicizzazione
Al documento elettronico viene associato un subset di dati (n° fattura, partita IVA e via dicendo), che consentono di “indicizzare” il singolo documento (e di effettuare successive ricerche nell’archivio).
Step 3 – Il lotto di conservazione
La singola fattura entra a far parte di un “lotto di conservazione”, che raggruppa anche un gran numero di fatture (per esempio, tutte quelle di un determinato periodo) assicurando di garantire sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d’imposta (per esempio, tra le fatture n° 12 e n° 15 devono necessariamente essere presenti la n° 13 e la n° 14).
Step 4 – La chiusura del lotto con marca temporale e firma
I lotti di conservazione vengono marcati temporalmente (la marca temporale si appone collegandosi con il sistema esterno di una Certification Authority e sancisce il momento esatto in cui avviene l’operazione di marcatura) e vengono firmati digitalmente apponendo la firma digitale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. In questo modo, i lotti di conservazione sono “cristallizzati” e non potranno più essere modificati.
Una volta completato questo percorso di archiviazione elettronica fatture, i lotti vengono conservati secondo le durate previste dalle disposizioni normative (per le fatture, 10 anni). È inoltre obbligatorio, per chi fa conservazione sostitutiva, trasmettere annualmente all’Agenzia delle Entrate una comunicazione specifica, contenente l’impronta e la marca temporale dell’archivio di conservazione.
