Pochissimi giorni fa, il 6 giugno, è scattato l’obbligo per i fornitori della PA di emettere fatture solo digitali verso gli enti centrali. Le fasi del processo normato prevedono predisposizione e verifica della fattura, firma digitale, invio, dialogo con il sistema d’interscambio (SdI) gestito da Sogei, e inoltro al sistema di conservazione. Tra i fornitori software che supportano tale processo, Ifin Sistemi si distingue con Invoice Channel, soluzione definita “a impatto zero” per la flessibilità nell’integrarsi con i sistemi gestionali, la semplicità d’uso e l’estensione alla conservazione digitale.
Per la predisposizione e verifica, Invoice Channel può connettersi a qualsiasi gestionale, ricevendo file Xml già in “formato Sogei” su cui esegue controlli d’integrità e correttezza, o anche file di altri tipi. «Un grande problema per i fornitori della PA – spiega Antonio Taschin, IT Manager di Ifin Sistemi (nella foto) – è che Sogei richiede informazioni, per esempio sull’ordine o sulla gara, che nelle fatture pdf di solito non ci sono. Modificare ad hoc il sistema fatturante però è oneroso, specie per chi gestisce flussi di fatturazione verso Paesi esteri».
Per questo Invoice Channel può ricevere pdf, testi o flussi d’altro tipo, e con la funzione Ifin Translate comporre in automatico un Xml standard Sogei. E se mancano informazioni, tramite l’interfaccia web di Invoice Channel l’utente può compilare a mano le voci corrispondenti, o si può definire un automatismo per il completamento. Per l’apposizione della Firma, Invoice Channel supporta l’uso della firma digitale locale, remota e massiva di qualsiasi Certification Authority accreditata presso AgID, interagendo con i più recenti sistemi di firma HSM e Smart Card e controllando la validità del certificato.
Nel dialogo con il SdI poi Invoice Channel gestisce invii, ricevute di consegna e notifiche d’accettazione o scarto, e nei 15 giorni fissati dalla legge per la verifica della fattura monitora l’evoluzione dell’iter, notificando esiti e modifiche al produttore del documento. «È importante anche la capacità di supportare diversi canali di comunicazione con Sogei: la nostra soluzione permette l’invio via web services o via ftp. C’è infatti un limite per le dimensioni dei file spedibili via web services: chi deve accludere alla fattura documenti pdf, e inviare quindi grandi file Xml, può farlo via ftp». Quanto alle notifiche, l’utente può vedere sull’interfaccia web di Invoice Channel le fatture di sua competenza, il loro stato e le risposte di Sogei, e fare ricerche mirate, download, e interventi manuali. Oppure può riceverle via email, o direttamente nel sistema fatturante, previo interfacciamento tramite web services.
Infine la legge impone di portare le fatture digitali in conservazione: «Qui entra in gioco Legal Archive, soluzione Ifin integrata nativamente con Invoice Channel – conclude Taschin –: è conforme agli standard OAIS, Dublin Core, UNI SiNCRO, e quindi alle regole tecniche emanate in marzo, e garantisce integrità, affidabilità, e reperibilità nel tempo delle fatture digitali».
