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Interviste

Innovazione nella Supply Chain del farmaco – Intervista a Stefano Novaresi, Direttore Centrale Operations Gruppo Comifar Vice Presidente Consorzio Dafne

La filiera della distribuzione farmaceutica è tra le più avanzate per integrazione, efficienza, tempestività e trasparenza, riuscendo a conciliare le esigenze di controllo della spesa con quelle di disponibilità e sicurezza per i cittadini.Ne parliamo con Stefano Novaresi, Direttore Centrale Operations del Gruppo Comifar, distributore che rifornisce just in time gran parte delle oltre 17mila farmacie italiane, e Vice Presidente del Consorzio Dafne

15 Lug 2011

Stefano Novaresi è uno dei massimi esperti italiani di Supply Chain Management nel settore farmaceutico. Ingegnere laureato al Politecnico di Milano nel 1990, si è successivamente specializzato presso la SDA Bocconi di Milano e l’Ashridge Business School di Londra, e ha in seguito maturato una lunga esperienza sul campo, ricoprendo tra l’altro incarichi di rilievo in AILOG (Associazione Italiana di Logistica e Supply Chain Management), di cui è stato Vice Presidente, nel Comitato Tecnico del GIRP (Groupement International de la Répartition Pharmaceutique – Brussels) e nel Consiglio Direttivo di AD F, Associazione Distributori Farmaceutici.

Dal 1998 è Direttore Centrale Operations e membro del Management Board del Gruppo Comifar, principale distributore farmaceutico italiano, dove è entrato nel 1991. Nel suo incarico attuale ha la responsabilità a livello nazionale delle Operations comprendenti Logistica, Approvvigionamenti e Stock Management, Servizi e Acquisti generali, Innovazione, Qualità, Safety e Security. In altre parole, Novaresi gestisce la macchina operativa dell’azienda, che si avvale di 28 unità distributive dislocate in tutta Italia per svolgere quotidianamente il servizio di consegna just in time ad oltre 13mila farmacie (sono quasi 18mila in tutta Italia), anche più volte al giorno, con un numero di consegne giornaliere che supera le 22mila. Un servizio di grande rilevanza per la salute, di cui tutti noi usufruiamo inconsapevolmente quando in farmacia chiediamo un farmaco che, se non presente in quel momento, ci viene reso disponibile in poche ore dalla richiesta.

Ingegner Novaresi, qual è il ruolo di un distributore farmaceutico come il Gruppo Comifar nel sistema sanitario e in particolare nella filiera del farmaco?

Il Gruppo Comifar svolgendo l’attività di “grossista farmaceutico”, oltre a fornire numerosi servizi a supporto dell’esercizio professionale del farmacista, garantisce alle farmacie italiane un affidabile servizio just in time, ovvero è in grado di evadere gli ordini nel giro di poche ore (da 1 a 3 per le consegne svolte nella stessa giornata), gestendo un rilevante numero di referenze che sfiora le 100mila unità. In tutti i processi aziendali, sia all’interno che nella relazione con i business partner, l’utilizzo della tecnologia è molto spinto, al fine di ottenere elevati gradi di efficienza ma anche di accuratezza: offriamo performance molto elevate e livelli di errore bassissimi grazie agli alti livelli di automazione delle nostre unità distributive. In aggiunta, sempre grazie all’utilizzo di sistemi ICT all’avanguardia, rendiamo disponibili alle farmacie una serie di servizi per lo svolgimento della loro attività: si pensi per esempio ai canali telematici che permettono scambi informativi veloci o ai sistemi per rendere visibile la disponibilità prodotti e la gamma gestita piuttosto che le informazioni a carattere normativo relativamente ai prodotti venduti, etc.

La filiera distributiva del farmaco è a tutti gli effetti parte integrante del Sistema Sanitario Nazionale e nella Sanità l’obiettivo – estremamente ambizioso e delicato – è garantire il benessere e la salute di tutti noi, senza però trascurare che si tratta di una vera e propria industry con una rilevanza economica notevole ove quindi la gestione degli aspetti economico finanziari è altrettanto rilevante: la spesa sanitaria in Italia supera i 100 miliardi di euro l’anno, e 12 miliardi di euro l’anno riguardano la spesa farmaceutica convenzionata ovvero quella a carico del Sistema Sanitario Nazionale. Il mercato farmacia assume una dimensione che è poco più del doppio con un sellout di 25 miliardi di euro.

Quanta importanza riveste l’ICT per la sicurezza e tempestività del servizio?

Le tecnologie ICT nell’ambito della distribuzione farmaceutica, e ancora di più nell’area della Sanità in generale, rappresentano uno strumento formidabile per porre al centro il paziente e dare supporto in termini di connettività, velocità, robustezza, conservazione dei dati e gestione della privacy, in ambiti che sembrano slegati tra di loro, ma che in realtà sono diverse facce di un sistema che si sta delineando in chiave operativa: dalla gestione documentale nei cicli logistico/commerciale/ amministrativo alla tele diagnostica alla telemedicina fino alla digitalizzazione delle cartelle cliniche e del fascicolo sanitario. Nella filiera del farmaco l’ICT fornisce un importante supporto per garantire l’efficienza, la trasparenza e la tracciatura dei flussi, un aspetto rilevante anche per la garanzia dell’appropriatezza, ovvero della correttezza delle somministrazioni e quindi la farmacovigilanza, e per il controllo anti frode e contraffazione, poiché gli interessi economici in gioco sono elevatissimi e i farmaci possono essere oltremodo pericolosi se non gestiti correttamente. Si devono fare i conti con spinte per certi versi opposte: da un lato l’attenzione al business, che punta naturalmente verso un aumento dei volumi venduti, dall’altro la gestione sempre più oculata dei budget di spesa sanitaria ed anche la salvaguardia dei pazienti tenendo conto delle valutazioni di tipo clinico e provvedendo ai già citati strumenti di farmacovigilanza. È comunque importante sottolineare che in Italia il sistema di distribuzione dei farmaci è tra i più regolati ed i più efficienti d’Europa, e infatti il problema dei farmaci contraffatti è veramente basso, tendente a zero, a differenza di quanto avviene invece in Paesi meno avanzati ove tale aspetto risulta essere ancora una piaga da sanare.

L’ICT svolge poi un ruolo determinante per tenere sotto controllo tutte le componenti finanziarie che caratterizzano un business veloce, con volumi elevati. Nel caso del distributore intermedio, che acquista e rivende prodotti farmaceutici e parafarmaceutici, la gestione ottimale dei processi di approvvigionamento, di acquisto dai produttori e di vendita ai clienti è un fattore competitivo fondamentale per gestire in modo ottimale il capitale circolante e per operare in un settore altamente competitivo ove non esiste una esclusiva di prodotto, ma vige una competizione basata su elementi di servizio ed elementi commerciali. I sistemi informativi devono essere quindi sufficientemente potenti per gestire, nel caso di Comifar, ad esempio oltre il milione di righe d’ordine che quotidianamente riceviamo secondo “ondate” che si concentrano in porzioni ridotte della giornata, in concomitanza con la chiusura delle farmacie. Abbiamo perciò bisogno di sistemi in grado di elaborare velocemente questi volumi in ingresso caratterizzati da notevoli picchi e dare viceversa delle risposte immediate ai sistemi informatici dei nostri clienti.

Qual è stato il percorso di innovazione nella filiera farmaceutica, in Italia e nei Paesi più avanzati?

Nell’utilizzo delle tecnologie informatiche le farmacie ed i grossiti farmaceutici in Italia sono stati dei veri e propri precursori. Sin dalla metà degli anni ottanta erano in grado di colloquiare tra loro, attraverso sistemi telematici, gestendo in maniera immediata ed automatica gli ordini inviati ai centri distributivi per la successiva consegna. Il servizio ora è ancora più veloce e si è complicato per il costante aumento delle referenze trattate e dei servizi fruibili grazie ai web services. Con l’avvento di Internet è stato possibile semplificare la connettività, aumentando la quantità delle informazioni scambiate e quindi la fruizione delle stesse.

Sempre più nel corso degli anni, infatti, ha prepotentemente trovato conferma la necessità di gestire in maniera automatizzata non solo il ciclo logistico-commerciale, ma anche tutta quella mole di informazioni che oggi sono indispensabili per lo svolgimento delle attività delle farmacie, che sono diventate dei veri e propri presidi a supporto della salute e del benessere del cittadino garantendo, grazie alla loro capillare distribuzione territoriale, il presidio del territorio configurandosi talvolta come il primo punto di consulto in caso di piccoli disturbi di salute. Solo con l’utilizzo di database, piattaforme informatiche e di connettività altamente professionali e qualificati è possibile supportare l’erogazione di un servizio soddisfacente e di qualità, in uno scenario che sempre più vede la farmacia come attore erogatore di “servizi” e non solo come punto di distribuzione del farmaco.

Lei ha partecipato attivamente ai lavori del Consorzio Dafne, di cui è Vice Presidente, che ha avuto un ruolo importante nella Supply Chain farmaceutica creando collegamenti telematici diretti e standard condivisi per la collaborazione tra Industria Farmaceutica e Distribuzione Intermedia. Qual è la situazione attuale?

Il processo di automazione dell’ordine del farmaco è stato accompagnato anche, e necessariamente, da un miglioramento della comunicazione a monte con i fornitori, ovvero le case farmaceutiche e i produttori di parafarmaci. È qui che gioca un ruolo di primo piano il Consorzio Dafne, comunità operativa B2b, nata nei primi anni novanta, con l’obiettivo di creare e sviluppare progetti di reciproco interesse e promuovere partnership tra tutti gli altri attori della Supply Chain farmaceutica, attraverso l’integrazione e lo scambio di flussi informativi in un linguaggio comune. Ad oggi la comunità in Italia è seconda solo all’automotive, con un transato di oltre 25miliardi di euro, al Consorzio appartengono 64 aziende farmaceutiche che rappresentano oltre il 96% del mercato di riferimento, la quasi totalità degli oltre 100 distributori intermedi e 33 depositari – ovvero gli operatori della Logistica Primaria – in veste di partner.

Se il primo ambito di progettualità nei primi anni 90 è stato il ciclo dell’ordine nelle sue componenti di “ordine” e “conferma d’ordine”, successivamente grazie ai progetti che mi vedono quale project leader ovvero “Logistica Collaborativa” e “Fatturazione Elettronica”, quest’ultimo in collaborazione con Intesa Sanpaolo, si è allargato il focus ampliando la dimensione della collaborazione per quanto concerne il ciclo logistico commerciale aggiungendo “DDT” elettronico e “Notifica di Ricezione merci” e a partire dal 2008 con l’attivazione delle prime aziende – ancora poche a onor del vero – operanti in regime di fatturazione elettronica a norma. Il Consorzio Dafne offre agli attori della filiera l’opportunità di dematerializzare l’intero ciclo dell’ordine, dall’invio del documento ordine fino al pagamento ottenendo consistenti vantaggi. Secondo le stime dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica, i benefici per un’azienda che si integra, a partire da una situazione di gestione dei documenti in maniera tradizionale, sono pari a una riduzione media del 70% dei costi totali del ciclo, che includono la manodopera, la trasmissione, i materiali e lo spazio. È importante notare che questi progetti si rivolgono non solo al rapporto tra produttori-depositari e grossisti, ma anche al mondo della sanità pubblica ovvero gli ospedali.

Un’iniziativa rilevante per la filiera è il progetto di logistica collaborativa. Di cosa si tratta?

Nei primi Anni novanta le uniche documentazioni informatiche disponibili erano l’ordine e la conferma d’ordine. Visti i volumi della documentazione, intorno al 2005 è stato avviato il progetto di logistica collaborativa che ha completato il ciclo con le bolle elettroniche e le notifiche di ricevimento merce, per raggiungere una maggiore efficienza degli scambi, eliminando le inaccuratezze e le attività manuali, rendendo così disponibili le informazioni in maniera automatizzata e compatibile con i sistemi di gestione aziendale. Il progetto ha anche permesso di sistematizzare la raccolta degli indicatori per la misurazione del livello di servizio dei logistic provider e dei trasportatori, che spesso è alla base dei corrispettivi che vengono pagati. Oggi il 60% dei volumi transitano verso i distributori intermedi attraverso l’invio elettronico della bolla. Il progetto non si rivolge solo ai distributori intermedi ma anche agli ospedali che hanno a loro volta la necessità di gestire i propri cicli di approvvigionamento. Anche gli enti ospedalieri hanno infatti l’opportunità di trasmettere ordini e ricevere conferme d’ordine, DDT e fatture in formato elettronico standard (secondo uno dei protocolli Dafne). Sono oggi 85 fra Regioni, Aree Vaste, ASL e Aziende ospedaliere gli enti attivi nello scambio informativo con le aziende del Consorzio aderenti al progetto. Come ogni innovazione la sua introduzione è stata accolta da un iniziale scetticismo: abbiamo lavorato e continuiamo a lavorare per cambiare le condotte aziendali e convincere dell’effettivo valore della nuova soluzione attraverso esempi pratici di implementazione.

Dafne si è anche avventurata nell’ottimizzazione del ciclo amministrativo con il progetto di fatturazione elettronica. Qual è la situazione attuale?

Siamo partiti nel 2008 con una soluzione di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva in collaborazione con Intesa Sanpaolo, tra i primi implementatori il Gruppo Comifar e Novartis, e oggi abbiamo 6 aziende attive in regime di fatturazione elettronica a norma di legge ( la fattura rimane dematerializzata per tutto il suo ciclo di vita) e altre 5/6 in progress. L’ostacolo che viene spesso richiamato quale freno all’adozione di queste buone pratiche è l’attesa della definizione di un quadro normativo italiano, il cosiddetto decreto attuativo tanto atteso, e la necessità di avere una spinta a livello di PA centrale che purtroppo ancora manca. Il settore farmaceutico infatti è molto legato alla Pubblica Amministrazione e sicuramente un intervento normativo darebbe un grande impulso alla fatturazione elettronica. La spinta ci auspichiamo possa venire anche dal recente lavoro che Dafne sta svolgendo con i partner per rendere disponibili funzionalità aggiuntive innovative: la fatturazione elettronica diviene elemento necessario per accedere per esempio ai servizi di riconciliazione automatica nei sistemi di pagamento/incasso e al bonifico XML a iniziativa del beneficiario. In un quadro d’insieme è opportuno vedere la fatturazione elettronica quale elemento all’interno di servizi di Financial Value Chain ancora oggi poco presenti e sicuramente poco percepiti dalle imprese italiane.

Nel passato avete sperimentato l’impiego delle tecnologie di identificazione in radiofrequenza con la collaborazione dell’RFId Solution Center del Politecnico di Milano. Quali sono oggi le prospettive di impiego di queste tecnologie nella filiera del farmaco?

Le tecnologie di identificazione tramite radiofrequenza, seppur utilizzate ancora limitatamente in ambito farmaceutico, risultano essere estremamente promettenti. Ne abbiamo esplorato l’utilizzo con due test svolti alla fine del 2007 e alla fine del 2008. La prima sperimentazione ha previsto l’applicazione di tag RFId alle confezioni secondarie dei farmaci, sui cartoni che contenevano i prodotti, per verificare gli ambiti in cui l’identificazione di prodotto era possibile, anche in considerazione del fatto che alcuni farmaci sono liquidi e che i blister contengono alluminio. La nostra intenzione era vedere dove effettivamente la tecnologia è applicabile per aumentare le efficienze almeno in una parte del processo. Ci siamo focalizzati sulle fasi di ingresso e controllo delle merci e abbiamo riscontrato valori assolutamente significativi di affidabilità, e questo ci ha portato alla seconda sperimentazione che ha messo alla prova lo scambio reale tra un nostro fornitore tramite il suo depositario, e un nostro magazzino nel processo di consegna merci. I risultati ottenuti sono stati incoraggianti sia in termini di affidabilità sia di benefici raggiungibili in termini di re-design di processo con i relativi saving nell’ordine del 90%!

Anche se non è stato sufficiente a convincere la community a operare in questo senso, visto che il test è rimasto tale, la tecnologia RFId resta forse l’unica modalità con cui poter fare una tracciatura puntuale su processi così veloci come quelli del farmaco nei suoi vari passaggi compreso quindi quello del grossista: non escludo la possibilità di future nuove collaborazioni con RFid Center.

Da sapere

Il Gruppo Comifar

Il Gruppo Comifar è il principale operatore della distribuzione farmaceutica italiana, con una quota di mercato di oltre il 21%. Offre un servizio di elevata qualità alle oltre 13.000 farmacie clienti, quotidianamente e più volte al giorno, con un numero di consegne giornaliere che supera le 22mila.

Nato da una storica azienda milanese fondata nel 1944, “Comifar”, il Gruppo ha vissuto una significativa crescita con l’ingresso nel 1996 del capitale di Phoenix, principale gruppo europeo di matrice tedesca che opera nella distribuzione farmaceutica. A partire da questa data infatti si sono susseguite una serie di acquisizioni e oggi il Gruppo è composto oltre che da Comifar Distribuzione anche da Grossfarma, Difarma, Spem, Farcopa e AFAM. Può contare su 28 unità distributive collocate capillarmente su tutto il territorio nazionale, circa 100.000 referenze gestite, oltre 2500 collaboratori e un fatturato annuo di 2,6 miliardi di euro.

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