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Tecnologia sul campo

I vantaggi della digitalizzazione per i notai

Grazie alle procedure telematiche, si può stipulare un atto e immediatamente dopo fare registrazione e voltura. Entro la stessa giornata, l’atto è trascritto nel pubblico registro ovunque sia in Italia. Ai vantaggi della rapidità si legano i benefici in termini di sicurezza delle informazioni.

16 Ott 2012

Alessandro Longo

Tra settembre e ottobre ci sono stati due importanti passi verso la completa digitalizzazione del lavoro dei notai, categoria già all’avanguardia su questo cammino in Italia.

Dal 15 ottobre viene eseguita in via telematica la voltura degli atti per cambiare l’intestazione catastale dei beni immobili di proprietà di società giuridiche (società per azioni, cooperative, consorzi).

Dal 19 settembre i notai possono invece trasmettere per via telematica il titolo delle formalità ipotecarie a tutti gli uffici italiani.

Quest’ultima cosa prima era possibile in via sperimentale solo in alcune regioni. Adesso in tutte, quindi, anche se l’uso della via telematica resta facoltativo.

Una volta eseguita la formalità, l’Agenzia del Territorio restituisce al notaio (sempre in modo telematico) un certificato (con firma qualificata del responsabile del servizio) che ne attesta l’avvenuta certificazione.

Se il servizio telematico non funziona bene in quel momento, i notai possono richiedere la formalità all’ufficio competente presentando copia cartacea dell’atto notarile, conforme all’originale.

«Sono novità che si iscrivono in un percorso partito già negli anni ’80, quando la nostra categoria ha cominciato a informatizzarsi. Ma, più di recente, diciamo che da 10 anni stiamo adottando seriamente la modalità telematica», dice Eugenio Stucchi, notaio esperto di questi temi.

«Già dal 2000 facciamo volture catastali in via telematica. Tuttavia, non era obbligatorio aggiornare anche le intestazioni catastali degli immobili di proprietà della società; anche se di prassi quasi tutti lo facevano, già telematicamente. La novità è quindi che dal 15 ottobre diventa obbligatorio, per ragioni di ordine e esattezza del catasto».

«Per la trasmissione alle banche dati catastali ricorriamo all’invio unico dell’atto in digitale. La registrazione, la voltura, la trascrizione nei riguardi degli immobili sono tutte fatte quindi con un solo invio».

«Abbiamo automatizzato l’accesso alle conservatorie. Vi accedono anche gli avvocati, ma solo i notai al momento lo fanno con firma digitale. Siamo quindi avvantaggiati, dalle norme, perché con la firma possiamo depositare in tempo reale l’atto, a differenza degli avvocati. Si crea così un’asimmetria, che in certi casi ha effetti notevoli evidenti. Per esempio, potremmo depositare subito l’atto di un immobile. Anticiperemmo quindi un avvocato che invece volesse fare un pignoramento dello stesso immobile».


I benefici delle tecnologie digitali
Esempio calzante, perché dimostra uno dei benefici più importanti dell’IT per un notaio: la velocità. Il che poi diventa anche un vantaggio competitivo rispetto a chi non usa affatto o appieno, la modalità telematica.

«Posso fare un atto ora e un minuto dopo lo registro e volturo. Entro le ore 12 del giorno stesso è trascritto nel pubblico registro ovunque sia in Italia», spiega Stucchi. «La velocità è connessa a un altro vantaggio: la sicurezza», aggiunge. Ipotizziamo infatti che il notaio utilizzi il vecchio modo per trascrivere un atto: dovrebbe mandare il documento cartaceo per posta.

«Significa che faccio la stipula oggi, per l’acquisto immobile, e la trascrizione avviene tra dieci giorni o anche più, a seconda di dov’è l’ufficio competente». «Se in questo periodo il venditore subisce un pignoramento o, disonesto, fa una doppia vendita, sono problemi per il mio cliente. Con la modalità telematica i tempi si riducono a poche ore, tra stipula e trascrizione: il cliente è molto più protetto, quindi».

«La modalità telematica ci permette insomma di dare un servizio migliore e alla PA di ridurre i costi». Ma lo studio del notaio pure li riduce, grazie al digitale? «Sì, i costi sono inferiori, ma comunque ci sono: per comprare e gestire le apparecchiature; per fare la formazione. Diciamo che da questo punto di vista il vantaggio principale è che con il digitale si lavora meglio e quindi la produttività è aumentata».

Stucchi ha in studio apparati di firma digitale e server che gestiscono il database interno; i software gestionali per preparare l’atto, per la fatturazione e altre funzioni. «Alcuni notai fanno già queste cose in cloud. Altri hanno inoltre la tecnologia per la “conservazione sostitutiva” che permette di riversare la carta in bit mantenendone la conformità di legge. Richiede un’infrastruttura centralizzata sul Notartel, la rete dei notai».

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