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Approfondimenti

I benefici della fatturazione elettronica per le imprese

L’integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine apporta vantaggi consistenti, in termini di costi, accuratezza e tempestività, che ripagano ampiamente gli investimenti necessari per conseguirli. Così, processi “tartaruga” diventano finalmente “scattanti”.

01 Mag 2010
Intorno al tema della “fatturazione elettronica” si
è concentrato in questi ultimi anni un fortissimo interesse da
parte di soggetti appartenenti a categorie anche piuttosto
lontane tra loro e che hanno trovato in esso un punto di
contatto. Citando solo i principali attori, sul tema risultano a
vario titolo coinvolti:

  • il mondo delle imprese – in molti casi
    rappresentato dalle associazioni di filiera o di categoria
    – che intravede la possibilità di dare finalmente
    volano e massa critica a quei progetti di integrazione di
    filiera che in tanti anni (o decenni) di EDI non sono
    riusciti a “decollare”, ma che nel contempo teme
    di subire scelte di sistema imposte dalla Pubblica
    Amministrazione o dal più coeso sistema bancario;
  • il sistema bancario, che forte degli
    investimenti in infrastrutture di integrazione
    “interna” (la rete interbancaria) si propone per
    fornire nuovi servizi di integrazione “esterna”
    (tra aziende e banche e tra aziende) al mondo delle imprese;
  • la Pubblica Amministrazione, che nel
    percorso verso la dematerializzazione dei processi e la
    trasparenza vede nella fatturazione elettronica un passo
    fondamentale, oltre che uno strumento utile più in generale
    al sistema Paese;
  • la filiera dei fornitori di tecnologia e
    servizi,
    che vede una significativa opportunità di
    “sdoganare” tutto un repertorio di competenze e
    soluzioni fino a poco tempo fa considerate come complesse,
    costose e di dubbio valore e portarle finalmente sul mercato
    con la giusta “dignità”;
  • i professionisti, dai manager aziendali
    – nelle aree dell’IT, dell’amministrazione
    e della finanza, del commerciale e del customer service,
    della logistica e della supply chain – ai dottori
    commercialisti, avvocati e notai, che intravedono in questa
    tematica un’opportunità di crescita delle proprie
    competenze, ma nel contempo la minaccia di un cambiamento
    significativo del proprio ruolo.


Tentiamo quindi di capire il perché di questo crescente
interesse verso un tema che se non analizzato nella sua piena
potenzialità rischierebbe di rimanere, come lo è stato per
molto tempo, in una nicchia del sistema economico. Vi sono due
accezioni principali con cui è possibile riferirsi al tema della
fatturazione elettronica (cfr. Figura 1):

  • la fatturazione elettronica
    “in senso stretto”, cioè tutte
    quelle soluzioni volte a digitalizzare e automatiz zare il
    processo che va dalla creazione della fattura
    all’archiviazione e alla sua eventuale messa a
    disposizione a fronte di esigenze gestionali;
  • la fatturazione elettronica “in senso
    ampio”
    come paradigma dell’integrazione
    e dematerializzazione del ciclo
    ordine-consegna-fatturazione-pagamento (o ciclo
    dell’ordine per semplicità), allargando in questo caso
    il dominio di analisi all’intero processo
    logistico-commerciale e amministrativo-finanziario –
    dalla creazione dell’ordine alla verifica dei pagamenti
    con le annesse riconciliazioni.

La seconda accezione, anche se potrebbe apparire un allargamento
dell’orizzonte per certi versi arbitrario, costituisce in
realtà il più corretto riferimento concettuale per affrontare
anche i modelli di fatturazione elettronica in senso stretto. La
fatturazione è infatti un’attività che viene alimentata e
che a sua volta alimenta le altre attività del ciclo
dell’ordine. In questa prospettiva, voler esaminare la
fatturazione come attività a sé sarebbe come voler esaminare
una qualsiasi attività aziendale avulsa dal processo di cui è
parte, fatto che porta, nella migliore delle ipotesi, a
un’ottimizzazione locale perdendo di vista le naturali
connessioni con il resto del sistema, trascurando benefici e
implicazioni organizzative rilevanti. L’accezione della
fatturazione elettronica in senso più ampio ha profonde
implicazioni organizzative:

  • la prospettiva della collaborazione tra
    organizzazioni
    in base alla quale la capacità di
    creare valore all’interno della singola organizzazione
    dipende molto dalle azioni dei propri partner commerciali
    (clienti o fornitori) o fornitori di servizi (es. il sistema
    bancario);
  • la prospettiva dell’integrazione
    “orizzontale” tra le fasi del ciclo

    dell’ordine, processo articolato e complesso, in base
    alla quale la capacità di creare valore dipende
    dall’eliminazione delle attività a basso valore e dal
    miglioramento delle prestazioni nei punti di interfaccia tra
    fasi (ad esempio nelle attività di riconciliazione tra
    documenti propri delle diverse fasi);
  • la prospettiva dell’integrazione
    “verticale” tra le attività di interfaccia –
    quali ad esempio lo scambio documentale con clienti e fornitori
    – e le attività “interne” alle
    organizzazioni – quali ad esempio il trasferimento delle
    informazioni nel proprio sistema gestionale e la condivisione
    delle stesse – in base alla quale la creazione di valore
    dipende dalla capacità di collegare senza soluzione di
    continuità le attività di interfaccia e le attività interne.


In questa triplice prospettiva la fatturazione elettronica può
realmente rappresentare quell’elemento fondamentale di
congiunzione senza il quale l’integrazione del ciclo non si
sostiene. Ma su cosa poggia esattamente il forte interesse che si
sta concentrando sul tema della fatturazione elettronica? Quale
il valore che può derivare da progetti di fatturazione
elettronica? Sono queste questioni fondamentali per portare il
tema all’attenzione dei vertici delle organizzazioni e
delle istituzioni e indurli a mettere in gioco la loro forza per
superare le inerzie organizzative associate
all’introduzione di queste soluzioni. Vi sono
essenzialmente fonti di valore dirette e diverse fonti indirette.
Le fonti di valore dirette hanno a che fare con il miglioramento
delle due principali classi di prestazioni del ciclo
ordine-pagamento, o di sue porzioni:

  • l’efficienza o produttività del
    ciclo
    , misurata in termini di risorse –
    personale, spazio, carta, servizi postali, ecc. –
    impiegate per ciclo (ossia per portare un ordine o una
    fattura dalla sua emissione al suo pagamento);
  • l’efficacia del ciclo, misurata in
    termini di accuratezza e tempestività del ciclo stesso.


Ridurre il costo del ciclo dell’ordine, o di sue porzioni,
passa attraverso l’eliminazione di attività a basso valore
aggiunto, quali ad esempio l’inserimento a sistema dei dati
di un documento cartaceo, o le riconciliazioni manuali tra
documenti. Come ampiamente dimostrato dalle ricerche
dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di
Milano (www.osservatori.net) analizzando la redditività di
progetti di fatturazione elettronica è emerso come il tempo di
payback sia generalmente inferiore a un anno: i benefici
risultano ampiamente superiori ai costi correnti e agli
investimenti necessari per conseguirli. L’entità dei
benefici dipende tuttavia dal livello di integrazione del
processo, ossia dal modello di fatturazione elettronica adottato.
Si può passare da un risparmio di 2-3 euro per fattura, nel caso
dei modelli di sola conservazione sostitutiva, agli 80 euro a
ciclo (cioè per ogni ordine che diviene fattura e poi
pagamento), nel caso dei modelli di integrazione e
dematerializzazione più completa. Il “valore creato”
può quindi raggiungere diverse decine di euro per ciclo e
rappresentare sino a un punto percentuale del fatturato di
un’azienda in funzione del contesto (settore e tipologia di
azienda). Considerando che in molti settori le filiere possono
essere lunghe e articolate – comprendendo quindi molteplici
relazioni cliente-fornitore nel passaggio dalle materie prime
alla distribuzione del prodotto finito – il valore che può
derivarne per gli attori della filiera e per i consumatori finali
è notevole. L’efficacia del ciclo – oltre ad avere
un impatto positivo sull’efficienza – rappresenta un
importante fattore di competitività per ciascuna azienda, e per
ciascuna filiera di aziende, nei confronti dei propri clienti,
contribuendo al miglioramento del livello di servizio percepito.
Le fonti di valore indiretto sono altrettanto importanti, anche
se difficilmente monetizzabili o quantificabili. Ne vogliamo
sottolineare una in particolare: i progetti di fatturazione
elettronica – soprattutto nell’accezione di
integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento
– costituiscono una base di collaborazione elementare tra
organizzazioni sulla quale è poi possibile innestare modelli di
collaborazione più evoluti, dal co-design alla pianificazione
collaborativa della supply chain. È esperienza diffusa che nei
settori dove si è maggiormente realizzata l’integrazione
del ciclo dell’ordine si sono poi sviluppati altri progetti
di collaborazione, a beneficio dell’intera filiera e del
consumatore finale. Il substrato culturale che sostiene i
progetti di fatturazione elettronica – l’importanza
della collaborazione di filiera, dell’integrazione e della
dematerializzazione dei processi – diviene poi mentalità
all’interno delle organizzazioni e può permeare altri
progetti anche in aree diverse. Quanto appena detto rimane valido
anche in riferimento alle PMI, per le quali l’utilizzo di
fornitori di servizi e soluzioni in outsourcing consente di
abbattere gli investimenti tecnologici iniziali e di ridurre, al
contempo, anche quelli di natura organizzativa.


L’esperienza di Nostromo


Nostromo, storico marchio ittico italiano (100 milioni di euro di
fatturato e 12 mila tonnellate all’anno distribuite) nel
2008 ha avviato un progetto di integrazione massiva dello scambio
dati con i principali clienti di ponderata. In seguito sono stati
intrapresi ambiziosi progetti di integrazione e
dematerializzazione del ciclo ordine–consegna-fatturazione
con la GDO Italiana. Nostromo scambia oggi ordini, conferme
d’ordine e fatture per un totale pari al 60% del fatturato
in Kg annuo. Parallelamente Nostromo ha portato avanti anche
un’iniziativa di integrazione verso i propri operatori
logistici – Number 1 per le conserve ittiche e Kriotrans per il
fresco – con i quali scambia via EDI i dati relativi alle
consegne. L’adozione di queste soluzioni, in generale, ha
portato un notevole miglioramento dei KPI logistici. I resi da
clienti, il co-packing e l’inventory report sono pertanto i
prossimi passi previsti per giugno 2010. La prossima sfida è
gestire il cambiamento “culturale interno”,
riorganizzando i dipartimenti che hanno subìto massivamente la
forte integrazione in atto. L’adozione di soluzioni di
integrazione EDI ha portato benefici significativi a Nostromo,
ora in grado di fornire un livello di servizio maggiore ai propri
clienti beneficiando quindi di un netto miglioramento
dell’immagine. Grazie alla consolidata esperienza in ambito
internazionale con la capo gruppo (Calvo), Nostromo ha
individuato in EDICOM il partner ideale per know-how e servizi
tecnologici offerti, tra i quali: il servizio di rete VAN, il
software EDI di traduzione, validazione, monitoring, firma
elettronica e conservazione sostitutiva (la Certification
Authority ACEDICOM rilascia certificati di firma elettronica e
marca temporale), la consulenza per l‘integrazione con SAP
e la pronta assistenza giornaliera. www.edicomgroup.com

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