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Gruppo SCM

Gruppo SCM

Gruppo SCM: affidata a un provider esterno, che riveste anche il ruolo di Responsabile della Conservazione, tutta la gestione documentale

01 Ott 2009
Il Gruppo SCM, nato nel 1952, è leader mondiale nel settore
delle macchine per la lavorazione del legno: dalle macchine
destinate all’azienda artigiana, agli impianti per la
produzione industriale di mobili e infissi. Il Gruppo SCM opera
attraverso 27 stabilimenti produttivi tutti sul territorio
italiano, 26 filiali estere, occupa 3800 persone e fattura circa
680 mln di euro. SCM Group gestisce circa 40 mila fatture attive
all’anno, ciascuna composta in media da circa 5 pagine ed
emesse dalle aree logistica degli stabilimenti di produzione.

È da molto tempo che l’Azienda ha preso in considerazione
il tema della dematerializzazione: già da 15 anni l’invio
delle fatture differite (alcune fatture sono accompagnatorie,
quindi vengono stampate e viaggiano con la merce) avviene
attraverso la terziarizzazione, facendo ricorso ad un servizio di
postalizzazione. Recentemente l’azienda, sfruttando
l’evoluzione della normativa fiscale in materia, ha
individuato un provider (Credemtel) con il quale ha avviato un
progetto di gestione documentale finalizzato a riorganizzare ed
ottimizzare, i processi legati ai documenti quali: fatture
attive, fatture passive e documenti di trasporto.

Il primo aspetto affrontato è stato quello della fatturazione
attiva partendo dall’opportunità della Fattura
Elettronica. L’azienda da inizio 2007 emette Fatture
Elettroniche che vengono consegnate al provider per la spedizione
(cartacea tramite postalizzazione) e per la conservazione
elettronica sostitutiva a norma. È il provider stesso che
riveste il ruolo di Responsabile della Conservazione per il
Gruppo SCM. Sempre sul versante del ciclo attivo l’azienda
ha velocemente iniziato a spedire, ai clienti che lo richiedono,
le fatture tramite il canale telematico: a seconda delle esigenze
del cliente è inoltrata una copia analogica da stampare (mail
con PDF in chiaro); l’azienda ha anche la possibilità,
previo consenso, una vera e propria Fattura Elettronica (P7M con
riferimento temporale). Dall’inizio del 2008 anche i
documenti di trasporto emessi da SCM Group vengono conservati in
modalità elettronica sostitutiva e agganciati alle relative
fatture: il provider riceve i documenti cartacei da scansionare
ed un file di spunta, generato dal sistema gestionale aziendale,
che contiene le informazioni di indicizzazione per ogni
documento. Da quest’anno, inoltre, l’azienda gestisce
con la stessa modalità anche la conservazione delle 60 mila
fatture passive, ad oggi archiviate su carta.

La conservazione in modalità sostitutiva dei documenti ha
permesso a SCM Group di rendere il reperimento dei documenti
molto più rapido, consentendo in ogni istante di accedere a
tutta la documentazione conservata. In precedenza, i documenti
cartacei emessi dai vari stabilimenti erano gestiti, tramite
sezionali, presso ciascun sito produttivo, rendendo di fatto
impossibile l’accesso contemporaneo a tutta la
documentazione in caso di controllo fiscale ed obbligando a
movimentare le fatture archiviate verso un centro di raccolta
unico.

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