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Produttività

Gli strumenti di collaborazione per gli studi professionali

Grazie all’utilizzo di portali Web collaborativi si possono snellire i flussi di comunicazione con i clienti e rendere più efficiente lo scambio di documenti nello studio. Ecco le principali funzionalità di queste soluzioni, fruibili anche in modalità Cloud

07 Gen 2013

redazione

Specie in una fase particolarmente critica dell’economia come quella attuale, in cui le varie organizzazioni tendono a tagliare i costi e a ridurre il più possibile l’incidenza delle diverse voci di spesa sul bilancio, gli studi professionali hanno più che mai la necessità di stimolare i loro clienti, individuando aree di funzionalità e servizi che essi possono trovare utili e validi per sviluppare il proprio business.


Gli strumenti di collaborazione via Web
A questa esigenza possono venire incontro, in particolare, alcuni innovativi strumenti di collaborazione via Web, dedicati agli studi professionali e alle associazioni di categoria. In effetti tali tool, in contesti lavorativi sempre più frenetici, consentono a studi e associazioni di aiutare i propri clienti a snellire e velocizzare il flusso di comunicazioni e documenti, facendo crescere in loro un maggior grado di soddisfazione, che poi si traduce in un più elevato livello di fidelizzazione, e quindi in una maggior probabilità, per gli studi professionali, di conservare nel tempo i livelli di compenso per le attività e i servizi forniti.

Più in particolare, questi strumenti tecnologici sono tipicamente costituiti da portali Web collaborativi, in grado di fornire agli utenti servizi attivi 24 ore su 24 per sette giorni la settimana: uno studio professionale li può mettere a disposizione delle aziende clienti, tramite una semplice connessione a Internet.


Anche in modalità Cloud
Oltre alla soluzione classica, che prevede l’installazione dei server e del software applicativo direttamente “in-house”, c’è anche la possibilità di implementare le varie applicazioni gestionali in modalità Cloud, secondo il modello SaaS (Software-as-a-Service), che consiste nel pagamento di un canone a consumo.

Avvalendosi di tale soluzione, lo studio ha il vantaggio di non dover effettuare investimenti per l’acquisto o l’aggiornamento dell’infrastruttura hardware e software necessaria, che resta a carico del fornitore del servizio, assieme alle attività di manutenzione e backup. Ciò gli consente anche di concentrarsi meglio sulle attività di consulenza e sulle iniziative a maggior valore, per ottimizzare le relazioni con i propri utenti.


Le principali funzionalità
Nello spazio del portale, fra i servizi più interessanti, vi sono quelli che consentono comode operazioni di compilazione di dati, caricamento di file in vari tipi di formato, e l’inserimento delle informazioni indispensabili (dati su oneri, familiari a carico, note, fatture, ricevute e via dicendo) per preparare le dichiarazioni e ottemperare agli adempimenti fiscali. In questo spazio, i clienti dello studio, tramite avvisi preventivi in bacheca, hanno la possibilità di inserire nei moduli, resi disponibili online nel corso dell’anno, tutti i dati necessari per la compilazione della dichiarazione dei redditi. In questo modo lo studio può acquisire direttamente le informazioni, poi importabili all’interno degli applicativi gestionali.

Altre utili operazioni di data entry possono riguardare anche la gestione giornaliera delle presenze-assenze dei dipendenti aziendali; l’aggiornamento delle loro anagrafiche, eseguibile a cura dell’impresa o degli stessi addetti; o, ancora, le eventuali modifiche sui dati dei familiari a carico dei singoli dipendenti, che servono per la successiva elaborazione dei cedolini paga.

Il portale, attraverso appositi meccanismi di controllo e tracciamento di tutte le attività di workflow, provvede poi a fornire tutti gli aggiornamenti sui dati e ad avvisare sulla disponibilità dei documenti elaborati, non appena pronti, attraverso puntuali notifiche via e-mail.

I documenti prodotti dagli applicativi gestionali, che amministrano le paghe, la contabilità, le dichiarazioni fiscali, i bilanci e quant’altro, si possono poi subito pubblicare in automatico o rendere disponibili agli utenti, in modo sicuro e nel rispetto dei principi di privacy, attraverso aree riservate sulla bacheca delle singole aziende.


I vantaggi di una connessione diretta con i clienti
In questo modo diventa possibile incrementare l’efficienza del processo di scambio dei dati fra lo studio professionale e i propri utenti, e anche ottenere una diminuzione dei tradizionali costi di consegna e ricezione dei documenti, dal momento che si ha una riduzione della quantità di carta stampata, e soprattutto di quella che le due parti si scambierebbero normalmente seguendo le procedure convenzionali.

Inoltre, avendo a disposizione uno studio virtuale sempre aperto, le aziende che utilizzano tali servizi non hanno più l’incombenza di recarsi in studio per ritirare o consegnare la documentazione, ma possono inviare il materiale, accedere ai file o scaricare i documenti desiderati, anche trovandosi in luoghi differenti e svolgendo tali operazioni in diversi momenti della giornata, con l’evidente beneficio di ottenere notevoli risparmi di tempo.

In aggiunta, sulla bacheca del portale lo studio professionale ha la facoltà di pubblicare anche news, rassegne stampa, circolari, scadenzari fiscali aggiornati con continuità.

Nello spazio Web, oltre alle informazioni quotidiane sui vari argomenti, relativi ad esempio al diritto tributario o fiscale, è anche possibile dedicare una sezione specifica alla biblioteca online, dove si possono rendere disponibili libri e monografie su temi specifici. Un’altra possibilità è di connettere il portale a sistemi e piattaforme di gestione documentale, per abilitare applicazioni di fatturazione elettronica, archiviazione e conservazione sostitutiva.

L’immediata disponibilità delle informazioni attraverso il portale Web, che funziona come uno spazio di memorizzazione e condivisione centralizzato, elimina anche l’eventualità di dover eseguire manualmente travasi di dati da un sistema a un altro, con la possibilità di commettere errori.

Nello stesso tempo, con questo modello organizzativo, le informazioni possono con facilità restare costantemente allineate fra lo studio e il proprio cliente, evitando di costringere un’impresa a modificare modalità e procedure di lavoro consolidate.

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