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Business Case

Epson Italia

Dematerializzazione completa dei documenti del ciclo ordine-pagamento grazie all’adozione del Gateway internazionale per i documenti B2b del Gruppo Tesi

19 Ott 2011

Epson Italia SpA, filiale della giapponese Seiko Epson Corporation, impiega 150 persone e ha sede a Cinisello Balsamo, in provincia di Milano. L’azienda offre una vasta gamma di prodotti per l’acquisizione delle immagini e la stampa destinati ai mercati consumer, business, della fotografia e della grafica; è inoltre uno dei principali fornitori di stampanti e terminali POS a valore aggiunto per il mercato della vendita al dettaglio, di dispositivi elettronici innovativi, nonché di robot per l’automazione industriale.

A seguito dell’adesione al consorzio Ediel, Epson ha adottato il servizio EDI di filiera – fornito da Gruppo Tesi, che è il provider di riferimento del consorzio stesso – per automatizzare in modo strutturato l’invio e la ricezione dei dati utili alla conduzione del business. A fronte della proficua collaborazione e del successo ottenuto con il progetto EDI, l’azienda ha ritenuto opportuno proseguire il percorso finalizzato alla dematerializzazione completa dei documenti relativi al ciclo ordine-pagamento.

L’esigenza era di una soluzione in grado di prendere in carico formati proprietari, che potessero essere non soltanto veicolati in multicanalità al destinatario finale, ma altresì sottoposti ad un processo che vi attribuisse valenza fiscale e civilistica, rispondendo ai requisiti di legge per la loro conservazione a norma.

Partendo dall’ottimizzazione del processo già attivo, l’adozione dei moduli di Conservazione Sostitutiva e di Fatturazione Elettronica di e-Integration (il Gateway internazionale per i documenti B2b di Tesi) ha consentito ad Epson di raggiungere la completa integrazione di processo e demandare al provider tecnologico gli oneri derivanti dalla gestione dei dati dall’ERP, nel rispetto delle normative vigenti. Tutto ciò riducendo al minimo gli investimenti informatici legati alle specificità di progetto, soddisfacendo quindi le esigenze delle direzioni coinvolte.

La sola attività in carico alla direzione IT di Epson è la trasmissione di tutti i documenti oggetto del servizio in un unico formato proprietario (iDoc). Tesi si occupa invece di gestire l’EDI, convertendo i documenti in formato PDF, creando gli indici di ricerca, eseguendo le attività di verifica e alimentando il sistema di conservazione, oltre ad attivare la fatturazione elettronica cedente e veicolare le fatture ai destinatari finali.

I dipendenti possono ora accedere ai documenti via web in modo sicuro ed istantaneo da qualsiasi postazione, offrendo contemporaneamente un maggior controllo sui dati soggetti ad obbligo di conservazione e delegando all’outsourcer tutti gli obblighi ed oneri in termini di sicurezza.
La soluzione è integrata con i sistemi ERP aziendali, offre la possibilità di recuperare i dati pregressi e ha permesso di riorganizzazione i processi aziendali collegati, rendendo quindi possibile ridurre gli spazi fisici destinati all’archiviazione della carta e i costi complessivi di struttura, oltre che di reimpiegare risorse umane ed economiche in attività a maggior valore aggiunto.

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