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Business Case

Enel

Contratti digitali e gestione completamente elettronica delle gare d’appalto

19 Ott 2011

Enel, con una potenza installata di circa 40 mila megawatt, è la più grande azienda elettrica italiana e, dal 2006, è il secondo operatore nazionale nel settore del gas. Seconda utility quotata d’Europa per capacità installata, Enel è attiva in Europa, Nord America e America Latina, servendo circa 60,5 milioni di clienti in 23 Paesi e 4 Continenti.


Da molti anni l’azienda ha avviato un importante progetto di ottimizzazione della gestione dei fornitori e del processo di acquisto, che ha reso Enel uno dei più importanti utilizzatori di sistemi di eProcurement in Italia. Il progetto si è sviluppato nel tempo, fino ad arrivare all’uso di logiche di forte dematerializzazione: recentemente Enel ha iniziato a testare alcune gare d’appalto “completamente elettroniche”, in cui il ricorso a documenti firmati digitalmente riesce a ridurre significativamente la necessità di scambiare documentazione cartacea con i fornitori. Il passo successivo, che l’azienda ha già iniziato a intraprendere, è la digitalizzazione della fase conclusiva del processo di negoziazione ovvero quella relativa alla stipula dei contratti.


Attualmente tra Enel e i suoi fornitori vengono stipulate tre tipologie di contratto:


l’accordo quadro, che definisce un listino prezzi valido per un periodo di tempo predefinito; Enel, che non si assume obblighi di spesa nei confronti del fornitore, può utilizzare l’accordo mediante singoli “attingimenti” (ovvero ordini) che attivano la consegna di beni o l’erogazione di servizi;
il contratto aperto, che a differenza dell’accordo quadro prevede anche una soglia di spesa che verrà sostenuta nel periodo di validità;
il contratto chiuso, che infine rappresenta un accordo il cui oggetto si riferisce a una precisa prestazione da parte del fornitore (risultando dunque paragonabile a un “ordine”).


I contratti gestiti centralmente da Enel sono annualmente oltre 3.000 (il numero degli attingimenti è ovviamente molto superiore), e tutti richiedono un articolato processo approvativo interno che porta alla firma del documento da inviare al fornitore. Al fornitore è normalmente richiesta la restituzione di una lettera di accettazione del contratto. Da circa un anno i procuratori di Enel, che sono dotati di un token di firma digitale, possono gestire tramite un sistema informatico l’iter approvativo che porta alla firma interna del contratto, mettendo infine a disposizione del fornitore, per via telematica, il documento firmato digitalmente.


I benefici indotti da questo cambiamento sono significativi, in particolare perché i “tempi morti” dovuti alla procedura di firma del contratto erano, nello scenario tradizionale, estremamente lunghi: spesso il documento era soggetto a tempi di attesa o di trasferimento di più giorni, che evidentemente rallentavano significativamente le attività del procuratore, costringendolo a inefficienti attese. Oggi, grazie alla dematerializzazione dei contratti, i procuratori, che hanno competenza in aree geografiche molto vaste (che richiederebbero spostamenti significativi per gestire documenti cartacei) possono operare in maniera estremamente efficiente. A valle dei risultati estremamente positivi ottenuti, Enel sta lavorando affinché anche i fornitori siano in grado di “chiudere” il processo inviando la lettera di accettazione in formato elettronico.

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