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gestione documentale

“Digital transformation” in banca, l’esperienza di BCC

Federazione Toscana BCC ha adottato una soluzione di Business Process Management per gestire la normativa interna: una piccola rivoluzione in chiave digitale, che non solo ha eliminato tonnellate di carta ma ha migliorato notevolmente l’organizzazione, grazie alla mappatura dei processi.

11 Giu 2014

Manuela Gianni

Gestire la compliance alla normativa interna, che cambia in base a quella esterna, è una bella gatta da pelare per ogni banca. Ma una soluzione esiste, ed è dematerializzazione del processo, come insegna l’esperienza delle Banche di Credito Cooperativo.

«E’ un problema serio – dice Cristina Martinelli di Federazione Toscana BCC – e significa produrre tonnellate di carta che devono essere lette da chi deve mettere in pratica le norme. Se i documenti sono incoerenti, o vecchi, questo si ripercuote su tutta l’organizzazione. Nel 2007 abbiamo deciso di ingegnerizzare la normativa e di cambiare completamente il processo: ora descriviamo la normativa interna con un sistema di Business Process Management».

La Federazione Toscana, che oggi fornisce il servizio alle Banche di Credito Coperativo associate e clienti, ha scelto di utilizzare la suite Aris di Software AG, implementata con il supporto di Capgemini, realizzando in banca una piccola rivoluzione digitale, che ha comportato anche una trasformazione culturale importante. Basta pensare che non ci sono più documenti da leggere e tantomeno da stampare: le informazioni sono in formato flow chart, accessibili da un portale.

«Mappare i processi non solo permette di ottenere la compliance ma anche di migliorare l’efficienza nei processi, perché ciascuno sa come comportarsi, le esatte operazioni da compiere: si ottiene dunque coerenza nei comportamenti organizzativi interni».

L’attività di personalizzazione è facilitata da processi automatizzati che rilasciano in automatico la documentazione standard in buona parte già adeguata al disegno organizzativo di ogni singola banca; le banche associate hanno, così, un framework di lavoro predefinito, che permette di intervenire solo su quelle attività che differiscono rispetto alla mappatura standard dei processi.

In dettaglio, per migliorare la diffusione della conoscenza aziendale e l’efficienza nella gestione del cambiamento organizzativo, il progetto è stato integrato con:

  • un Knowledge Management System (KMS), denominato “KADMA®”, al quale si accede attraverso un portale intranet. Il sistema integra la mappatura dei processi di lavoro con il documentale interno, consentendo a tutti i dipendenti delle banche di navigare sui processi e di accedere in modo sicuro e veloce alla documentazione riguardante una singola operazione o una singola attività;
  • una Community, denominata “Cooll@bora”, che permette a tutti gli utenti delle BCC di discutere attraverso forum specifici sulle singole attività operative descritte nei processi di lavoro;
  • un repository delle conoscenze tecniche, denominato “Competenze”, che integra il catalogo standard di conoscenze tecniche con le singole attività mappate nei processi di lavoro.

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