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De Vecchi Editore

De Vecchi Editore

De Vecchi Editore: fatture via e-mail e conservazione conservativa in outsourcing

01 Mag 2010
De Vecchi Editore è una piccola casa editrice specializzata
nella realizzazione di volumi di manualistica e di hobbisticadi
proprietà del Gruppo editoriale francese Albin Michel. I clienti
dell’azienda, circa un migliaio, sono principalmente
librerie. L’emissione delle fatture viene espletata
generalmente con cadenza mensile ed è supportata da un service
provider di natura bancaria. Il processo di emissione prevede
la generazione di un unico file di fatturazione da parte
del sistema gestionale dell’azienda
; tale flusso
di dati viene poi importato sul sistema web-based messo a
disposizione dall’istituto bancario. Il flusso di dati,
relativo a più fatture di più clienti, viene poi elaborato
dalla piattaforma consentendo a De Vecchi Editore di attivare
tramite interfaccia Web la spedizione delle fatture. Il delivery
dei documenti può avvenire sia in maniera tradizionale
(postalizzazione cartacea) che per via telematica utilizzando
l’email.

La maggior parte dei clienti di De Vecchi Editore riceve la
fattura utilizzando l’email, abbattendo così i costi di
postalizzazione rispetto a quando l’invio avveniva per
posta. Il service provider di riferimento, oltre a fornire il
sistema di delivery dei documenti, provvede in full
outsourcing alla conservazione sostitutiva delle fatture
emesse
e, sempre tramite l’interfaccia web, dà la
possibilità all’azienda di consultarne l’archivio.Il
servizio di conservazione sostitutiva di De Vecchi Editore è
stato adottato dall’inizio del 2008, spinti dalla
necessità della funzione amministrativa di organizzare
diversamente le attività delle risorse dedicate della gestione
delle fatture attive. L’utilizzo del servizio ha consentito
un “risparmio” di circa 2 giorni-uomo ogni mese.

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