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Interviste

Controllo e razionalizzazione dei costi di acquisto con il supporto di un portale Web – intervista a Aldo Rubini: Direttore Acquisti ed Approvvigionamenti, Gruppo Sapio

Nel 2008 Gruppo Sapio ha deciso di intraprendere un programma di razionalizzazione di costi e processi di approvvigionamento, orientato a criteri di centralizzazione degli acquisti, razionalizzazione del parco fornitori ed omogeneizzazione di procedure e modalità operative tra le diverse sedi/società del gruppo. Il programma, promosso dalla Direzione Acquisti di Gruppo diretta da Aldo Rubini, intendeva dunque superare politiche di gestione degli approvvigionamenti molto frammentate e disomogenee, ormai incompatibili con la complessità e le dimensione raggiunte dall’azienda, oltre che con i forti obiettivi di controllo dei costi.

18 Giu 2011

Il Gruppo Sapio è una delle principali realtà chimiche
italiane, che opera nel settore dei gas tecnici e medicinali in
ambito industriale con la società dedicata SAPIO Srl, e nel
mondo della sanità pubblica e privata, con SAPIO LIFE Srl. Nata
nel 1922, Sapio è cresciuta costantemente strutturandosi, nel
tempo, in circa 50 siti (tra sedi, stabilimenti produttivi,
depositi…) e 45 tra società controllate e/o collegate in
Italia e oltre confine.

Nel 2008 Gruppo Sapio ha deciso di intraprendere un
programma di razionalizzazione di costi e processi di
approvvigionamento, orientato a criteri di centralizzazione degli
acquisti, razionalizzazione del parco fornitori ed
omogeneizzazione di procedure e modalità operative tra le
diverse sedi/società del gruppo
. Il programma, promosso
dalla Direzione Acquisti di Gruppo diretta da Aldo Rubini,
intendeva dunque superare politiche di gestione degli
approvvigionamenti molto frammentate e disomogenee, ormai
incompatibili con la complessità e le dimensione raggiunte
dall’azienda, oltre che con i forti obiettivi di controllo
dei costi.

Due linee di intervento
L’intervento
della Direzione di Gruppo si è sviluppato attraverso due linee
di azione, condotte in parallelo con il supporto di
BravoSolution, società specializzata in soluzioni per il
miglioramento dei processi di acquisto.
La prima linea di intervento ha visto l’adozione di
una soluzione tecnologica internet-based per la gestione
strutturata delle attività di Sourcing
, dalla
definizione dei fabbisogni internamente all’azienda, alla
formulazione della Richiesta di Offerta, dall’invio ai
fornitori alla comparazione delle offerte – secondo
parametri sia tecnici sia economici – fino alla
negoziazione, tutto condotto online attraverso il portale
“Genio”
, piattaforma sviluppata da
BravoSolution sulle specifiche esigenze di Sapio.

“Il portale Genio è uno strumento efficiente e preciso per
la gestione degli approvvigionamenti. La possibilità' di
presidiare sistematicamente le informazioni dell'intero
processo di acquisto, nella piena tracciabilità' e
trasparenza, costituisce un valido supporto decisionale",
spiega Aldo Rubini.

Il secondo ambito di intervento si è focalizzato sulla
rinegoziazione di importanti voci di spesa, tra le quali
i Servizi di Facility Management
(in particolare servizi
di pulizia, giardinaggio, facchinaggio, derattizzazione e
Manutenzioni) per oltre 30 tra sedi produttive, magazzini ed
uffici distribuiti su tutto il territorio Italiano che, fino a
quel momento, acquistavano a livello locale, per un volume annuo
di spesa di circa 1,5 milioni di euro. L’analisi di un team
di professionisti di BravoSolution esperti di questa categoria di
spesa ha evidenziato alcune criticità nel modello in essere, in
particolare:

– disomogeneità delle condizioni contrattuali negoziate con i
diversi fornitori a livello locale

– assenza di uniformità tra i capitolati tecnici, con
conseguente disomogeneità dei livelli di servizio per medesime
prestazioni

– forte polverizzazione del volume di spesa tra i fornitori
(erano 25 solo per i servizi “soft” ed oltre 80 per
le manutenzioni!)

– insufficiente conoscenza della situazione degli impianti nei
diversi siti

In circa 4 settimane il team BravoSolution, insieme alla
Direzione Acquisti di Sapio e attraverso colloqui con i
responsabili dei siti presi in esame, ha raccolto e analizzato la
documentazione tecnica disponibile (contratti, capitolati,
condizioni di fornitura), con l’obiettivo di comprendere le
esigenze, individuare opportunità di razionalizzazione e
definire un “modello di riferimento” (in termini di
condizioni di fornitura, capitolato etc.) omogeneo, da negoziarsi
a livello centrale.
A questa attività sono seguite la selezione e prequalifica dei
fornitori – chiamati anche a fare sopralluoghi ai siti Sapio –
fasi che hanno ridotto di circa il 50% il numero di fornitori in
linea con i requisiti richiesti, portandolo ad una decina.
Le fasi di Richiesta di offerta e successiva Negoziazione
dinamica, tutte condotte online attraverso il portale
“Genio”, hanno portato all’aggiudicazione del
servizio ad un unico fornitore, in grado di assicurare i servizi
richiesti a a livello nazionale.

Risultati
“Sono molto soddisfatto di
questo intervento”. commenta Aldo Rubini.
“Innanzitutto abbiamo raggiunto l’obiettivo di
omogeneizzare i Servizi di Facility nelle diverse sedi, nel
rispetto delle esigenze di tutti. Inoltre, centralizzando
l’acquisto, è migliorata la nostra visibilità sui costi,
in relazione alle effettive condizioni di fornitura. Il passaggio
da molti ad un unico fornitore ha, inoltre, semplificato molto la
gestione. Non meno importante, infine, il risparmio ottenuto,
mantenendo una qualità di servizio adeguata alle esigenze. Il
supporto di professionisti con profonda conoscenza del Facility
è stato essenziale per raggiungere questi risultati”.


In Sapio il percorso di innovazione e razionalizzazione degli
acquisti è in continuo divenire “Il controllo della spesa
è un’esigenza imprescindibile per ogni azienda. Per
metterlo in atto sono necessari strumenti che agevolino, nei
processi di acquisto, trasparenza, “disciplina”
procedurale e collaborazione, sia all’interno
dell’azienda, sia verso i fornitori. Inoltre bisogna essere
disponibili a “superare se stessi” nella
rinegoziazione di qualsivoglia bene o servizio: il mercato di
fornitura, se affrontato nel giusto modo, può riservare
piacevoli sorprese”, conclude Rubini.

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