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CONSERVAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI

Conservazione: una norma più matura in attesa di eliminare le ultime barriere all’adozione

I vari soggetti giuridici in Italia (imprese, professionisti, enti pubblici, ecc.) utilizzeranno in futuro solo sistemi di conservazione a norma di documenti informatici. È un progresso innovativo che non vedrà inversione di tendenza, per questo il Legislatore deve eliminare le ultime barriere all’adozione

16 Gen 2014

Dopo la firma del Ministro per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione, è attesa solo la registrazione e pubblicazione in Gazzetta Ufficiale delle nuove regole tecniche in materia di sistema di conservazione, previste ai sensi degli articoli 20, 23-ter, 44, 44-bis e 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Le nuove regole hanno il merito di rendere maturo l’impianto normativo perché introducono i concetti di modello organizzativo, di sistema e di processo di conservazione che definiscono ruoli e responsabilità, compiti e doveri, richiedendo anche la stipula di accordi o convenzioni in forma scritta.

Le nuove disposizioni indicano le varie fasi del processo, i pacchetti informativi che i vari soggetti si scambiano, i formati, i requisiti per garantire l’interoperabilità tra i diversi sistemi di conservazione, le specifiche e gli standard a cui fare riferimento e infine il piano della sicurezza del sistema della conservazione e la corretta esibizione.

Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004 contengono degli oneri e barriere alla diffusione della fatturazione elettronica e della conservazione, che principalmente sono la cadenza quindicinale di conservazione delle fatture elettroniche e l’adempimento della comunicazione dell’impronta dell’archivio da inviare all’Agenzia delle Entrate.

La direttiva 2010/45/UE ha obbligato tutti gli Stati membri a rispettare i principi espressi nei punti 8 e 9 della direttiva, quindi ad eliminare gli oneri e le barriere esistenti che ostacolano il ricorso all’adozione e a garantire che i diritti e gli obblighi dei soggetti passivi debbano applicarsi in condizioni di parità sia che si scelga di emettere fatture cartacee che fatture elettroniche.

Siamo quindi in attesa dell’emanazione di nuovo D.M., adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, che andrà a modificare l’attuale D.M. 23 gennaio 2004 eliminando, ci auguriamo, le barriere e gli oneri non più accettabili dalle disposizioni europee e garantendo condizioni di parità.

A cura del Centro di Competenza Dematerializzazione Doxee

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