Questo sito web utilizza cookie tecnici e, previo Suo consenso, cookie di profilazione, nostri e di terze parti. Chiudendo questo banner, scorrendo questa pagina o cliccando qualunque suo elemento acconsente all'uso dei cookie. Leggi la nostra Cookie Policy per esteso.OK

CASE HISTORY

BPM, come una banca si integra online con gli studi legali

Un gestionale integrato con flussi di lavoro guidati e l’utilizzo sistematico di documenti digitali conservati a norma e firmati elettronicamente. Sono gli elementi distintivi alla base del progetto di riorganizzazione delle procedure gestite dalla funzione legale del Gruppo Banca Popolare di Milano

03 Mar 2016

Redazione

Creare dei processi sicuri che supportino il lavoro della funzione legale per ridurre il rischio operativo. È questo il punto di partenza del progetto di innovazione tecnologica intrapreso dalla Banca Popolare di Milano che ha visto la digitalizzazione dei processi operativi, consentendo la tracciatura di ogni stadio della lavorazione delle pratiche e l’attribuzione puntuale delle aree di responsabilità.

In passato la funzione legale – che presidia tutti gli aspetti giuridici (consulenza legale, gestione cause e procedure, privacy, ufficio reclami) e gestisce un significativo numero di posizioni (solo nel 2015 sono entrati circa 18.000 nuovi fascicoli) – interagiva con i clienti (interni ed esterni) e i fornitori con strumenti di supporto tradizionali (fascicoli cartacei, fax, riunioni e posta elettronica).

«In un contesto in cui le risorse devono rimanere stabili – a far capo alla funzione legale di BPM sono circa sessanta persone che interagiscono con un nutrito numero di professionisti esterni, come avvocati, commercialisti, periti e notai – pur a fronte di un continuo incremento delle posizioni in lavorazione, l’adozione di una piattaforma tecnologica flessibile e personalizzabile, in grado di supportare i bisogni in ambito General Counsel (che gestisce le diverse fasi della filiera contestativa e l’erogazione di supporto legale a tutte le strutture aziendali), era avvertita ormai come una necessità», ha dichiarato Massimiliano Lovati, Responsabile Affari Legali della Banca Popolare di Milano.

Si è arrivati così all’acquisizione di un gestionale integrato con flussi di lavoro guidati, che prevede l’utilizzo sistematico dei documenti digitali conservati a norma e firmati elettronicamente.

La relazione con gli avvocati per la gestione delle cause passive

Oggi la funzione legale di BPM ha una visione unica e paperless, grazie alla centralizzazione in un solo repository digitale di tutti gli applicativi dell’area legale e alla dematerializzazione dei documenti ricevuti e prodotti/inviati.

La soluzione adottata consente quindi di poter costantemente avere tutte le informazioni relative alla relazione col cliente aggiornate e disponibili in un unico punto d’acceso, di condividere e omogeneizzare le modalità di trattamento dei dati anche attraverso il controllo delle attività legali con avvisi di ritardo e scadenze, di rendere certo il dato economico sottostante svincolando il gestore dalla elaborazione per Capienza Fondo Oneri e Rischi, di gestire per scaffali digitali di tutta la documentazione a supporto ricevuta o prodotta, di integrare la PEC e la firma digitale così da poter inviare i pareri firmati senza essere costretti a ricorrere ad altri strumenti. Si tratta quindi di un vero e proprio strumento che supporta da un lato le operazione degli addetti interni e dall’altro dei legali esterni attreverso un “colloquio” tra le parti che è totalmente digitalizzato dall’affidamento dell’incarico – che avviene attreverso un’interfaccia che guida il legale (il desktop parlante) – all’aggiornamento della pratica, alla condivisione dell’agenda con le scadenze, fino alla redazione del progetto di notula che una volta approvata diventa di fatto una fattura digitale.

Tra i punti di forza del sistema è che vista la sua natura responsive può essere utilizzato anche sul tablet e quindi in mobilità, rendendo più facile ed efficace l’aggiornamento delle pratiche verso una gestione pienamente condivisa delle pratiche anche tra gli uffici centrali e i legali esterni.

Ma non finisce qui perché ci sono ricadute positive anche in termini di controllo delle spese e delle fatture – con la segnalazione di eventuali anomalie di doppia o errata fatturazione e diminuzione dei tempi di liquidazione – e conformità dei documenti prodotti che sono resi certi e non opponibili (a partire dalla dichiarazione di terzo) in quanto marcati temporalmente, firmati digitalmente ed inviati via PEC.

Il case history è stato illustrato in occasione del convegno “Professionista, oggi apriresti uno studio?” dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano.

Articolo 1 di 4