Elmec Informatica – azienda lombarda che opera da Managed Service Provider e System Integrator – è passata da un sistema di telefonia tradizionale a un sistema di Unified Communication con l’obiettivo di facilitare la collaborazione virtuale tra le persone e semplificare la comunicazione.
L’azienda – che conta sette sedi e oltre 600 dipendenti tra Italia e Svizzera – in 44 anni di storia ha visto evolversi al suo interno il modo di lavorare, che è diventato sempre più “distribuito” e “virtuale”, soprattutto per quanto riguarda i processi di collaborazione.
Nel 2013, sulla scia di questa tendenza, è stato quindi deciso di adottare un’infrastruttura di collaboration più moderna, una soluzione scalabile in grado di seguire la crescita dell’azienda, capace di cambiare il modo di lavorare e adattarlo alle nuove esigenze di “liquidità”. La scelta è ricaduta sulle soluzioni Plantronics e Jabber di Cisco, rilasciata quest’ultima ai collaboratori in configurazioni differenti per adattarsi a tutte le tipologie di mansioni: utente statico, utente mobile e “double”.
La fase pilota dell’introduzione di Jabber ha previsto il coinvolgimento di 80 persone per tre mesi. Dopo aver intervistato i responsabili dei vari uffici, è stata poi avviata una fase di migrazione vera e propria, che ha previsto la rimozione dei telefoni fissi dalle scrivanie e l’attivazione all’accensione del computer della soluzione di UC. Soluzione che, tramite una barra di ricerca, permette di cercare un contatto, fare una telefonata o avviare una chat. Inoltre tutte le applicazioni sono integrate con fonia, video, chat, sistema di presence, sia nelle sedi italiane che in quelle svizzere.
Oggi l’80% degli utenti Elmec utilizza Jabber: con la nuova infrastruttura si riesce a gestire 24.000 chiamate al mese – di cui 17.000 sono indirizzabili in maniera automatizzata -, mentre i messaggi istantanei scambiati tramite chat sono stati oltre un milione. Nel futuro, Elmec intende portare avanti l’integrazione con gli altri strumenti aziendali ed estendere la telepresence a 360 gradi, integrando sale video e dispositivi mobili.
Accanto a questa soluzione in azienda è stato introdotto anche un sistema di virtual collaboration che prevede l’utilizzo di cuffie altamente tecnologiche che permettono di lavorare “hands free”. Questo ha portato all’automazione del 75% delle chiamate e a un incremento delle chiamate video. Il destinatario della chiamata è più produttivo perchè può concentrarsi sulle proprie attività senza essere disturbato quando non è in linea.
