Dall’1 gennaio di quest’anno – grazie ad nuovo Decreto Legge (DL 193/2016, Disposizioni urgenti in materia fiscale e per il finanziamento di esigenze indifferibili) e a un provvedimento dell’Agenzia delle Entrate – chi sceglie di adottare la fatturazione elettronica tra aziende private, potrà usufruire di importanti benefici e semplificazioni previste nella legge di stabilità.
Il modello per la trasmissione delle fatture verso la PA è stato infatti adeguato per consentire la fatturazione elettronica per aziende e professionisti favorendo così il processo di innovazione per tutte le filiere all’insegna di integrazione, velocità ed efficienza. Il nuovo formato è così utilizzato sia per la fatturazione elettronica verso la PA sia per quella tra privati, secondo un unico tracciato XML e sempre attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che ha il ruolo di garantire la correttezza formale e la veridicità del mittente del documento.
Attraverso il nuovo decreto è quindi possibile usufruire di importanti vantaggi fiscali e garantire l’esito dell’invio e della ricezione del documento restituendo in tempo reale lo stato delle operazioni rilevanti ai fini IVA. Tra le semplificazioni previste nella legge di stabilità vi sono l’esonero dallo spesometro, l’abolizione della comunicazione delle operazioni in black list, dell’intrastat acquisti e dell’intrastat servizi ricevuti.
È un altro tassello che punta a promuovere l’innovazione in ogni processo aziendale affinché possa compiersi una gestione strutturata e dinamica di tutte le fasi organizzative.
La dematerializzazione delle fatture e, più in generale, la gestione elettronica dei documenti sono dei facilitatori imprescindibili per la collaborazione e l’integrazione tra i diversi soggetti delle varie filiere – produttori, fornitori, operatori logistici, distributori e clienti finali – e costituiscono di fatto un’importante leva strategica di sviluppo e competitività nel quadro dell’attuazione di un’innovazione sostenibile.
I vantaggi sono molti e fra questi non vanno dimenticati il risparmio di carta, stampa, spedizione e archiviazione. Inoltre, integrare il documento elettronico nei processi informativi dell’azienda implica rendere i dati contenuti nel documento leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico dai sistemi aziendali.
Questa modalità contribuisce a rendere ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni e delle relazioni tra l’impresa e i suoi fornitori, partner, colleghi e clienti. I dati, infatti, una volta messi a sistema, possono essere gestiti in maniera interattiva: in ogni momento è possibile non solo cercare e consultare le informazioni ma, a seconda dei privilegi di accesso e dei ruoli, intervenire per fare aggiornamenti e modifiche, garantendone sempre qualità e conformità. Il tutto, potendo condividere i documenti con fornitori, partner, distributori e clienti, evitando inutili attese, smarrimenti, ridondanze e potenziando di conseguenza la qualità della relazione e del business in ottica multicanale.
Peccato che secondo i dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano (www.osservatori.net), l’eCommerce B2B nel 2015 valesse solo 260 miliardi di euro, appena il 10% del totale degli scambi tra le imprese, che sono pari a circa 2700 miliardi l’anno. Eppure, sempre secondo i dati forniti dall’Osservatorio, le transazioni B2B attraverso strumenti digitali (come portali di vendite online, marketplace o eBusiness) potrebbero costituire una leva strategica per la competitività, con benefici potenziali per il sistema economico di almeno 60 miliardi di euro grazie a un’adozione diffusa delle soluzioni di Integrazione del Ciclo dell’Ordine, a cui aggiungere il miglioramento dei livelli di servizio e la riduzione del capitale circolante.
Un’occasione per rendere i processi chiave digitali
L’auspicio è che il nuovo decreto venga colto dalle imprese come un’occasione utile non solo per beneficiare delle agevolazioni fiscali ma anche e soprattutto per reingegnerizzare i processi in chiave digitale e sfruttare al meglio le infinite possibilità poste dall’avvento del Cloud, dalla dematerializzazione dei processi e dalla gestione elettronica dei documenti.
In un mondo sempre più interconnesso, per una efficace gestione della molteplicità delle tecnologie di comunicazione e dei numerosi applicativi utilizzati, risultano indispensabili soluzioni di Unified Communication & Collaboration per semplificare e ottimizzare i processi produttivi.
Tali soluzioni permettono di accedere, tanto dalla postazione di lavoro quanto dall’esterno (personale di altri enti, colleghi in tele-lavoro oppure in mobilità sul territorio), in modo semplice e intuitivo a tutti i canali di comunicazione (Posta elettronica, Instant Messaging, Audio/Video Web Conference, VoIP e Social Collaboration) e offrire nuovi servizi di collaborazione tramite strumenti di editing documentale integrati agli strumenti di comunicazione.
Per tutte le attività che rientrano nel quadro normativo della gestione dei flussi documentali a norma di legge – PEC, Firma Digitale, Conservazione sostitutiva – esistono strumenti per la dematerializzazione legale dei documenti con servizi di firma digitale e archiviazione sostitutiva direttamente integrati nella piattaforma Google Drive. Attraverso la loro adozione è possibile inviare mail di Posta Elettronica Certificata, firmare e applicare la marca temporale ai documenti presenti di Google Documenti o archiviati su Google Drive, richiedere la firma dei documenti ad altri utenti delle Google Apps e inviare o recuperare un documento in Conservazione sostitutiva.
È possibile scaricare qui un White Paper a cura di Noovle, ICT Company italiana tra i primi 50 Google Cloud Premier Partner nel mondo, che spiega in che modo la tecnologia possa trasformarsi in una preziosa opportunità per trasferire la gestione dei processi di routine all’interno degli strumenti di lavoro usati quotidianamente nella piena osservanza della normativa italiana.
