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Success Story

Segafredo Zanetti: quando la gestione documentale diventa digitale

Il sistema adottato dalla multinazionale del caffè permette di generare digitalmente tutta la documentazione (ordini d’acquisto, DDT, fatture, ricevute di incasso e contratti) durante il processo di consegna. Inoltre ogni documento creato è automaticamente archiviato nel software di gestione documentale

02 Mag 2019

Una singolare gestione del processo di vendita, l’esigenza di servire una rete di clienti numerosa e distribuita sul territorio e di gestire in modo efficiente e uniforme tutta la forza vendita aziendale costituita da numerosi agenti, hanno convinto Segafredo Zanetti a rinnovare le soluzioni dedicate alla gestione digitale dei documenti e dei processi aziendali.

Per la multinazionale del caffè – presente in oltre 100 Paesi – il progetto è stato anche l’occasione per sostituire il software Enterprise Content Management (ECM) – in uso per gestire la documentazione prodotta e ricevuta – e affidare i documenti a un provider esterno per la Conservazione Digitale.

Dopo aver valutato numerosi fornitori, Segafredo Zanetti ha deciso di affidare la realizzazione del progetto a SIAV – azienda italiana che fornisce software e servizi informatici per la dematerializzazione, la gestione documentale e per il miglioramento dei processi digitali -.

In Segafredo gli imput manuali sono ormai un ricordo, è tempo di concentrarsi sulle attività core

In prima battuta è stata ottimizzata la parte relativa alla fatturazione attiva. Il processo di vendita di Segafredo Zanetti è caratterizzato, infatti, da una gestione della “tentata vendita” che non segue i classici step ordine-DDT-fattura-consegna, ma che contestualizza l’emissione della fattura di acquisto al momento della consegna fisica del prodotto. Adesso, con l’entrata a regime del progetto e con la dotazione di tablet alla forza vendite, la generazione di tutta la documentazione (ordini d’acquisto, DDT, fatture, ricevute di incasso e contratti) avviene in maniera digitale durante il processo di consegna. Non solo, ogni documento creato è automaticamente archiviato in Archiflow, il software di gestione documentale, e inserito nel fascicolo del cliente, consentendo all’agente di concentrarsi sulle attività core e a maggiore valore aggiunto, lasciandosi alle spalle le operazioni che in passato erano processate manualmente: ora le oltre 220mila fatture e 11mila comunicazioni annuali – costituite da lettere semplici e raccomandate – sono gestite digitalmente e in modo automatizzato.

Inoltre, attraverso il portale Active Document Portal (ADP) di SIAV, l’agente può gestire con facilità le attività mensili di programmazione delle azioni commerciali (Scheda Cliente), e riceve dall’azienda la rendicontazione delle provvigioni maturate.

Gestione digitale dei documenti: un beneficio anche per Amministrazione e Customer Care

Del progetto di rinnovo dei processi ha beneficiato anche l’ufficio amministrativo che con i sistemi di monitoraggio di Archiflow Invoice Manager riesce a visualizzare in tempo reale lo stato degli invii all’Agenzia delle Entrate e individuare immediatamente le eventuali anomalie anche in presenza di centinaia di migliaia di fatture gestite.

Anche il dipartimento Customer Care di Segafredo Zanetti ha ottenuto consistenti vantaggi in termini di facilità di comunicazione con i clienti e con gli agenti. Nel primo, per quanto riguarda il processo “order to cash” l’integrazione del software con i sistemi di Poste Italiane consente di generare e inviare, direttamente dal sistema e in automatico, richieste e solleciti di pagamento a tutte le piccole realtà clienti, che proprio per la loro dimensione e la loro organizzazione sono più sensibili alle comunicazioni via posta cartacea piuttosto che via email. Parlando della comunicazione interna verso gli agenti, adesso avviene in digitale ed è stata velocizzata con la generazione di documenti tramite l’utilizzo degli Add-In Archiflow per MS Office, la gestione di workflow automatici per l’archiviazione e la pubblicazione nel portale ADP per la consultazione da parte agli agenti.

Infine la gestione della Conservazione Digitale è stata infine soddisfatta utilizzando i servizi in Outsourcing erogati dal dipartimento di Business Process Outsourcing di SIAV che hanno reso trasparente all’utente la conservazione a norma dei documenti prodotti.

@RIPRODUZIONE RISERVATA
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