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Dematerializzazione, anzi conservazione digitale dei documenti: le normative e i vantaggi in Italia

La dematerializzazione dei documenti non solo permette di risparmiare sulla carta, sull'inchiostro e sulle ore di lavoro delle persone che vanno e vengono dalle stampanti agli archivi e viceversa. È l'integrazione digitale a permettere di lavorare più efficacemente, aumentando la produttività individuale e aziendale

di Laura Zanotti

Document management

08 Febbraio 2016

zoomIn un mondo in cui la metà del nostro tempo la passiamo a guardare informazioni on line da qualsiasi dispositivo, parlare di gestione cartacea dei documenti sembra quasi un paradosso. Eppure, a dispetto di una digitalizzazione sempre più spinta, il mondo analogico rappresenta ancora un'entità immane di archivi e scaffali pieni di carta.

Alla luce delle tecnologie oggi disponibili, la gestione documentale tradizionale oggi è senza dubbio un processo irrazionale: scrivere, stampare, firmare, vidimare, spedire, fotocopiare/scansionare, archiviare, recuperare sono tutte attività che non solo richiedono tempo e risorse, ma sono anche soggette a un tasso di errore elevato.

Insomma, i vantaggi della dematerializzazione dei documenti sono ormai chiari a tutti.  La gestione digitale non solo permette di risparmiare sulla carta, sull'inchiostro e sulle ore di lavoro delle persone che vanno e vengono dalle scrivanie alle stampanti, dagli archivi alle scrivanie, ma permette agli impiegati di lavorare più velocemente e più efficacemente, aumentando la produttività individuale e aziendale. Non a caso nel 2016 il 40% degli investimenti delle aziende italiane sarà finalizzato a progetti di digitalizzazione e dematerializzazione (Fonte: Osservatori Digital Innovation 2015 - Politecnico di Milano).

Azienda digitale: la road map di una grossa conversione documentale

Oggi la maggior parte della documentazione può essere tranquillamente dematerializzata. Che si tratti di un report e della nota spese, del fascicolo del personale o della fatturazione elettronica fino ad arrivare alla gestione dell'intero ciclo dell'ordine, questo tipo di carteggi può essere risolto in chiave totalmente digitale. A molte aziende, però, la dematerializzazione fa paura e per diversi motivi. A spingere a una rapida conversione informatica sono i governi. In Italia la road map è segnata da tempo.

1 gennaio 2013: recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE che introduce una nuova definizione di fatturazione elettronica: secondo la quale “per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”, e sancisce la parità di trattamento per fatture elettroniche e cartacee anche per quanto riguarda la garanzia di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo (ottenibile ricorrendo alla firma digitale, a soluzioni di Electronic Data Interchange oppure affidandosi ai controlli di gestione). 

6 giugno 2014 e 31 Marzo 2015scatta l’obbligo di emettere fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione italiana: il decreto inizialmente ha coinvolto i ministeri e loro articolazioni. Alla seconda scadenza, invece, l’obbligo della fatturazione elettronica è stato esteso a tutte le pubbliche amministrazioni e ai loro fornitori. L’obiettivo del legislatore è quello di assicurare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti e garantire un maggior controllo della spesa pubblica.

1° luglio 2016: l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione dei contribuenti, gratuitamente, un servizio per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche (il medesimo previsto per la Fatturazione Elettronica verso la PA, il cui obbligo è entrato in vigore il 6 giugno 2014).

1° gennaio 2017: il Ministero dell'Economia e delle Finanze (Mef) metterà a disposizione dei contribuenti, sempre gratuitamente, il Sistema di Interscambio (SDI) che diventerà, così come è accaduto con la Pubblica Amministrazione, lo strumento di veicolazione delle fatture tra fornitore e cliente. Tale strumento garantirà l'esito dell’invio e della ricezione della documento e restituirà in tempo reale lo stato delle operazioni rilevanti ai fini IVA.

Dematerializzazione documenti: Non c'è digital transformation senza dematerializzazione

Di fatto, la digitalizzazione delle informazioni inaugura nuove opportunità di sviluppo del business attraverso un’automazione a valore aggiunto che porta servizi di standardizzazione e di integrazione a supporto delle attività aziendali: ne beneficiano le amministrazioni, ma anche i dipartimenti HR, gli uffici progetti e i reparti marketing. L’utilizzo di strumenti informatici condivisi costituisce un elemento di armonizzazione nelle relazioni e negli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, favorendo una migliore collaborazione, evitando documenti inutilmente replicati, rallentamenti ed errori.

Paolo Catti, Associate Partner di P4I zoomPaolo Catti, Associate Partner di P4I "Dietro a ogni documento si nasconde un processo - ha spiegato Paolo Catti, Associate Partner di P4I -. La dematerializzazione documenti risolve diverse criticità del processo analogico, a partire da una dispersione dei documenti, distribuiti tra uffici e archivi, che spesso genera ridondanze e oneri di gestione. Tuttavia, solo la digitalizzazione del processo può portare risparmi concreti: per esempio, nel ciclo dell’ordine rivedere in digitale l’intero processo porta tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell'investimento già nei primi 12 mesi. Risparmi che derivano da maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali. Quindi, ben venga dematerializzare i documenti, e sfruttare l’opportunità della Conservazione Digitale per gli Archivi Fiscali: oggi le imprese che la adottano per le loro Fatture (attive e/o passive) sono ancora limitate, se confrontante con la totalità delle imprese (circa 5 milioni) presenti e attive nel nostro Paese, visto che la pratica è diffusa rispettivamente nel 39% delle Grandi imprese e nell’1 delle PMI attive in Italia. Tuttavia è digitalizzando l’intero ciclo dell’Ordine, fino a Consegne, Fatture e Pagamenti, che si ottiene il risultato più significativo".

L'infografica sovrastante, al di là della maggiore ecosostenibilità associata ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, rende evidente come la digitalizzazione offra un altro grosso vantaggio alle aziende: la standardizzazione delle procedure. La dematerializzazione porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducendo una tracciabilità e una rintracciabilità documentale che garantisce una trasparenza e una qualità nella gestione dell’informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare. Lo sgravio economico di una gestione digitale, rispetto a quella tradizionale cartacea, offre al nostro Paese un’occasione per reingegnerizzare la gestione documentale, approcciando strumenti e sistemi che hanno cambiato metodi e processi di lavoro, favorendo una nuova cultura che oggi rientra nella categoria dello smart management e degli smart services.

Il ciclo dell'ordine come driver dello sviluppo

Guardando ai primi sette mesi del 2015, i dati degli analisti del Politecnico raccontano come l’obbligo della Fatturazione Elettronica verso la PA coinvolga oltre 500.000 imprese che utilizzano (o adotteranno a breve) soluzioni di Conservazione Digitale per almeno una parte delle proprie Fatture Attive (tipicamente quelle destinate alla PA). Non sono, inoltre, poche le imprese che con l’occasione della Fatturazione Elettronica verso la PA hanno deciso di estendere i progetti di Conservazione Digitale a tutte le Fatture, non solo a quelle dirette alle PA. L’obbligo di Conservazione Digitale delle Fatture destinate alla PA può rappresentate, infatti, l’innesco per avviare progetti con un perimetro esteso anche agli altri documenti legati alle relazioni B2B.

Certo è che per perseguire la gestione elettronica delle informazioni, a prescindere dalla loro tipologia originale, bisogna poter contare su soluzioni integrate, scalabili e semplici da utilizzare, realizzate grazie al giusto mix di tecnologia, competenza e consulenza per la dematerializzazione dei documenti. Sistemi di data warehouse management condivisi, soluzioni EDI (Electronic Data Interchange), metodologie di fatturazione elettronica strutturata, per integrare il ciclo dell’ordine a quello di produzione sono i trend di un’evoluzione che, in vario modo e in varia misura sta portando gli operatori a interrogarsi sulle strategie migliori per il proprio futuro. Il tempo, infatti, è una variabile fondamentale del business così come sta diventando una leva importante anche l'evoluzione normativa sempre più completa che offre oggi regole per la conservazione sostitutiva molto precise

Nel caso della gestione delle note spese, ad esempio, l'obbligo di custodia dei documenti di rendicontazione che devono essere consultabili in originale è decennale. Così la gestione digitale associata a una conservazione sostitutiva diventa l'approccio più strategico rispetto a questo argomento, in virtù dell'introduzione della Firma Elettronica Avanzata (FEA) messa a sistema.

"La cultura digitale - ha concluso Catti - porta innovazione e accettare un cambiamento nei processi per qualsiasi azienda non è mai facile. Le spinte allo sviluppo vengono da due fronti: il primo è una propensione al recupero di efficienza legata attraverso la razionalizzazione dei processi che impongono sempre più frequentemente l'integrazione digitale come asset imprescindibile del business. L'altro fronte è invece costituito dalle spinte provenienti dal legislatore, italiano ed europeo, che stanno accelerando il progresso digitale del Sistema Paese, nella direzione del mercato unico digitale europeo, impostato su nuovi modelli digitali di relazione".


TAG: dematerializzazione, digitalizzazione, fatturazione, ciclo dell'ordine, gestione documentale, carta


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