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Le soluzioni digitali per gestire al meglio il business da remoto

Una panoramica sugli strumenti digitali ideali in questa fase di emergenza: soluzioni di collaborazione che includono Firma digitale e Posta Elettronica Certificata permettono di continuare ad operare ​senza incontri di persona o strette di mano. È possibile concludere transazioni con pieno valore legale, stipulare contratti con clienti e fornitori, interagire con la PA o anche gestire un Consiglio di Amministrazione

01 Apr 2020

Pasquale Chiaro*

Product Marketing Manager di InfoCert – Tinexta Group

La diffusione del contagio da Coronavirus, l’evoluzione repentina della pandemia e la conseguente condizione di emergenza sanitaria, con tante e pesanti restrizioni alla vita quotidiana, hanno determinato un brusco e generale cambio d’abitudini.

In ambito lavorativo, il dato più sorprendente è la rapidità con cui lo smart working è passato dall’essere una modalità operativa guardata spesso con diffidenza nell’unica possibilità concreta di mantenimento della competitività. Salvaguardare la piena operatività continua ad essere l’assoluta priorità per aziende e professionisti.

Un obiettivo difficile da raggiungere? No, se si sfruttano gli strumenti digitali previsti dalle normative, già pienamente collaudati e la cui efficacia addirittura si moltiplica quando vengono adottati con una visione d’insieme e in modo integrato tra di loro.

È quanto InfoCert consente a imprenditori e professionisti grazie a soluzioni di «trust digitale», attivabili agevolmente e direttamente online, che abilitano a una gestione ottimale del lavoro da remoto. Con benefici immediati in diversi ambiti dell’attività aziendale o consulenziale.

Relazioni con fornitori e clienti

Grazie a soluzioni digitali a norma, si possono concludere transazioni con pieno valore legale: accordi con clienti e fornitori ​senza incontri di persona o strette di mano. Con la firma digitale – ottenibile dal proprio dispositivo grazie al Video Riconoscimento via web – i professionisti possono gestire mandati, deleghe e sottoscrizioni dei bilanci dei propri clienti​.

Grazie alla Posta Elettronica Certificata, le imprese possono tener traccia degli ordini o sottoporre offerte economiche ai clienti, con il pieno valore legale che una “semplice” email non può garantire. E con la piattaforma di collaborazione online, sempre basata su firma digitale, si può gestire – da remoto, anche via mobile – tutto l’iter di stesura, modifica e stipula di un contratto.

Interazioni con la Pubblica Amministrazione​

Avvalersi delle soluzioni digitali come quelle di InfoCert è oggi il modo più rapido, comodo e sicuro per gestire comunicazioni e richieste verso la PA in relazione alle varie opportunità offerte dal Decreto Cura Italia​, emanato dal Governo in risposta all’emergenza sanitaria in corso. Ecco qualche esempio.

In materia di agevolazioni fiscali, con il servizio SPID si accede al portale INPS per richiedere e ottenere la sospensione dei termini degli adempimenti e dei versamenti fiscali e contributivi.

Invece, per usufruire della sospensione di finanziamenti, prestiti e mutui mediante ricorso al cosiddetto Fondo Gasparrini (e cioè il Fondo di solidarietà per mutui prima casa), si possono firmare digitalmente il modulo specifico o l’autocertificazione da inoltrare alla banca mediante PEC in modo da certificarne anche l’invio.

Ancora, sempre nell’ambito del dialogo con la Pubblica Amministrazione, le soluzioni digitali vanno in aiuto non solo di imprenditori e professionisti ma anche di ogni altro lavoratore che, essendo in possesso dei requisiti previsti, voglia beneficiare delle misure a sostegno del lavoro e della famiglia, quali il Bonus Baby-sitter, l’indennità L. 104/92 COVID-19 e i congedi COVID-19 o la copertura oneri per malattia: sempre accedendo al portale INPS con SPID si può caricare la relativa domanda.

Rapporti con i dipendenti

In questo momento di incertezza e di collaborazione a distanza, la gestione dei dipendenti è ancora più delicata e importante.

Datori di lavoro, micro imprese e PMI possono effettuare online la domanda per cassa integrazione, assegno ordinario e CIG in deroga: anche in questo caso, accedendo al portale INPS mediante servizio SPID e caricando la richiesta con la causale “COVID-19 nazionale”.

Con la Posta elettronica Certificata, i datori di lavoro hanno garanzia del valore legale di tutte le proprie comunicazioni al personale, in un periodo come questo in cui si susseguono indicazioni e istruzioni in merito all’operatività aziendale.

Nondimeno, si può assicurare la continuità al 100% del business dotando i dipendenti di firma digitale con cui possono sottoscrivere ordini, richieste, preventivi e ogni altro documento interno.

Gestione degli Organi Sociali​

Le soluzioni di digital trust sono ideali per garantire lo svolgimento da remoto e con pieno valore legale di meeting fondamentali – quali la riunione di un Consiglio d’Amministrazione o l’Assemblea degli Azionisti.  E questo in conformità anche alle disposizioni di cui all’articolo 106 del Decreto-Legge “Cura Italia” che introduce una serie di novità e deroghe per l’approvazione del bilancio.​ L’utilizzo di tali soluzioni è fondamentale in ogni fase dei meeting, dalla preparazione alla loro conclusione.

Tramite l’invio di un messaggio via PEC si può, infatti, procedere alla convocazione degli aventi diritto alla partecipazione nonché all’inoltro automatico del messaggio stesso al sistema di conservazione. Successivamente, si può procedere con Firma Elettronica Qualificata alla raccolta delle presenze e (ove consentita) alla delega di un socio, in quest’ultimo caso ricorrendo anche all’apposizione di una Marca Temporale Qualificata. Infine, sempre grazie a queste soluzioni, è possibile sottoscrivere digitalmente il verbale della riunione e inviarlo, via PEC, a tutti gli aventi diritto (anche agli assenti).

Per saperne di più sulle soluzioni InfoCert di digital trust per lo smart-working, è disponibile un’apposita pagina web, in cui trovare info su Certificato di Firma Digitale Remota, Piattaforma di collaborazione online, SPID con Video Riconoscimento Online e Posta Elettronica Certificata.

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Pasquale Chiaro*
Product Marketing Manager di InfoCert – Tinexta Group
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