fatturazione elettronica è, come più volte abbiamo detto negli
scorsi numeri, quella della completa integrazione e
dematerializzazione dell’intero ciclo
dell’ordine che può essere raggiunta guardando
alla gestione del ciclo come ad un unico macro-processo integrato
che coinvolge attori diversi (clienti, fornitori, banche) e
molteplici processi, interni e di interfaccia. Per quanto
l’approccio suggerito possa rivelarsi il più efficace in
termini di benefici conseguibili, nella realtà le aziende sono
solite procedere per passi più o meno “lunghi”,
digitalizzando gradualmente l’intero macro-processo. Molto
diversi possono essere infatti i “paradigmi” di
adozione individuabili che caratterizzano le aziende: da quelli
più elementari (cioè di supporto ad una singola fase del ciclo
o ad una singola attività) fino ad arrivare alla completa
copertura del ciclo ordine-pagamento. Secondo la definizione
dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di
Milano (www.osservatori.net), i
paradigmi sono cioè quelle modalità di adozione delle
tecnologie, ricorrenti nel mondo delle aziende e attivate in
parallelo o in modo complementare per ottenere la completa
integrazione e dematerializzazione del ciclo
ordine-pagamento.
Un primo paradigma individuato è quello della
digitalizzazione e conservazione del passivo,
cioè quei sistemi che consentono di gestire e conservare in
modalità sostitutiva le fatture ricevute in formato analogico
(cartaceo, pdf, ecc.): i documenti possono essere semplicemente
digitalizzati – mediante scanner – oppure anche
elaborati da un software di OCR in modo da estrarne
automaticamente i dati sensibili per alimentare i sistemi
dell’azienda. A valle di tali attività avviene la
conservazione sostitutiva dei documenti.
Un altro paradigma individuato è quello della
conservazione dell’attivo, cioè
l’adozione di soluzioni per l’archiviazione e
l’indicizzazione delle fatture “emesse” in
formato elettronico, quindi con l’apposizione di firma
digitale e riferimento temporale. Le fatture così formate
vengono poi portate in conservazione sostitutiva. L’invio
delle fatture può poi avvenire in diverse modalità (email, web
link, PEC o anche postalizzazione cartacea).
Altra possibile modalità di adozione è quella della
fatturazione elettronica “pura”,
cioè cosi com’è definita dal quadro normativo di
riferimento: l’azienda considerata può emettere o ricevere
le fatture esclusivamente nella forma di documento informatico,
riportanti quindi firma digitale e riferimento temporale.
L’adozione di questo paradigma comporta la definizione di
un accordo tra emittente e destinatario e permette di non
materializzare mai i documenti scambiati.
Un quarto paradigma individuato è lo scambio unilaterale
degli ordini o delle fatture, cioè quei casi in cui
un’azienda è “forzata” da un fornitore o da un
cliente all’invio elettronico dei documenti in modalità
elettronica. In qualche modoè la strada che il nostro Paese ha
deciso di intraprendere con la Finanziaria 2008, in cui è
previsto l’obbligo di utilizzo della fattura elettronica
per tutti gli operatori che hanno rapporti con
l’amministrazione statale e gli enti pubblici.
Un quinto paradigma ricorrente è quello
dell’integrazione del ciclo
fattura-pagamento, cioè dell’adozione di
soluzioni che supportano la digitalizzazione degli scambi
documentali legati alla parte amministrativo-finanziaria del
ciclo (emissione e ricezione di fatture, note di credito,
disposizioni di pagamento, esiti e incassi, ecc.) e che
complementa idealmente un’altra modalità diffusa di
adozione cioè quella dell’integrazione del ciclo
ordine-fattura. Quest’ultimo paradigma prevede
l’adozione di soluzioni che supportano l’integrazione
di tutti gli scambi documentali legati al ciclo
logistico-commerciale (ordini, conferme d’ordine, documenti
di trasporto, avvisi di spedizione, fatture). Tutte le attività
di riconciliazione fra i vari documenti avvengono quindi in
maniera automatica.
Com’è facilmente intuibile per gli ultimi paradigmi
descritti è fondamentale il coinvolgimento dei partner di
filiera dell’azienda.
