L’Azienda Ospedaliera “Istituti Ospitalieri” di Cremona ha attivato nel 2013 un progetto di dematerializzazione dei documenti del Ciclo dell’Ordine legati alla relazione con i fornitori.
Dopo uno studio di fattibilità che ha ha preso in considerazione una serie di indicatori – tra cui il valore di spesa annuo per l’acquisto di beni e servizi, il numero medio di pagine da stampare a valle di una gara, il numero medio di pagine per bolla, il numero di fatture all’anno, la percentuale di fatture relative a servizi con e senza ordine), il numero medio di pagine per fattura, il numero medio di non conformità – è stato possibile quantificare il costo di gestione del Ciclo dell’Ordine per le tre unità organizzative ordinatrici di spesa in cui si è deciso di implementare il progetto: l’Economato, la Farmacia e la Direzione Economico-Finanziaria.
Il progetto, sviluppato in collaborazione con CSAmed – società con sede a Cremona attiva nella progettazione e realizzazione di software per la gestione della relazione con i fornitori, con una forte componente di consulenza – è basato sulla piattaforma D@CO e ha previsto l’avvicendarsi di una serie di fasi.
A partire da gennaio 2013 gli Ordini di acquisto sono stati inviati ai fornitori in formato elettronico strutturato: fino a oggi sono stati coinvolti 35 fornitori, per una gestione complessiva di circa 14.000 ordini nell’intero 2013. Dall’ottobre del medesimo anno, invece, i Documenti di Trasporto (DDT) sono acquisiti telematicamente, mediante upload diretto su un Portale Web-based da parte di un gruppo di fornitori pilota. Il controllo della corrispondenza tra i DDT e gli Ordini di acquisto collegati viene effettuata direttamente su tablet, mediante il quale è possibile verificare i dati e inserire eventuali annotazioni, da parte degli operatori di magazzino, al momento dell’entrata merci. La soluzione permette, inoltre, la riconciliazione e il caricamento automatico dei dati relativi sul sistema gestionale dell’azienda. Dal dicembre 2013, infine, è partita le dematerializzazione delle Fatture passive, che vengono acquisite elettronicamente tramite email oppure mediante upload diretto di documenti in formato elettronico strutturato da parte di un primo gruppo di fornitori. È prevista la Conservazione Sostitutiva delle Fatture stesse.
Grazie alla dematerializzazione sono state rilevate una significativa riduzione dei tempi legati alle attività di gestione del ciclo passivo – con un conseguente incremento della produttività del personale coinvolto – e una migliore tracciabilità dei flussi. Inoltre è stata complessivamente stimata una riduzione, a regime, dei costi legati alla gestione del ciclo dell’ordine pari a circa il 15% per l’Economato, il 23% per la Farmacia e quasi il 50% per la Direzione Economico-Finanziaria, con un beneficio complessivo pari a circa 80.000 euro/anno (corrispondente a una riduzione di circa il 26% del costo complessivo per le tre strutture organizzative).
Il progetto ha, inoltre, contribuito a gettare le basi per un pronto adeguamento all’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA, che coinvolgerà le Amministrazioni locali dal 31 marzo 2015.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul Report “6 giugno 2014: è tempo di fatturazione elettronica verso la PA” dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, scaricabile sul sito osservatori.net
