I progetti di eProcurement rappresentano spesso il trampolino di lancio per la digitalizzazione dell’intero Ciclo Procure-to-Pay. Per molte aziende, infatti, il percorso di Trasformazione Digitale parte proprio dagli acquisti per poi essere esteso all’intero processo transazionale. A darne evidenza è la ricerca 2017 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2b del Politecnico di Milano, che quest’anno ha approfondito il livello di “Digital B2b” in Italia partendo dall’analisi dei diversi ambiti applicativi: eSupply Chain Execution, Supply Chain Collaboration ed eProcurement. Quest’ultimo, inteso come insieme dei processi pre-transazionali, comprende l’eSourcing, ovvero le attività che vanno dalla ricerca di nuovi fornitori, alla loro qualificazione e certificazione, alla fase di negoziazione vera e propria, e l’eCatalog, inteso come processo di acquisto ricorsivo di prodotti/servizi.
Come avevamo già accennato in precedenza in un articolo, secondo la ricerca nel 40% dei casi i Portali di eProcurement censiti (in Italia sono quasi 250) gestiscono lo scambio dei principali documenti del Ciclo dell’Ordine, mentre nel 60% dei casi i Portali sono cataloghi elettronici, prevalentemente per l’acquisto di beni e servizi indiretti (utensileria, articoli per ufficio, ecc.). Uno dei casi più significativi di utilizzo evoluto è quello di Costa Crociere, che dal 2013 ha introdotto una soluzione per i fornitori delle classi Food & Beverage, Tecnica e IT, che permette di gestire, oltre alle richieste di quotazione, anche l’intero ciclo di vita dell’Ordine e la ricezione delle Fatture.
In generale, i Portali sono stati attivati quasi sempre da Grandi imprese a supporto dei processi di selezione e qualifica dei fornitori, e delle fasi di negoziazione e acquisto. E le soluzioni a supporto del processo pre-transazionale con i fornitori sono riconducibili circa nell’80% dei casi alle iniziative delle Grandi imprese.
In termini di funzionalità specifiche, nel 2016 i Portali sono ancora utilizzati principalmente a supporto dei processi di scouting, qualificazione e certificazione dei fornitori, anche se sono in aumento le funzionalità a supporto del processo di negoziazione. Circa il 90% dei Portali di eProcurement oggi attivi in Italia offre funzionalità di eSourcing, fungendo da albo fornitori e supporto per l’intero processo di qualifica dei fornitori (scouting, quali cazione, certi cazione e in alcuni casi anche valutazione delle prestazioni), come accade in Maire Tecnimont, Saipem, Bayer e Aeroporti di Roma.
Un Portale su due viene utilizzato anche a supporto della fase di negoziazione vera e propria, con sistemi di richiesta di proposta/quotazione e aste elettroniche. Storicamente la maggior parte degli acquisti fatti tramite aste elettroniche afferisce a prodotti e servizi indiretti. McDonald’s, per esempio, ha adottato ormai da circa dieci anni un portale Web-based per la gestione degli acquisti indiretti, a cui oggi sono iscritti oltre 1200 fornitori: nel 2016 quasi la totalità delle acquisizioni in ambito Construction e Supply Chain sono state gestiti attraverso la soluzione, mediante circa 60 gare annue gestite online. Nel 2016 hanno iniziato ad avere una certa rilevanza anche le negoziazioni online relative a prodotti diretti e strumentali. Un’esperienza signi cativa è quella di Autogrill, che nel 2016 ha stipulato contratti per circa 15 milioni di euro attraverso la piattaforma, con cui sono gestiti circa il 90% degli acquisti generici e il 10% degli acquisti Food & Beverage.
Più della metà dei Portali censiti supporta la fase di acquisto tramite cataloghi elettronici
Il 60% dei Portali ha introdotto cataloghi elettronici, per lo più per l’acquisto di beni e servizi indiretti. È interessante evidenziare come rispetto al passato oggi l’integrazione con gli strumenti di eSourcing sia maggiore: in molti casi, infatti, si procede al caricamento dei cataloghi relativi a contratti e/o accordi quadro negoziati online. Un’esperienza in questo senso è quella di Edison, che ha implementato un catalogo elettronico per gestire ordini numericamente elevati, ma con importi molto bassi, caratterizzati solitamente da accordi quadro già de niti: attraverso l’eCatalog, Edison ha gestito nel 2016 circa il 47% del numero totale di ordinativi emessi, pari al 2% circa dell’importo totale.
