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Gestione documentale

Top Consult, firme digitali interattive nei processi: addio alla carta e anche alla penna!

Le nuove funzioni della piattaforma TopMedia Social NED applicano in modo sicuro, a norma di legge, qualsiasi tipo di firma elettronica e digitale nel contesto dei processi di gestione elettronica dei documenti e dei principali flussi documentali

21 Mar 2016

Redazione

Di pari passo con la crescente diffusione del documento informatico in azienda e l’emanazione di nuove normative, la firma elettronica estende sempre più il suo utilizzo. Numerose sono le tecnologie di firma disponibili, basate su standard europei e associate a diversi valori probatori in caso di contenzioso, mentre l’organizzazione del lavoro e del business richiede oggi di poter firmare un documento ovunque, in ufficio sul PC, a casa sul portatile, in viaggio sullo smartphone.

La nuova piattaforma TopMedia Social NED di Top Consult gestisce qualsiasi tipo di firma elettronica, con qualsiasi tecnologia e in qualsiasi contesto applicativo; soprattutto consente di gestire la vera novità in questo campo, cioè la firma digitale interattiva nell’ambito dei processi. Se finora le aziende hanno usato per lo più la firma digitale in modalità “automatica” per firmare in forma massiva documenti da mandare in conservazione sostitutiva o fatture elettroniche XML da spedire alla PA, con la firma digitale interattiva si firmano ad esempio ordini e contratti, per lavorare in un processo di business senza la carta ma anche senza la penna!

In pratica, su un documento informatico la firma è valida se il firmatario dimostra di essere in possesso di un dispositivo sicuro su cui ha controllo esclusivo (ad esempio token di firma, OTP-One Time Password) e di essere a conoscenza esclusiva di un’informazione a lui riservata (ad esempio PIN). Inoltre la validità della firma presuppone che il documento sia presentato al firmatario senza ambiguità (“firmo ciò che vedo”) e che gli venga richiesta conferma della volontà di firmare.

Le firme digitali interattive, che garantiscono sempre efficacia probatoria opponibile a terzi, vengono applicate direttamente dal firmatario sul singolo documento che è stato prima visualizzato. TopMedia Social NED mette a disposizione un insieme di tecnologie di firma a livello di piattaforma documentale, cioè a livello di server; i documenti da firmare devono essere stati prima archiviati e messi sotto controllo sulla piattaforma. L’utente può firmare in modo interattivo da PC, da Web e da Mobile, oppure da un programma SDK.

Con TopMedia Social NED si può usare la firma digitale partendo dall’interfaccia utente Surfer, Surfer Web o Surfer Mobile. Attraverso Surfer, client Windows, si può firmare sia attraverso un certificato remoto sia attraverso un certificato su token o smart card. L’utilizzo di certificati remoti consente sempre all’utente di utilizzare un unico certificato di firma da tutti i client a sua disposizione, non necessita di HW dedicato, è sufficiente che il firmatario abbia con sé il proprio smartphone per ricevere l’OTP (via SMS o mediante apposita app). Con Surfer Web e Surfer Mobile il relativo client consente firme digitali interattive solo attraverso certificati remoti; può essere utilizzato lo stesso certificato remoto per tutti i client di firma interattiva.

TopMedia Social NED gestisce inoltre anche le firme digitali automatiche mediante un sistema software appositamente configurato che appone la firma in modo automatico e veloce su un grande insieme di documenti, senza presenza fisica del firmatario e attraverso certificati di firma remoti. Un cruscotto centralizzato di gestione dei certificati di firma remoti consente di tenere sotto controllo l’insieme dei certificati usati e lo scopo per cui vengono usati, cioè per firme interattive o automatiche. Oltre alle firme digitali, TopMedia Social NED gestisce anche la firma grafometrica, un tipo di Firma Elettronica Avanzata (FEA), integrando la soluzione Namirial.

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