TNT Global Express è una società controllata dalla olandese TNT
N.V. player di riferimento nel campo nella distribuzione
espressa. In Italia, l’azienda impiega più di 3.000
dipendenti, gestisce 35 milioni di spedizioni all'anno (oltre
150 mila al giorno) richieste da circa 100.000 clienti diversi.
Le fatture attive emesse ogni anno sono oltre 1,6 milioni.
Nel 2005 TNT Global Express ha iniziato ad affrontare il tema
della dematerializzazione dei documenti acquistando delle
soluzioni che consentissero sia la gestione documentale interna
che l’invio telematico di alcuni documenti ai principali
clienti. Dal 2007 l’invio dei documenti ai clienti può
avvenire in maniera automatizzata via posta elettronica sia in
formato pdf che in altri formati (Excel, txt) che possono
consentire una rielaborazione automatica. Quando una fattura
viene generata dal sistema informativo, viene inserita nel
sistema di gestione documentale che ne consentirà il reperimento
per le normali attività dei 200 utenti amministrativi. Il
sistema genera anche un pdf, opportunamente firmato e riferito
temporalmente, che viene avviato alla conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva delle fatture attive è a regime dal
2007.
Nel corso del 2007 TNT ha avviato un ulteriore progetto di
dematerializzazione della documentazione accompagnatoria, che
viene emessa dal cliente che ha richiesto il trasporto e
consegnata in copia al destinatario della merce. TNT è tenuta a
conservare tale documentazione accompagnatoria (quindi cartacea)
per un periodo di sei mesi. Tramite una soluzione acquistata da
un technology provider multinazionale (Kofax) e basata
sull’Optical Character Recognition (OCR), TNT è oggi in
grado di scannerizzare la documentazione accompagnatoria del
cliente per poi gestirla in maniera digitale, evitando dunque la
conservazione della carta. Il progetto implementato,
caratterizzato da una notevole complessità organizzativa e che
ha richiesto discreti investimenti, ha raggiunto la fase
operativa in circa 3 mesi ed ha un forte impatto sulle attività
core di TNT Global Express. L’eliminazione della gestione
cartacea dei documenti accompagnatori ha consentito un forte
risparmio in termini economici.
