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Giuffrè Editore

Giuffrè Editore: gestione in outsourcing di un milione di documenti elettronici l’anno

Gestione in outsourcing di un milione di documenti elettronici l’anno

01 Giu 2009
La Dott. A. Giuffrè Editore Spa, fondata nel 1931 a Milano, è
una casa editrice specializzata nella pubblicazione di volumi e
periodici di carattere giuridico ed economico e nella
realizzazione e pubblicazione di banche dati, rivolti ad un
pubblico di professionisti, in particolare operatori del diritto,
ed al mondo universitario. L’attuale catalogo si compone di
oltre 8.000 titoli e si arricchisce ogni anno di più di 400
novità. L’azienda fattura oltre 75 milioni di euro ed
impiega direttamente 200 persone nelle sedi di Milano e Roma. La
casa editrice Giuffrè ha sempre dimostrato grande interesse
verso il tema dell’archiviazione documentale, sin dagli
albori della legislazione in materia; già dalla metà degli anni
’90, infatti, Giuffrè Editore aveva sostituito le macchine
per la produzione di microfilm con sistemi informatici di
archiviazione documentale. A partire dal 2007 si è quindi scelto
di passare alla gestione in outsourcing della conservazione dei
documenti rilevanti a fini fiscali presso un operatore terzo. I
documenti, originati dal sistema informativo aziendale, e in
particolare fatture attive, note di rettifica, note di credito ed
estratti conto clienti, vengono inviati al provider in formato
elettronico. Le fatture passive, cartacee, vengono consegnate
settimanalmente all’outsourcer che ne effettua la
scansione, l’indicizzazione e forma i lotti per la
conservazione. Ogni anno Giuffrè Editore avvia alla
conservazione oltre 1 milione di documenti.
L’implementazione del nuovo sistema ha comportato una
significativa riduzione dei costi: se in precedenza erano
necessarie 6 persone per le attività di gestione ed
archiviazione dei documenti, in quanto la scansione degli stessi
era effettuata internamente, oggi grazie al ricorso
all’outsourcer è sufficiente l’attività di una
persona per l’espletamento delle stesse attività, con il
supporto non continuativo di un tecnico dei sistemi informativi.
Inoltre, non secondario, è il risparmio in termini di spazio
rispetto a quello precedentemente utilizzato per la conservazione
fisica dei documenti, nonché l’immediata disponibilità on
line dei documenti, ora consultabili da qualsiasi postazione
fornita di accesso ad Internet. Già nel 2008, inoltre, la casa
editrice ha realizzato un sistema di fatturazione elettronica,
conforme ai dettati degli artt. da 37 a 41 dell’ultima
Legge Finanziaria per quanto riguarda i futuri obblighi di
trasmissione dei documenti contabili alla Pubblica
Amministrazione.

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