Nuove prospettive

Come rendere l'ufficio il luogo ideale in cui le persone vogliono lavorare

Le sedi delle aziende e gli spazi di lavoro devono adattarsi alle nuove esigenze delle persone. Harvard Business Review ha raccolto alcuni suggerimenti, partendo anche da esperienze concrete, per capire cosa fare per rendere l’ufficio un luogo “aperto”, dove si ha voglia di tornare a lavorare in presenza, puntando sul rafforzare il senso di appartenenza e sul favorire la creatività e lo scambio di idee

07 Mar 2022

Redazione

Negli ultimi anni abbiamo assistito alla rivoluzione di molti asset, modelli e pratiche aziendali. Le persone lavorano in modo diverso e i luoghi di lavoro nella maggior parte dei casi non rispecchiano più le loro esigenze: è necessaria una trasformazione anche della componente “fisica”. Ecco perché molte organizzazioni stanno lavorando per capire quali caratteristiche dovrebbe avere un ufficio ideale in cui le persone non solo si possano trovare a loro agio, ma in cui desiderino proprio andare.

Disegnare l’ufficio ideale partendo da come le persone usano gli spazi

Le aziende dovrebbero sfruttare questo momento per migliorare gli ambienti degli uffici in modo da aumentare l’employee experience, e il coinvolgimento e il benessere dei dipendenti, con il fine ultimo di incoraggiare la partecipazione, aumentare la retention e attirare nuovi  talenti.

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Questo vuol dire seguire un approccio “incentrato sulla persona”, che ponga attenzione non solo sulla flessibilità nella gestione del tempo e degli obiettivi, sulla salute mentale e fisica, sulle interazioni con colleghi, sull’utilizzo di strumenti tecnologici per rendere più efficiente e semplice il lavoro, ma che si concentri anche sugli gli spazi di lavoro, ovvero il workplace. Pensiamo all’esempio delle aziende tecnologiche all’avanguardia come Facebook e Google che hanno creato dei “campus” per fare in modo gli i loro ingegneri possano sentirsi a casa, e rivivere la loro vita da studenti nei college.

Il nuovo approccio al lavoro ha, infatti, come requisito fondamentale quello di interagire in un ambiente che non sia solamente funzionale, ma che sia anche piacevole, capace di ricreare un’atmosfera familiare e che metta a loro agio le persone. Questo vale tanto per i dipendenti, quanto per gli stessi datori di lavoro che sono ormai consapevoli del fatto che la produttività e il contributo dei collaboratori dipende moltissimo dal trattamento che ricevono: in questo senso, un ufficio innovativo e che rispecchia le loro esigenze contribuisce sicuramente a far mantenere un’attitudine proattiva e un’esperienza di lavoro gratificante.

Infatti, un ufficio non è da considerarsi come una semplice stanza in cui passare le otto ore lavorative. Al contrario, come emerge da uno studio di McKinsey, nell’esperienza lavorativa le persone cercano collaborazione, senso di appartenenza e allineamento dei propri valori al purpose aziendale. Tutto questo, risulta molto più semplice da ottenere in un luogo in cui le persone abbiano voglia di tornare il giorno dopo.

L’ufficio ideale: una guida in quattro punti

Harvard Business Review ha raccolto alcuni suggerimenti sulle azioni che possono portare avanti le organizzazioni per rivedere i loro spazi di lavoro e invogliare le persone a tornare a lavorare in ufficio.

  • Chiedersi quale sia la funzione di quello spazio e dargli un nome

Può sembrare banale, ma dare un nome agli ambienti, agli edifici o ai piani è importante. L’ufficio non dovrebbe essere il posto in cui snellire una lista di cose da fare, al contrario è il luogo per la collaborazione, la creatività e l’apprendimento, dove un dipendente si sente appagato e prova un senso di appartenenza: in tal senso un valido contributo arriva dal rendere riconoscibili i luoghi. Termini come “centro di apprendimento” o “spazio di innovazione”, ad esempio, comunicano che l’azienda punta sulla crescita delle persone e trasmette anche la sua natura aperta alla modernizzazione: in qualche modo avere dei luoghi a cui sono associati questi concetti, indirettamente, influenza il comportamento delle persone.

Per esempio Hana Bank ha chiamato la sua sede centrale “Mindmark” per riconoscere il lavoro creativo che si svolge all’interno. Anche UPS ha recentemente rinominato il suo headquarter “Casey Hall” (prima il nome era “Plaza”): l’obiettivo, come racconta il CEO Carol Tome, era rendere l’ambiente più caldo, invitante e collaborativo, ed era importante che questo trasparisse anche nel nome.

  • Ascoltare ciò che i dipendenti vogliono e di cui hanno bisogno

Le persone si aspettano più flessibilità, una migliore tecnologia e incentivi per venire in ufficio, e le aziende devono rispondere a questo appello. Salesforce, per esempio, ha ridotto lo spazio delle sue scrivanie del 40% e ha abbracciato una pianta che presenta spazi che favoriscono attività in team e che incoraggiano un equilibrio tra lavoro individuale e collaborativo.

  • Sperimentare all’interno della propria azienda

Basta poco per creare ambienti dinamici e inclusivi. Non è necessario, infatti, lanciarsi nella creazione di immensi headquarter che richiederebbero senza dubbio investimenti considerevoli. Basta partire dagli spazi che si hanno a disposizione e “reinventarli”, dar loro un nuovo nome e una nuova funzione. Un esempio interessante è quello della nuova sede di WarnerMedia, in cui ci sono degli spazi che offrono un’esperienza multimediale coinvolgente che incorpora i contenuti del vasto network dell’azienda per creare un senso di brand identity e community. Molte compagnie, poi, stanno investendo sull’introduzione della tecnologia smart hybrid nelle sale riunioni.

  • Pensare cosa cercano le persone nelle aziende

Quasi il 60% dei Millennials dichiara che sono più propensi a entrare in aziende se intravedono opportunità di apprendere, attenzione al loro benessere e alle cause sociali. Le aziende all’avanguardia fanno sì che questo accada, dedicando alcuni spazi a queste attività e collaborando con organizzazioni esterne per fornire una programmazione strutturata. Attività come lo yoga o la meditazione, il servizio alla comunità o la formazione continua sono un buon punto di partenza.

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