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Digital workspace, quale dotazione per i dipendenti? Le sfide del lavoro da remoto e come affrontarle

Lo smart working è destinato a diffondersi e le aziende devono adeguarsi, offrendo ai i propri collaboratori strumenti che non solo garantiscano produttività, ma che li facciano sentire a loro agio. Allo stesso tempo, vanno affrontate tematiche cruciali per il business, come la gestione dei dispositivi e, soprattutto, la sicurezza. Ecco qualche consiglio utile

14 Gen 2022

Fabrizio Pincelli

Il mese di dicembre 2021 sarà ricordato come una data importante per il lavoro in Italia. Infatti, il tradizionale workspace fisico si è definitivamente trasformato in digital workspace. Questo perché il Ministero del lavoro ha sancito che lo Smart Working (o meglio, il lavoro agile com’è definito in ambito normativo) è entrato ufficialmente a far parte della contrattazione collettiva del lavoro pubblico e privato. Quindi quella che nel 2020 era stata una scelta forzatamente emergenziale adottata da molte delle organizzazioni che cercavano in tutti i modi di mantenere in funzione la propria attività durante la pandemia, è ora un’opzione del contratto di lavoro.

Se da una parte questa decisone farà la gioia di molti lavoratori, che potranno scegliere di passare solo parte del tempo in ufficio e il resto dedicarlo al Remote Working, dall’altra obbliga aziende e Pubblica amministrazione ad adeguare spazi e strumenti alla nuova modalità di lavoro.

A ciascuno il suo workspace

Il punto di partenza deve essere la creazione di uno spazio di lavoro digitale sicuro e che offra un’esperienza ottimale ai dipendenti. Infatti, nello Smart Working il luogo di lavoro, il workplace, perde la connotazione fisica che lo ha da sempre caratterizzato per assumere una “fisionomia fluida” senza una collocazione predefinita. Gli spazi aziendali possono diventare luoghi dove tenere delle riunioni o postazioni condivise dove poter lavorare quando si è in sede.

Di conseguenza anche il workspace diventa digital e non è più legato a una scrivania e a tutto quello che ci può stare sopra. Questo fa parte di un retaggio passato, oggi il lavoratore deve poter svolgere la propria attività ovunque si trovi. E per farlo deve avere a disposizione tutto il necessario. Il nuovo digital workspace vede come componente centrale un computer portatile o un dispositivo digitale equivalente. Ma a questo devono essere associati anche tutti gli strumenti necessari alla comunicazione, il software e altri eventuali dispositivi digitali (come, per esempio, lo storage, per l’acquisizione di documenti e così via). Va da sé che a compiti differenti corrispondono workspace differenti e che l’azienda dovrebbe essere in grado di “allestirli” al meglio, fornendo al dipendente tutti gli strumenti per poter lavorare nelle migliori condizioni possibili e farlo sentire a proprio agio, come faceva nel caso del desktop sulla scrivania.

Un BYOD forzato

Durante la pandemia, come noto, si è ricorso allo Smart Working in modo repentino, per fronteggiare più velocemente possibile un’emergenza. Le aziende hanno cercato di fornire ai dipendenti una dotazione adatta per il lavoro da remoto, ma nella maggior parte dei casi non erano prearate ad affrontare una fornitura così massiccia in tempi tanto brevi. Così la soluzione che solitamente si è seguita è stata quella di chiedere ai dipendenti di usare i propri dispositivi digitali per il lavoro. In pratica, le stesse organizzazioni hanno spinto i dipendenti al bring your own device (BYOD), coscienti dei problemi che può comportare una scelta di questo tipo. Le persone dell’IT si sono perciò trovate a dover gestire un parco di dispositivi e sistemi hardware che più variegato non poteva essere: prodotti nuovi e obsoleti, di proprietà dell’azienda e dei dipendenti, con differenti sistemi operativi. Così, quando sono arrivati i PC per tutti, o i dipendenti sono trornati a lavorare in presenza, la necessità di eseguire l’imaging dei dispositivi, in alcuni casi usati anche per oltre un anno, è stato un processo impegnativo e dispendioso in termini di tempo. Inoltre, sottoporre a onboarding un gran numero di dipendenti remoti ha creato un onere aggiuntivo in termini di costi e risorse.

La consumerizzazione, un aspetto da non sottovalutare

Si diceva che un’azienda dovrebbe allestire un digital workspace che sappia far sentire i suoi dipendenti a proprio agio. In tal senso, se un’azienda chiedesse a un lavoratore che dotazione gli piacerebbe avere per lo Smart Working, escludendo una risposta che prevede solo prodotti top di gamma, la prima tra le risposte successive molto probabilmente sarebbe “come quella che ho a casa”. Questo perché le persone sono abituate a un certo livello di comodità con i propri device digitali consumer e vorrebbero potersi avere la stessa user experience anche nel loro digital workspace. È il fenomeno della consumerizzazione, che ha un importante riflesso sul mondo del lavoro. Infatti, i device digitali sono sempre più spesso parte integrante della vita delle persone, che si sono quindi abituate a un certo grado di facilità, scelta, flessibilità ed esperienza d’uso. E vorrebbero trovare la medesima comodità anche nel loro digital workspace. A riguardo, Gartner afferma che la consumerizzazione riflette il modo in cui le imprese saranno influenzate (ma potranno anche trarre vantaggio) delle nuove tecnologie e dai nuovi modelli che nascono e si sviluppano nello spazio consumer. Per questo, sostiene sempre Gartner, “la consumerizzazione non è una strategia o qualcosa da adottare. Può essere abbracciata e deve essere affrontata, ma non può essere fermata”.

Una sicurezza zero trust

La maggior parte delle organizzazioni è ben consapevole dei rischi informatici attuali e considera la sicurezza una parte essenziale della propria strategia. Eppure, la cybersecurity è stata spesso trascurata dalle aziende nella fase di reazione e risposta alla crisi, quando con il BYOD i lavoratori, spesso inconsapevolmente, hanno esteso il perimetro della rete aziendale con degli endpoint dotati di uno scarso sistema di sicurezza, se non addirittura privi di ogni protezione. Un vero regalo per i cyber criminali.

Oggi ci sono tutti i presupposti tecnologici per attuare uno Smart Working che, tecnologicamente, possa soddisfare i lavoratori. Nonostante però le promesse di risparmio sui costi, agilità aziendale e flessibilità dei dipendenti, l’inerzia e i timori della leadership sinora hanno sovente bloccato i tentativi di adottare in modo diffuso il nuovo paradigma.

Tuttavia, ora che anche il contratto di lavoro prevede l’uso dello Smart Working, le cose potrebbero cambiare e la sicurezza IT non deve farsi cogliere impreparata. Un’ottima scelta è basare la protezione aziendale sul principio dell’accesso alla rete zero trust: non fidarsi di nessun dispositivo, richiedere sempre la verifica. Gartner ritiene che entro il 2023 non meno del 60% delle imprese eliminerà gradualmente le reti private virtuali (VPN) di accesso remoto a favore dello zero trust. E, siccome con lo Smart Working non sempre si riesce ad avere il pieno controllo di quanto fanno gli utenti con gli strumenti digitali in loro dotazione, è bene puntare sul massimo livello di protezione.

Le nuove sfide per l’IT e come affrontarle

Da soluzione di emergenza a una situazione inaspettata, lo Smart Working si è trasformato in realtà consolidata. Per questo gli utenti si aspettano di poter lavorare da remoto avendo a disposizione un digital workspace che rispecchi le loro attese e li faccia sentire a loro agio. L’azienda deve perciò saper soddisfare questa richiesta per non avere dipendenti insoddisfatti e un calo nella produttività. Allo stesso tempo, deve però avviare un efficace sistema per la gestione dei dispositivi mobili e deve attuare un adeguato sistema di sicurezza che la cauteli contro gli attacchi che potrebbero arrivare da cybercriminali che sfruttano i device degli Smart Worker come punti di accesso alla rete aziendale.

Ma come fare? Quali strumenti usare? In questo WHITEPAPER, realizzato da VMware e fornito da AD Consulting, i consigli per creare un digital workspace in grado di soddisfare sia le richieste dei dipendenti sia le necessità delle aziende, avendo sempre sotto stretto controllo la cybersecurity.

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