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Smart Working, non solo lavoro da remoto: occorrono formazione, tecnologia e processi

Il lavoro smart è una costruzione da completare in tutti i suoi elementi, basata su mobilità, sicurezza e una nuova cultura promossa dal top management, spiega Roberto Casari, Design Solution Architecture & Innovation di Durante, esperto nell’uso avanzato di Microsoft Teams. Occorre anche un “bon ton” per i collegamenti e il diritto alla disconnessione e alla vita privata

03 Set 2020

Patrizia Licata

L’orientamento allo Smart Working che si sta imponendo nello scenario attuale ha evidenziato il ruolo delle tecnologie di collaborazione in cloud per lavorare efficacemente da remoto con qualunque device e ha portato in primo piano l’esigenza di sicurezza nell’accesso a reti, servizi e dati. “Lo Smart Working richiede gestione, controllo delle identità e dei dispositivi e protezione dei dati dal rischio di intercettazione o decriptazione”, afferma Roberto Casari, Design Solution Architecture & Innovation di Durante, system integrator specialista della trasformazione digitale, con un team di sviluppatori, architetti ed esperti di design e di user experience. “Solo con un connubio di strategia, gestione, sicurezza e cultura si può ottenere successo dallo Smart Working”.

Roberto Casari

Design Solution Architecture & Innovation di Durante

Lo Smart Working non è solo lavorare da remoto

Ma a che punto è l’adozione dello Smart Working nelle aziende italiane? “Sono interessate ad espanderne l’uso, ma non tutte hanno chiaro il concetto che lo Smart Working è una costruzione che va realizzata nel tempo e resa completa di tutti i suoi elementi, dalla gestione delle identità alle soluzioni di sicurezza fino alla convivenza di dispositivi che hanno sistemi operativi diversi”, risponde Casari.

Un altro concetto poco assimilato legato allo Smart Working è che questa modalità di lavoro non consiste semplicemente nel “lavorare da casa” ma è, come dice il termine, un modo “intelligente” di lavorare. “Devo poter lavorare come se fossi in ufficio, senza preoccuparmi di dove mi trovo e del device che ho a disposizione”, afferma il manager di Durante. “Potenzialmente con un solo device devo poter fare tutto e su qualunque tipo di canale (audio, video, chat, ecc.). Lo smart working è mobilità a 360 gradi”.

L’adoption è il concetto chiave. In questo lavoro intelligente tre elementi sono essenziali: persone, strumenti e organizzazione dei processi. “Le persone devono essere formate all’utilizzo delle nuove tecnologie”, sottolinea Casari. “Non a caso oggi i vendor si concentrano sull’adoption e seguono il cliente nella sua evoluzione tecnologica e nei risultati di business. Per esempio, se un cliente compra Teams ma ne usa solo poche funzioni, ne ricava una minima parte dell’efficienza. Solo la piena comprensione delle funzionalità e il loro effettivo utilizzo permettono alle persone di rendere al massimo con gli strumenti per lo Smart Working”.

Ci sono poi gli altri elementi, le tecnologie e i processi: non c’è innovazione senza supporto dei vertici dell’organizzazione. “Occorre la visione strategica, occorre la mentalità per capire i benefici dello Smart Working”, sottolinea Casari. “E il vendor li deve saper spiegare perché il cliente li possa sfruttare”.

Teams: dal lavoro di gruppo al centralino telefonico

Parlando di tecnologie, l’esperto spiega che Microsoft, con il suo prodotto Teams, ha puntato proprio sulle tecnologie dello Smart Working: cloud e collaboration, comunicazione everywhere con qualunque device, sicurezza. Uno dei punti di forza di Teams, sottolinea Casari, è la possibilità di gestire gruppi di lavoro: “Per raggiungere gli obiettivi di business è necessario l’apporto di più persone. In Teams ci sono strumenti avanzati come il co-authoring, con cui si può lavorare sullo stesso documento e modificarlo a più mani. In più i gruppi di lavoro possono essere fissi o dinamici, con la possibilità di aggiungere di volta in volta persone o di creare sottogruppi che lavorano su singole parti dei progetti con permission personalizzate. Sono tutte opzioni direttamente integrate nella licenza Microsoft 365, ma c’è anche un elemento acquistabile come add-on che può risultare molto utile: gli interni telefonici in cloud per la comunicazione telefonica da e verso l’esterno”.

Microsoft è entrata alcuni anni fa nel segmento del centralino telefonico, ma ora ha punta tutto sul cloud, unendo strumenti di produttività e videoconferenza. “Con il centralino telefonico incorpora la componente video e la capacità di gestione dei gruppi”, sottolinea Casari.

Teams e le funzioni telefoniche

Durante il periodo di lockdown tutte le persone hanno portato i propri strumenti di lavoro a casa, ma cosa accade all’interno telefonico aziendale? Spesso quest’ultimo non ha seguito il dipendente causando molti problemi di comunicazione e coordinamento con i clienti. Con Microsoft Teams e l’integrazione fornita da Durante ora è possibile abilitare il proprio interno telefonico sul client Teams e sullo smartphone dando continuità al business in qualunque contesto di lavoro.

Per portare gli interni telefonici aziendali in Teams può essere usato qualunque client, anche se il dispositivo mobile è il più efficiente. “In logica cloud non si passa più per l’azienda e la VPN ma ci si collega direttamente. È possibile anche una soluzione ibrida che, tramite la tecnologia dello split tunneling, automaticamente divide il traffico tra funzionalità in cloud e funzionalità on-prem. In ottica sicurezza Microsoft offre l’autenticazione a più fattori o anche biometrica per gestire gli accessi degli utenti”, spiega il manager di Durante.

Il “bon ton” dello Smart Working

C’è un altro punto che riguarda lo Smart Working e che non andrebbe trascurato: il “quando”. Ultimamente si parla di “diritto alla disconnessione” e Casari afferma che il paradigma del lavoro intelligente deve essere orientato al bilanciamento tra lavoro e vita personale e a un cambiamento profondo nei tempi e nei modi di lavorare. “Non è necessario stare in azienda perché il manager controlli quello che fanno i dipendenti, ma nel lavoro in mobilità occorre che vi sia una chiara distinzione tra il momento della connessione e quello del lavoro offline o della vita privata”, osserva Casari.

Non esistono regole fisse e valide per tutte le aziende, ma “la gestione del lavoro smart deve essere flessibile; l’orientamento è ragionare per obiettivi e risultati e definire orari certi per i meeting: anche i momenti di condivisione vanno organizzati. Fa parte dei nuovi processi e delle nuove competenze”, afferma Casari. Lo Smart Working ha dunque bisogno di un “bon ton” per essere fruttuoso e produttivo e favorire il bilanciamento tra lavoro e sfera personale.

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