Manifesto, netiquette e galateo sono solo alcuni dei termini con cui le organizzazioni si riferiscono a quel set di buone prassi, comportamenti e suggerimenti da diffondere ai propri collaboratori per supportarli nella gestione di una nuova modalità di organizzazione del lavoro, orientata ai principi dello Smart Working.
La forte discontinuità, la velocità di adattamento e la resilienza delle persone degli ultimi 2 anni le ha spesso portate ad adottare prassi e comportamenti lavorativi non sempre pienamente virtuosi.
Ad aggiungere un livello di sfida a un quadro già complesso, a distanza di oltre 2 anni dall’inizio dell’emergenza sanitaria, persone e organizzazioni si trovano ora alle porte di un nuovo periodo storico, che prevederà la capitalizzazione e valorizzazione delle esperienze passate e vedrà una commistione di lavoro da remoto e lavoro in presenza: è perciò fondamentale supportare i collaboratori con linee guida e suggerimenti condivisi, che correggano quei comportamenti sbagliati, tra i principali contributori di fenomeni come la sensazione di sentirsi sempre connessi e reperibili, lo stress e la difficoltà a staccare, e che diano invece una direzione comune a cui appellarsi per migliorare l’efficacia lavorativa del singolo e dei team, a beneficio anche dell’organizzazione.
È, infatti, evidente come all’interno delle aziende ognuno abbia adottato comportamenti differenti, manifestando anche notevoli incoerenze all’interno delle stesse realtà.
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Manifesto Smart Working: i cinque ambiti da considerare
Ma come fare per rispondere a queste nuove sfide? Quali sono gli ambiti da considerare per supportare una sana e genuina vita lavorativa? Ecco i principali cinque che ha senso inserire all’interno di un manifesto dello Smart Working:
1. Gestione del modello di organizzazione del lavoro ibrido e pianificazione delle attività
In termini di attività le giornate lavorative in ufficio non devono e non possono essere la replica delle giornate svolte da remoto (e viceversa). È bene, quindi, stimolare i collaboratori con alcune indicazioni sulle diverse tipologie di attività da svolgere nei differenti luoghi e, quindi, suggerire loro di utilizzare questa distinzione per pianificare le attività in modo ottimale.
2. Gestione del tempo del lavoro ibrido
Lavorare in modalità ibrida non significa lavorare h24 ed essere sempre reperibili, bensì è fondamentale imparare a “staccare la spina” e prendersi i corretti momenti di pausa.
Non è sano avere le agende occupate da call e riunioni per giornate intere ed è opportuno ricordare alle proprie persone che ci si deve ritagliare il tempo anche per il lavoro individuale, disconnettendo se necessario device e strumenti per portare a termine questa tipologia di attività.
È inoltre bene tenere presente che il multitasking, che il lavoro da remoto sicuramente facilita, è scorretto e comporta un abbassamento dei livelli di attenzione, accentuando al contempo la stanchezza. Il sentirsi più produttivi, in realtà, è il più delle volte solo una percezione “falsa” e pericolosa.
3. Il lavoro ibrido chiede pianificazione e gestione delle riunioni
Fornire delle linee guida sulla corretta modalità di gestione delle riunioni in termini di pianificazione e svolgimento delle stesse è fondamentale.
Da un lato si intende la durata, il numero e il ruolo delle persone coinvolte; dall’altro la preparazione, la moderazione e la sintesi di questi momenti di collaborazione e/o comunicazione. Siano riunioni in presenza, da remoto o ibride è, inoltre, cruciale fornire ai collaboratori un set di comportamenti soft da adottare nelle differenti situazioni, prima, durante e dopo il loro svolgimento.
4. Strumenti di comunicazione e collaborazione nel lavoro ibrido
Manager e collaboratori hanno personalizzato molto le modalità di utilizzo degli strumenti di collaborazione e comunicazione, quali mail, chat, videoconference e instant messaging.
Ognuno ha individuato, anche inconsapevolmente, la propria modalità, ma questo non sempre è coerente o uguale alle prassi definite dai colleghi e sfocia il più delle volte in confusione, iper-comunicazione e sensazione di iperconnessione. Fornire, quindi, delle linee guida di utilizzo comuni, indicando come i vari strumenti rispondano a esigenze differenti può essere utile, sano e può contribuire a correggere utilizzi scorretti.
5. Smartworking e benessere dei collaboratori
Sia che le persone lavorino in ufficio che da remoto ricordiamo loro di prendere i giusti momenti di pausa, di alzarsi dalle proprie scrivanie di tanto in tanto, di sgranchirsi le gambe e di non saltare la pausa pranzo.
In conclusione, è bene sottolineare due aspetti cruciali quando si redige un manifesto dello Smart Working:
- Ricordare che rappresenta un set di linee guida di comportamento per lavorare meglio e organizzare in modo più efficace ed efficiente l’evoluzione del modello di organizzazione del lavoro. Non vanno perciò intese come regole tassative e devono sempre accompagnarsi alla responsabilità e al buon senso di ciascuno. Questo significa curare bene la comunicazione di questi principi e monitorare effettivamente le modalità interpretative delle persone, supportandole nella corretta comprensione e adozione di queste pratiche.
- Prendere coscienza che non è sufficiente redigere queste linee guida per essere certi della loro adozione, ma occorre un forte committment da parte dei vertici aziendali e della popolazione manageriale. Vi è altrimenti il rischio che poi non vengano effettivamente adottate da parte dei collaboratori.
