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Success Story

Smart Working ed emergenza sanitaria: l'esempio di F2A

Dopo aver predisposto un’unità di crisi che ha costantemente aggiornato gli oltre 800 dipendenti sul territorio nazionale con meeting virtuali e comunicazioni tempestive, l’azienda, che opera nel campo dell’outsourcing in ambito HR e AFC, ha attivato in sole 48 ore il lavoro da remoto per oltre il 90% delle persone della sede di Milano e per buona parte dei colleghi delle altre sedi coinvolte dall’emergenza

04 Mar 2020

Raul Mattaboni

CEO e Vice Presidente, F2A

Negli ultimi giorni gli abitanti e i lavoratori delle regioni di Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria sono stati coinvolti da alcune misure di emergenza emanate dalle Autorità competenti per fronteggiare e limitare il contagio del COVID-19.

Misure straordinarie che sono state naturalmente recepite e applicate anche per la popolazione aziendale di F2A, azienda che opera nel panorama italiano nel campo dell’outsourcing in ambito Risorse Umane e Amministrazione Finanza e Controllo, che conta oltre 800 dipendenti sul territorio nazionale.

Prima di tutto seguendo le indicazioni delle Autorità, abbiamo prontamente condiviso le informazioni sanitarie ufficiali con le risorse operanti nelle regioni interessate affinché potessero prendere tutte le precauzioni dettate dal momento emergenziale.

Il top management, però, non si è solamente limitato a informare i dipendenti. In tempi molto rapidi, infatti, è stata predisposta un’unità di crisi trasversale per fronteggiare al meglio l’emergenza. Unità che, nel weekend più caldo, sabato 22 e domenica 23 febbraio, era già operativa con meeting virtuali e comunicazioni tempestive, quasi in tempo reale con il corso degli avvenimenti, alle persone di F2A. Un aggiornamento quindi immediato, continuo e proattivo ha unito il management a tutti i dipendenti per garantire una corretta circolazione delle disposizioni.

In ottemperanza alle indicazioni delle Istituzioni, sono stati annullati eventi a livello nazionale e riunioni sia interne che esterne ma, soprattutto, alla forza lavoro è stata data l’opportunità di svolgere le loro attività da remoto: a facilitare questo passaggio e permettere di realizzarlo in brevissimo tempo ha contribuito il fatto che il 50% della popolazione totale dell’azienda, ovvero più di 400 colleghi, aveva già stipulato accordi individuali di Smart Working. Una decisione presa, a seguito della pubblicazione dell’articolo 3 del D.P.C.M. del 25 febbraio 2020, che facilita l’attuazione del lavoro agile, sia a tutela della salute dei propri dipendenti, che nella maggior parte dei casi raggiunge il luogo di lavoro con i mezzi pubblici, sia a sostegno di coloro che, sempre per indicazioni istituzionali, dovevano gestire anche il fattore “scuole chiuse” e quindi i figli a casa. Grazie al prezioso contributo delle Direzione HR ed IT e a procedure consolidate, in sole 48 ore è stato possibile attivare il lavoro da remoto per oltre il 90% delle persone della sede di Milano e per buona parte dei colleghi delle altre sedi coinvolte dall’emergenza.

Tutte le misure prese hanno permesso di agire con velocità e i sistemi consolidati hanno supportato il coordinamento delle business unit operative per garantire non solo la continuità di servizio, ma addirittura la possibilità di potenziare la consulenza ai clienti, che dovevano affrontare a loro volta una gestione straordinaria del personale.

Un ottimo risultato dunque sia per la rapidità di implementazione che per la percentuale di risorse coinvolte. In F2A, in particolare, la decisione di adottare lo Smart Working è comunque antecedente alla situazione eccezionale che stiamo vivendo oggi: è infatti un progetto iniziato anni fa e che, come sopra indicato, era già stato attivato per la metà della popolazione.

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L’adozione del lavoro agile rappresenta per la nostra azienda una scelta strategica, estremamente apprezzata sia dai colleghi che dai clienti. Siamo infatti fermamente convinti che questa scelta, specialmente per chi opera nel nostro settore, sia una via da seguire e, laddove possibile, da consolidare. Le performance dei nostri dipendenti non dipendono affatto dalle ore trascorse in ufficio ma dalla responsabilità, dalla passione per il proprio lavoro, dalla competenza e dalla voglia di raggiungere risultati concreti unitamente al desiderio di un continuo miglioramento.

Da questa situazione d’emergenza abbiamo dunque tratto una conferma davvero molto importante: non sono solo le procedure attuate a permettere lo svolgimento continuativo delle attività lavorative ma, come sempre, sono le persone e il loro spiccato senso di responsabilità a consentire all’azienda di superare i momenti di crisi o di forte stress. Elementi che ci hanno concesso di potenziare la consulenza (è stata creata una task force dedicata per i clienti e le domande specifiche su come affrontare quesiti specifici sulla gestione del personale) e rafforzare i legami tra colleghi pur lavorando a distanza.

La normativa di riferimento

In data 25 febbraio 2020 è stato pubblicato in Gazzetta ufficiale il D.P.C.M.: “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19”.

Nell’articolo 3, del D.P.C.M., è stato stabilito che il lavoro agile sia applicabile in via provvisoria, fino al 15 marzo 2020, anche in assenza degli accordi individuali, per i datori di lavoro aventi sede legale o operativa nelle Regioni Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria, e per i lavoratori subordinati ivi residenti o domiciliati che svolgano attività lavorativa fuori da tali territori. Resta fermo il rispetto dei principi dettati dalla disciplina regolante lo smart working (ivi compresi gli obblighi informativi sulla sicurezza).

In sintesi tale articolo (che è entrato in vigore con decorrenza immediata dal 25 febbraio 2020) introduce modalità semplificate di attuazione del lavoro agile (“Smart Working”) proprio in relazione al contenimento dell’emergenza biologica in argomento.

In questa particolare situazione gli obblighi di informazione circa i rischi generali e specifici afferenti allo svolgimento dell’attività di lavoro in smart working possono essere assolti in modalità telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’INAIL. Resta fermo l’obbligo di comunicazione tramite procedura Cliclavoro.

Il Ministero del Lavoro ha pubblicato sul proprio sito istituzionale un comunicato con il quale rende noto che, in questi casi, nella procedura telematica l’accordo individuale è sostituito da un’autocertificazione che attesti come il rapporto di lavoro agile si riferisca ad un soggetto appartenente ad una delle aree a rischio. In sede di compilazione della comunicazione telematica, nel campo “data di sottoscrizione dell’accordo” si inserirà la data di inizio dello Smart Working.

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