Guide e How-to

Smart Working ai tempi della quarantena: cosa fare per supportare l’organizzazione e le persone

La maggior parte delle aziende si trova oggi a gestire persone che lavorano da casa. Alcune erano abituate a farlo, altre si sono scoperte più fragili e impreparate e hanno risposto in modo destrutturato. Tuttavia, con il prolungarsi dell’emergenza, le organizzazioni non possono più rimandare: è tempo di mettere in atto strategie e azioni specifiche per mantenere livelli di engagement e produttività elevati

06 Apr 2020

Emanuele Madini

Associate Partner, P4I - Partners4Innovation

Silvia Cassola

Consultant, P4I - Partners4Innovation

Oggi la domanda che si pongono le aziende è cosa possono fare per supportare l’organizzazione e le persone. Le misure adottate dal Governo per contenere l’emergenza sanitaria di questo periodo hanno posto tutti noi di fronte all’esigenza di accelerare e ampliare il ricorso allo Smart Working e in particolare al lavoro da remoto. Non solo, le istituzioni stesse hanno ribadito l’importanza strategica di questa modalità lavorativa e ne hanno stimolato e agevolato l’adozione da parte delle aziende, ribadita nuovamente nel Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18.

Se da un lato questo contesto presenta alcune opportunità, come l’accelerazione e l’ampliamento della sperimentazione del lavoro da remoto e la possibilità di effettuare di fatto un test organizzativo sull’utilizzo delle tecnologie e le attitudini digitali delle persone, dall’altro è necessario essere consapevoli dei rischi che l’eccezionalità dell’evento porta con sé.

Quello che stiamo vivendo infatti ha tre caratteristiche principali che si discostano dallo Smart Working vero e proprio: primo, il lavoro da remoto si sta configurando come telelavoro, considerata l’obbligatorietà di lavorare da remoto e di farlo presso la propria abitazione. Secondo, bisogna considerare i possibili impatti negativi nel lungo termine sul coordinamento e la collaborazione dovuti a un utilizzo prolungato e massivo di questa modalità, che in un modello tradizionale non ci sarebbe. Terzo, manca (a volte quasi del tutto) il processo di cambiamento culturale e dei modelli di leadership che è alla base di un progetto di Smart Working. È fondamentale non sottovalutare questo aspetto ed avviare iniziative che possano integrare a livello formativo e informativo questa fase di profondo cambiamento. Per aiutare le organizzazioni in questo delicato passaggio a non commettere passi falsi, per esempio, Digital360 ha messo la sua esperienza pluriennale al servizio delle imprese e delle Pubbliche Amministrazioni del Paese progettando lo “Smart Working Emergency Kit”, una piattaforma che consente di supportarle velocemente nell’adozione corretta dello Smart Working.

Cosa è necessario fare adesso per limitare questi rischi e supportare l’organizzazione e le persone?

Dopo che sono passate già alcune settimane dall’inizio di questa emergenza, mantenere le persone ingaggiate, collaborare in modo efficace, veicolare l’informazione nel modo corretto e, soprattutto, avere il polso della situazione di cosa accade in azienda sono gli strumenti che consentono di garantire la continuità del business e ridurre al minimo gli effetti negativi della crisi in atto.

Qualsiasi azienda deve dare un segnale forte di vicinanza alle proprie persone, continuare a comunicare, attivare canali di ascolto e confronto. A partire dai manager e dalle persone chiave, creare momenti di ingaggio e di confronto su valori e obiettivi che possano essere trasmessi a cascata a tutta l’organizzazione.

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Un esempio può essere quello di attivare una survey di check up, che permette di valutare concretamente l’impatto di questo utilizzo del lavoro da remoto sulle proprie persone e sulle modalità lavorative e di identificare eventuali azioni di supporto che l’azienda può introdurre, e proprio per questo si configura anche come un canale di ascolto e vicinanza.

Inoltre, un momento di distanza forzata come questo ben si presta ad essere colto come un’occasione per erogare formazione, un elemento fondamentale che durante l’anno non sempre trova la disponibilità delle persone perchè richiede un distacco più o meno forzato da urgenze e attività lavorative.

La formazione continua è fatta soprattutto di contenuti e aggiornamenti brevi, fruibili in modo autonomo e flessibile da parte delle persone. Un esempio sono i video percorsi online che in questo caso possono essere studiati per supportare Manager e Persone ad adottare nuove modalità lavorative e nuovi comportamenti, soprattutto in un contesto come questo di utilizzo massivo del lavoro da remoto.

Le video-pillole di formazione possono essere corredate e completate da Webinar formativi, uno strumento interattivo con contenuti formulati ad hoc, che ha il vantaggio di creare un contatto più “caldo” e diretto con le persone e di ingaggiarle maggiormente in attività formative ricreando dinamiche di socialità che oggi sono purtroppo molto limitate.

Sarà importante non farsi travolgere dalla gestione dell’emergenza sottovalutando l’importanza dell’ascolto e del supportare l’organizzazione e le persone. Da un lato è possibile per l’azienda farsi promotrice di iniziative nuove, che siano di stimolo alla condivisione, coesione e proattività da parte di tutti, dall’altro è necessario iniziare a raccogliere e valorizzare quegli elementi positivi che questo cambiamento forzato sta facendo emergere.

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