Ambienti di lavoro, la sfida organizzativa e tecnologica della riprogettazione

Intervista

Riprogettare gli ambienti di lavoro, tra ufficio, casa e coworking: una sfida organizzativa e tecnologica

Il paradigma è cambiato per sempre: come trasformare il new normal in un’occasione di crescita personale e di business? Flessibilità, sicurezza e collaborazione sono le parole d’ordine che devono indirizzare le aziende nella costruzione dei nuovi modelli di collaboration e dei nuovi spazi fisici. Il punto di vista di Giuseppe D’Amelio, Direttore Marketing Document Solutions di Canon

10 Feb 2021

Domenico Aliperto

Nel post-Covid le imprese dovranno fare i conti con i cambiamenti organizzativi e operativi che – per cause di forza maggiore – hanno dovuto predisporre di fronte all’acuirsi della crisi sanitaria. Se adesso risulta evidente (quasi) a tutti che indietro non si torna, non è ancora chiaro in che modo e con quali strumenti converrà gestire il new normal per trasformarlo in un’occasione di crescita, sia per il business, sia per il benessere delle persone. Giuseppe D’Amelio, in qualità di Direttore Marketing Document Solutions di Canon, si sta occupando proprio di disegnare questo futuro: da una parte raccogliendo il riscontro dei clienti rispetto alle esperienze maturate durante l’emergenza, dall’altra facendo leva sulle soluzioni di cui dispone in portafoglio per proporre nuove strategie utili a governare la fase successiva.

Giuseppe D’Amelio

Direttore Marketing Document Solutions di Canon

Rispetto al tema della produttività in ufficio, qual è il cambio di paradigma che ha sancito l’affermazione dello Smart Working degli ultimi mesi?

Prima di ogni altra cosa dobbiamo ricordare che, anche grazie agli sforzi dei vendor, il Cloud si è consolidato come spina dorsale della comunicazione aziendale: a prescindere dal luogo fisico in cui si opera, ormai le piattaforme garantiscono la bassa latenza che consente ai lavoratori di interagire tra loro quasi come se fossero nello stesso posto. Detto ciò, quello che è successo nei mesi scorsi va oltre il concetto di Smart Working. Abbiamo tutti capito che l’ufficio è e rimarrà uno spazio con un ruolo importante, abbiamo scoperto il valore delle micro-interazioni, dei contesti che favoriscono scambi spontanei e informali, fondamentali per alimentare la creatività del team. Il lavoro in ufficio, quindi, non perderà la sua centralità, nonostante la tecnologia digitale, in linea teorica, consenta di ridurlo drasticamente. Ciò che cambierà in modo sensibile è la cultura dell’organizzazione, che risentirà pesantemente – lei sì – dell’introduzione delle soluzioni digitali. Se a certi livelli è facile lavorare per obiettivi, misurando le performance attraverso appositi KPI, via via che si scende nell’organigramma aziendale la faccenda si fa più complicata. Per far progredire il business instaurando allo stesso tempo un clima di fiducia sarà dunque importante imparare a valutare cosa fanno le persone più in funzione dei risultati raggiunti dal team che in base all’execution dei singoli task, agli straordinari e alle timbrature del cartellino. In Canon ne parliamo da tanti anni, soprattutto perché le nostre soluzioni documentali aiutano a misurare con puntualità l’utilizzo degli strumenti di lavoro, con la possibilità di valutare l’efficacia di ciascuna componente di processo. Naturalmente, è solo il tassello di un mosaico più ampio, ma può risultare determinante per muovere i primi passi in questo nuovo scenario.

Quali resistenze avete visto venir meno tra le vostre controparti tradizionali e chi sono oggi i vostri interlocutori di riferimento?

Fino a non molto tempo fa quando si proponeva una soluzione di stampa gestita, l’offerta software era considerata un’opzione. Oggi invece se ne comprende l’importanza. È il software, attraverso il Cloud, a consentire una collaborazione seamless indipendentemente dal luogo fisico in cui ci si trova. Ed è sempre grazie al software che si può associare a un ecosistema di device standard una serie di app specifiche in grado di abilitare funzionalità peculiari e user experience personalizzate.

Chiaramente per fare un salto del genere occorre una sponsorizzazione forte in azienda. Ecco perché oggi i nostri interlocutori di riferimento sono le persone del business, a cui spesso si affiancano specialisti delle HR e in alcuni casi anche il general management, sempre più sensibile a certi temi. D’altra parte questa trasformazione ha inciso pure sul rapporto che intratteniamo con chi opera sui vari canali di vendita: distributori, partner e system integrator oggi sono chiamati a gestire un portfolio che non rappresenta più una soluzione per pochi, ma uno standard tecnologico che va declinato in base alle specifiche esigenze dei clienti, a prescindere dalle dimensioni aziendali.

Come si evolverà il workspace nella nuova normalità?

Dovrà tenere conto del fatto che l’ambiente di lavoro sarà a cavallo di ufficio, casa e spazi di coworking. In ciascuno di questi luoghi i principi di cui abbiamo parlato si esprimono in modi diversi. Prendiamo per esempio in esame il coworking, che rappresenta la vera novità per molti lavoratori. In uno spazio condiviso con utenti di aziende diverse, la priorità è la sicurezza, sia sul piano logico, sia su quello fisico. Se il tema della data protection è ormai ben noto a tutti, forse non siamo ancora abituati all’idea che anche nell’immediato futuro si dovrà ancora limitare il contatto personale, e la possibilità di utilizzare sistemi touchless – privilegiando lo smartphone come endpoint convergente per tutta una serie di task, a partire dall’accounting – si rivelerà essenziale per facilitare la fruibilità degli hub condivisi. Negli headquarter, d’altra parte, si sta gradualmente passando da layout con area printing dedicata e macchine carrozzate per grandi volumi a soluzioni basate su device multifunzioni distribuiti e più piccoli. Questo perché, più dei volumi di stampa, sta diventando importante la flessibilità garantita dalle funzionalità espresse dal software. E rispetto al lavoro da casa? La parola d’ordine è collaborazione, quindi bisogna pensare a piattaforme di document management che fungano da collante per l’attività delle persone distanti. Le soluzioni di Canon, sviluppate a 360 gradi e supportate da infrastrutture IT adeguate, permettono per l’appunto di gestire questo switch in modo estremamente agile. La possibilità di integrarle con tecnologie di frontiera – dall’analisi dei metadati dei documenti per classificarli in modo sempre più accurato alla capacità di autoapprendimento dei sistemi per suggerire funzioni e configurazioni in grado di migliorare l’usability dell’ufficio – le rendono infine indispensabili per le imprese che vogliono cogliere l’opportunità della digitalizzazione per introdurre meccanismi di automazione dei processi.

White Paper - Smart Working: come favorire processi di lavoro più innovativi e produttivi in modalità as a service

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