Cosa sono e come funzionano i software di office automation

GUIDE E HOW-TO

Office automation: cosa sono e come funzionano i software di produttività personale

Cos’è l’office automation e quali vantaggi assicura alle aziende. Perché gli smart worker non possono fare a meno delle applicazioni di produttività individuale erogate in modalità SaaS

28 Gen 2021

Annalisa Casali

Le tecnologie di office automation rappresentano il principale alleato della produttività in azienda. La digitalizzazione dei documenti, la loro gestione in sicurezza, condivisione e conservazione a norma, sono infatti requisiti indispensabili per garantire flussi di lavoro più fluidi ed efficaci.

Cos’è l’office automation

I software di produttività personale sono applicazioni progettate per automatizzare e velocizzare attività e procedure d’ufficio, migliorando la gestione aziendale e integrando al meglio tutti i processi di front e backoffice. Permettono all’utente di comporre, inviare e ricevere e-mail, scrivere testi, eseguire calcoli più o meno complessi, creare grafici e presentazioni, archiviare e richiamare le informazioni. Solitamente, i tool di office automation non sono disponibili separatamente ma raccolti all’interno di un unico pacchetto (in inglese, suite) che include anche il sistema operativo, ovvero il software che include comandi e servizi utili per sfruttare al meglio le risorse della piattaforma su cui sono installati.

Breve storia dell’office automation

I programmi di produttività d’ufficio si diffondono negli anni Ottanta, inizialmente come software stand alone, ovvero pacchetti singoli per il word processing oppure la gestione dei fogli di calcolo. Le aziende a quell’epoca erano quindi costrette ad acquistare separatamente le diverse applicazioni necessarie per garantire l’operatività quotidiana dei propri dipendenti. Nel corso degli anni Novanta, alcune software house hanno iniziato a proporre suite integrate di office automation acquistabili con un contratto di licenza d’uso (solitamente più conveniente della somma dei costi previsti per le singole applicazioni). Il vantaggio principale di questi pacchetti integrati, diffusi ancora oggi, non è solo la convenienza ma anche, e soprattutto, l’interfaccia unificata: un ambiente uniforme sotto il profilo della grafica, dei principali comandi e funzionalità, che migliora sensibilmente l’esperienza dell’utente.

Negli ultimi anni, poi, queste suite sono evolute in vere e proprie piattaforme di produttività individuale, soluzioni ricchissime dal punto di vista delle funzionalità supportate, erogate in modalità Software As A Service. Il SaaS indica la distribuzione di un’applicazione attraverso una semplice connessione Internet: il software è eseguito all’interno di un ambiente centralizzato in cloud, cui ciascun utente accede attraverso un’interfaccia di tipo web. Questa formula offre indiscutibili vantaggi economici. I costi iniziali per l’acquisizione delle licenze sono infatti sostituiti dal pagamento di un canone periodico per la fruizione del servizio applicativo. Un servizio che comprende solitamente anche la manutenzione, l’aggiornamento e la gestione in sicurezza della piattaforma, allontanando il rischio di obsolescenza tecnologica dei software utilizzati.

Come funziona l’automazione dell’ufficio

L’office automation si realizza attraverso una combinazione di hardware (PC desktop, notebook, server, scanner, apparati di rete, storage), infrastruttura (cloud e connettività) e software (solitamente sotto forma di una suite di applicazioni di produttività individuale). L’obiettivo dell’automazione dell’ufficio è sostituire processi tradizionali in prevalenza manuali – compilazione schede, aggiornamento schedari, archiviazione fisica dei documenti – con attività e procedure digitalizzate perfettamente integrate.

Che vantaggi offrono i software di office automation

L’office automation permette di ottimizzare tutto il workflow garantendo una piena integrazione dei processi di back office e front office, con vantaggi evidenti:

  • Consumi ridotti: le soluzioni informatiche per l’automazione d’ufficio danno concretezza ai modelli che un tempo venivano definiti di paperless office, contribuendo a ridurre i consumi di energia elettrica, carta e materiali di consumo. Ma anche lo spazio-ufficio dedicato agli archivi cartacei di tipo tradizionale.
  • Accesso ubiquo e sicuro alle informazioni: gli strumenti di produttività personale, specie quelli in cloud, assicurano l’accesso in ogni momento, anche da remoto, a file e documenti aziendali in tutta sicurezza.
  • Maggior produttività dei dipendenti: le funzionalità di collaborazione in tempo reale tipiche dei moderni strumenti di office automation permettono al dipendente di risparmiare il tempo dedicato ad attività ripetitive e a basso valore aggiunto (data entry, riconciliazione…). Risorse che potranno essere convogliate verso attività più strategiche per l’azienda.
  • Efficienza dei processi: l’office automation si traduce in flussi di lavoro più fluidi e processi operativi più efficienti, specie quelli che prevedono l’accesso simultaneo a una pluralità di documenti diversi.
  • Qualità del lavoro: l’automazione dell’ufficio migliora la qualità del lavoro, grazie a una condivisione più efficace delle informazioni all’interno dell’organizzazione e con i collaboratori.
  • Processi di approvazione e autorizzazione più snelli: la possibilità di operare simultaneamente sullo stesso file, anziché su un documento cartaceo, riduce l’iter e i tempi dei processi di approvazione e autorizzazione.
  • Decision making più efficace: le applicazioni di produttività personale, specie nella componente di real time collaboration, offrono la garanzia di operare tempestivamente su dati sempre aggiornati. A guadagnare è l’accuratezza dei processi decisionali.

Quali software aiutano con l’office automation

Le suite di office automation comprendono diversi strumenti software, ciascuno progettato per facilitare un particolare compito attraverso procedure guidate e template, ovvero modelli predefiniti rapidamente personalizzabili. Le principali applicazioni che si trovano abitualmente in una suite di produttività d’ufficio sono le seguenti:

  • Videoscrittura
    Le applicazioni di elaborazione dei testi, dette anche word processor, sono utilizzate per creare file di testo digitali facilmente personalizzabili, aggiornabili, stampabili e condivisibili. I word processor sono usati per scrivere lettere commerciali, fatture e altri documenti utilizzati quotidianamente in ufficio.
  • Foglio elettronico
    Questi software, detti anche spreadsheet, permettono all’utente di compiere calcoli complessi su moli più o meno ampie di dati, sfruttando formule matematiche preintegrate. I fogli elettronici sono usati in svariati ambiti, dalla gestione delle giacenze alla contabilità.
  • Presentazioni
    Si tratta di software che permettono di creare slide multimediali, integrando anche effetti audio e video più o meno sofisticati. Queste applicazioni sono utilizzate per scopi commerciali, di comunicazione e marketing, per esporre prodotti, progetti e ricerche a un pubblico più o meno ampio.
  • Posta elettronica
    Questi programmi di produttività personale permettono all’utente di comporre, inviare e ricevere messaggi di posta elettronica attraverso un e-mail server. Solitamente integrano anche funzionalità di calendario e agenda appuntamenti.
  • Note digitali: nell’ambito delle suite di office automation, questi software consentono all’utente di prendere appunti in forma digitale, condividerli e integrarli con quelli dei colleghi, per collaborare in modo più efficace.
  • Gestione database: queste applicazioni di office automation permettono di progettare, creare e gestire archivi elettronici di dati. Informazioni e record che potranno anche essere elaborati, rielaborati e memorizzati, quindi conservati per garantirne l’accessibilità anche in futuro.
  • Collaborazione in tempo reale: questi strumenti di instant messaging, comunicazione unificata e condivisione file in tempo reale sono diventati indispensabili per supportare le esigenze di una produttività sempre più distribuita, all’insegna dello Smart Working e dell’home working.

Trasversale, rispetto alle applicazioni c’è, poi, l’aspetto della sicurezza. Solo alcune suite integrano by bundle un livello di protezione comune ai diversi software della piattaforma di produttività d’ufficio. La disponibilità di questo layer permette di ottimizzare la gestione della security garantendo flussi di lavoro automatizzati per le principali attività di monitoraggio delle minacce e mitigazione dei rischi lungo la kill chain.

EDIST Engineering: la chiave dell’office automation è la customizzazione

Le strategie di Smart Working diffuso mettono il tema della sicurezza al centro delle progettualità di office automation. Nel momento in cui si intendono supportare in modo efficace i remote worker, si rende necessario aggiungere ulteriori layer di sicurezza, per proteggere al meglio dati ed applicazioni aziendali rispetto all’accesso di utenti che operano da casa, spesso collegandosi da una rete Wi-Fi privata costituita da apparati non adeguatamente protetti.

Il system integrator torinese EDIST Engineering, che opera sul territorio dal 2006, ha maturato un’esperienza significativa nel garantire la security by design all’interno degli ambienti di produttività d’ufficio, con particolare riferimento ai prodotti di Microsoft, di cui è Silver Partner. Una competenza che spazia da Office 365 al cloud infrastrutturale di Azure ed expertise solide in ambito data center, system integration e sicurezza. La tematica della sicurezza dello smart working è particolarmente attuale e il system integrator piemontese è in grado di supportare esigenze molto diverse. Le aziende alla ricerca di una protezione più efficace di dati e applicazioni accessibili dai lavoratori remoti potranno optare per l’acquisto di software specifici per ciascuna esigenza – gestione identità e accessi, VPN, protezione degli endpoint – oppure valutare la security by bundle di Office 365, che offre un’ottima integrazione con le soluzioni di sicurezza già in uso e un’ampia gamma di funzionalità di protezione a un costo contenuto. In questo modo, EDIST Engineering è in grado di soddisfare qualsiasi esigenza relativa a sicurezza, tutela della privacy e compliance GDPR, a prescindere dalla dimensione dell’azienda e dal settore in cui opera.

L’obiettivo di EDIST è garantire una consulenza a 360°, utile per mettere a terra progetti anche molto complessi e supportare le aziende nel definire e implementare percorsi di integrazione dell’office automation con un approccio flessibile, offrendo non solo un’ampia gamma di prodotti, ma anche servizi a valore grazie ad un team certificato. Il portfolio di servizi comprende soluzioni customizzate in grado di dimensionare ed ottimizzare la progettualità in tutti i suoi ambiti, compresi i percorsi di migrazione, la formazione del personale e il mantenimento in ottica di continuous improvement.

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Annalisa Casali

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