La Legge

L'evoluzione della normativa sullo Smart Working in Italia

Dalla legge 81/2017 alla proroga del regime semplificato nelle aziende private sino al 31 agosto 2022. Negli ultimi anni, sotto la spinta della pandemia, leggi e decreti si sono susseguiti per regolamentare il lavoro agile. Qui un excursus e uno sguardo a quello che avverrà

10 Mag 2022

Paola Capoferro

Era il 2017 quando in Italia prese il via il tentativo di regolamentare con una normativa lo Smart Working. Negli ultimi anni infatti, ancor prima del Covid-19, le istituzioni hanno raggiunto una certa consapevolezza dell’importanza che ha dare la possibilità ai dipendenti di lavorare in modo flessibile rispetto al luogo e all’orario attraverso l’uso delle tecnologie digitali, in virtù degli effetti positivi riscontrati in termine di qualità di lavoro e di work-life balance. Lo testimonia l’entrata in vigore, nel giugno 2017 appunto, della legge 81/2017, il Jobs Act che disciplinava il lavoro agile in Italia attraverso “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.

È da qui che nel nostro Paese si è innestato anche un importante cambiamento di tipo legislativo: il 10 maggio 2017, il Senato della Repubblica ha infatti approvato in via definitiva il testo del Disegno di legge AC. N. 2233B che disciplina lo Smart Working, definito, “l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”. Se è vero che il legislatore ha affrontato ai tempi il tema dal punto di vista dei luoghi e degli spazi deputati allo svolgimento delle proprie mansioni, lo è altrettanto che anche in ragione di quel quadro normativo si siano aperte nuove prospettive in termini di gestione dei dipendenti e dei flussi di lavoro, delle comunicazioni e delle filiere.

Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, a un anno dall’entrata in vigore della legge sul Lavoro Agile, nella PA, tra chi aveva avviato progetti strutturatiben il 60% lo aveva fatto su stimolo della normativa, mentre solo il 23% degli enti pubblici aveva già pianificato di introdurre il Lavoro Agile prima dell’evoluzione della normativa e il 17% lo aveva introdotto prima dell’entrata in vigore. Tra le imprese invece la situazione era ben diversa: appena il 17% di chi faceva Smart Working aveva ritenuto la normativa uno stimolo, mentre l’82% delle grandi imprese e il 76% delle PMI lo aveva già introdotto o pensato di farlo prima ancora della legge.

Tra le grandi imprese solo il 6% aveva trovato positivo l’impatto della legge, il 49% lo aveva ritenuto nullo e il 45% addirittura negativo, principalmente per la complicazione dei processi di trasmissione delle comunicazioni e l’adeguamento degli accordi individuali e delle policy. Più divisa sul tema la PA: per il 27% l’impatto era positivo, per il 43% nullo e per il 30% negativo.

Con la legge di Bilancio 2019, n. 145 del 30 dicembre 2018, è stato modificato l’articolo 18 del Jobs Act, inserendo il comma 3-bis secondo cui il datore di lavoro che stipulava accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in modalità agile, doveva dare priorità alle richieste di Smart Working formulate dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo obbligatorio di maternità e a quelle dei lavoratori con figli in condizioni di disabilità.

Cos’è successo con l’arrivo del Coronavirus in Italia: i decreti sullo Smart Working

Dal 21 febbraio 2020 il Coronavirus ha varcato i confini del nostro Paese e lo Smart Working nelle aree colpite dall’epidemia (Lombardia e Veneto) è diventata la misura adottata da moltissime realtà italiane per cercare di ridurre al minimo le possibilità di contagio, pur portando avanti le proprie attività.

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Dopo il maxi-esperimento di Smart Working della Cina, anche l’Italia ha quindi adottato il remote working per arginare il dilagare del Coronavirus, grazie a un decreto approvato d’urgenza, che prevedeva la possibilità di adottare il lavoro agile anche senza un accordo preventivo con i dipendenti (così come richiede invece la Legge sul lavoro Agile del 2017). In particolare, il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6 ha previsto “la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.  Come si leggeva sul testo pubblicato in Gazzetta ufficiale, la decisione era stata presa dalla Presidenza del Consiglio “ritenuta la straordinaria necessità e urgenza di emanare disposizioni per contrastare l’emergenza epidemiologica da Covid-19, adottando misure di contrasto e contenimento alla diffusione del predetto virus”.

Un numero sempre crescente di aziende ha così nel tempo chiesto ai dipendenti di limitare le trasferte di lavoro e lavorare in Smart Working, utilizzando gli strumenti di collaboration a loro disposizione (tra le prime A2A, Ibm, Intesa San Paolo, Pirelli, Salini Impregilo, PwC, KPMG, Luxottica, Enel, Eni, Saipem, Snam, Vodafone). A seguito delle successive disposizioni attuative del Governo varate per contenere e gestire l’emergenza epidemiologica, quasi tutte le realtà italiane hanno adottato forme di Smart Working. In particolare il DPCM dell’8 marzo 2020 recitava all’articolo 2, comma 1, lettera r:  “la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, puo’ essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro”.

Infine, il DPCM dell’11 marzo 2020 ha raccomandato che “in ordine alle attività produttive e alle attività professionali fosse attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che potevano essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

Anche per quanto riguarda la normativa Smart Working in ambito PA, il Governo ha emanato un decreto-legge (n.6 del 23 febbraio 2020) che incentivava e agevolava l’accesso allo Smart Working. La cosiddetta Direttiva Dadone stabiliva, infatti, che il Lavoro Agile era “applicabile in via automatica a ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti”. Oggetto del decreto una spinta sul Lavoro Agile in favore del personale complessivamente inteso e sul lavoro flessibile con un occhio di riguardo per i dipendenti delle PA affetti da patologie pregresse, che usano i trasporti pubblici o che hanno carichi familiari ulteriori connessi alle eventuali chiusure di asili e scuole dell’infanzia. “Stiamo mettendo in atto tutte le misure che servono a bilanciare l’imprescindibile esigenza di proteggere la salute e garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro con la necessità di mandare avanti la complessa macchina dello Stato e di assicurare i servizi essenziali”, aveva detto la ministra Dadone. Misure che a seguire, con il Decreto Cura-Italia, varato dal governo, sono state rafforzate: il lavoro agile è diventato la regola nella PA per tutta la durata dell’emergenza. “Lo avevamo scritto su direttive e circolari, ma per rafforzare il vincolo nei confronti delle amministrazioni, come promesso, lo abbiamo messo anche nel decreto – ha sottolineato la ministra Dadone su Facebook –. Fino alla fine dell’emergenza Coronavirus, lo Smart Working, cui si può far ricorso in modo semplificato e persino con strumenti del dipendente, è la forma ordinaria di svolgimento della prestazione nelle PA. In ufficio le presenze vanno limitate esclusivamente alle attività indifferibili e che non si possono svolgere da remoto”.

Normativa Smart Working fase 2: immaginare scenari e applicazioni ibride

Con l’inizio della Fase 2, il 4 maggio 2020, quasi 8 milioni di lavoratori erano rientrati a lavoro. Tuttavia, non sono tornati a lavorare come un tempo. Si era ancora nella fase di convivenza con il virus. In questo scenario in cui si prediligeva il distanziamento sociale per ridurre il rischio di diffusione del Coronavirus, lo Smart Working continuava a essere comunque una modalità ancora largamente diffusa di lavorare. È stato lo stesso governo con il DPCM del 26 aprile 2020 a raccomandare “il massimo utilizzo di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

D’altronde lo Smart Working era stato messo al centro della strategia della task force guidata da Vittorio Colao (si trattava di un team di esperti che affiancava il comitato scientifico e il Governo nella gestione della emergenza Coronavirus, ndr.) ritenuto il perno di quella delicata fase, a tal punto da essere obbligatorio per alcune aziende o categorie di lavoratori.

In particolare, sono state le grandi aziende, in cui ogni giorno transita un numero cospicuo di dipendenti, a dover pensare all’adozione di misure ad hoc: è stato infatti necessario individuare il numero massimo di dipendenti che potessero accedere contemporaneamente alla sede, valutando la possibilità di mantenere le distanze di sicurezza in funzione degli spazi a disposizione e gli ingressi scaglionati. Va da sé che la restante parte dei lavoratori continuava a lavorare in Smart Working.

Per la Fase 2 erano previste però delle importanti novità che per esempio riguardavano il diritto alla disconnessione, come ha sottolineato la ministra Fabiana Dadone, diritto che era già stato stabilito dalla legge 81/2017 che norma il lavoro agile.

Lo Smart Working e il Decreto di Rilancio

L’articolo 96 del Decreto Rilancio, varato il 14 maggio 2020 dal Governo Conte, ha poi sancito che lo Smart Working è un diritto per chi ha figli sotto i 14 anni.

Secondo il testo, i genitori lavoratori dipendenti del settore privato avevano la possibilità di lavorare da casa fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica anche in assenza di accordi individuali. Il diritto poteva essere esercitato purché nel nucleo familiare non vi fosse altro genitore che godesse di strumenti di sostegno al reddito a causa del Coronavirus oppure che sia non occupato. Il testo specificava che restava in vigore l’obbligo informativo previsto dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81 (il Jobs Act sul lavoro autonomo), e che tale modalità doveva essere compatibile con le caratteristiche della prestazione in lavoro agile, era altresì deciso che poteva essere svolta anche attraverso strumenti informatici del dipendente qualora non fossero forniti dal datore di lavoro.

Smart Working: lo stato dell’arte e la proroga

Le iniziative successive del Governo hanno previsto una proroga nell’adozione dello Smart Working semplificato con il Decreto Legge n. 105 del 23 luglio 2021 che ha visto posticipare la data di scadenza sia nel settore privato sia nella PA al 31 marzo 2022, per poi slittare al 31 agosto 2022.

Il governo Draghi ha quindi sancito che si potrà usufruire del lavoro agile in azienda, anche senza un accordo collettivo, fino alla fine dell’estate. Le modalità di comunicazione del lavoro agile restano quelle già previste dalla procedura semplificata già in uso, per cui non è necessario allegare alcun accordo con il lavoratore. In particolare, gli obblighi di informativa per la tutela della salute e della sicurezza di chi lavora in modalità agile possono essere gestiti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile nel sito internet INAIL. Inoltre, i datori di lavoro avranno l’obbligo di comunicare, in via telematica, al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i nominativi dei lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità agile.

Anche per la Pubblica amministrazione vale l’estensione fino al 31 agosto 2022.

Inoltre, entro il 31 gennaio di ogni anno le PA dovranno redigere un Piano organizzativo del lavoro agile (POLA) che individuerà le modalità attuative del lavoro prevedendo, per le attività che possono essere svolte in Smart Working, che almeno il 15% dei dipendenti possa avvalersene. Per chi usufruirà di questa modalità di lavoro, va garantito, sottolinea il decreto che non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera.

Smart Working nel privato: dopo il 31 agosto 2022, si torna alle regole ordinarie e all’accordo individuale

Il Governo, pienamente consapevole che le indicazioni che hanno definito con l’articolo 90 del Decreto Rilancio un accesso semplificato al lavoro agile erano temporanee, sta preparando il terreno per adottare delle regole ordinarie, tenendo conto anche del “Protocollo Nazionale sul Lavoro Agile nel settore privato” del 7 dicembre che il Ministero del lavoro ha sottoscritto con le parti sociali. A ispirare il documento c’è la constatazione che “il lavoro agile, il cosiddetto Smart Working, è cresciuto molto durante la pandemia, ma al di là dell’emergenza sarà una modalità che caratterizzerà il lavoro in futuro”. Il Protocollo, quindi, fissa il quadro di riferimento per la definizione dello svolgimento del lavoro in Smart Working, individuando le linee di indirizzo per la contrattazione collettiva nazionale, aziendale e territoriale, nel rispetto della disciplina legale di cui alla legge 22 maggio 2017, n. 81 e degli accordi collettivi in essere, tutto ciò affidando alla contrattazione collettiva quanto necessario all’attuazione nei diversi e specifici contesti produttivi.

In particolare, l’accordo tocca sette punti chiave: adesione volontaria; accordo individuale; disconnessione; luogo e strumenti di lavoro; salute, sicurezza, infortuni e malattie professionali; parità di trattamento, pari opportunità, lavoratori fragili e disabili; formazione.

Per arrivare a definire le nuove indicazioni, il Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali, lo scorso 13 aprile 2021, ha istituito un Gruppo di studio “Lavoro agile”, per “analizzare gli effetti dello svolgimento dell’attività di lavoro in modalità di agile, in vista della prospettazione di soluzione alle criticità riscontrate nell’ambito delle dinamiche lavorative, sia riguardo al settore privato che della pubblica amministrazione”. Il Gruppo ha prodotto a fine dicembre una relazione che tra le altre cose sottolinea che “il lavoro agile, dopo una prima fase di adattamento, è diventato un tassello sempre più strutturale dell’organizzazione del lavoro (almeno di quelle in cui il lavoro in modalità agile è maggiormente compatibile con le attività proprie del settore produttivo) e come, attraverso di esso, sia stato possibile migliorare il benessere della persona e l’organizzazione aziendale. L’indagine ha anche rilevato che il lavoro agile può favorire il bilanciamento tra sfera personale e lavorativa, ma anche dell’autonomia e della responsabilità individuale verso il raggiungimento degli obiettivi, favorendo altresì un risparmio in termini di costi e un positivo riflesso sulla produttività”.

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@RIPRODUZIONE RISERVATA
Paola Capoferro

Redattore di Digital4Executive - sin dal primo vagito della testata - scrivo di Digital Transformation, in particolare sui canali Digital4HR e Digital4Procurement. Ingegnere gestionale, appassionata di numeri, sono stata travolta dal fascino della parola e della scrittura.

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